El gestor de contenido y colaboración empresarial SharePoint, tiene una nueva versión con grandes cambios, que serán de gran utilidad para la gestión documental de tu empresa. Esta viene con otros límites de tamaño, grandes funcionalidades y cambios en los flujos de trabajo, para una mejor optimización de los contenidos. No obstante, ciertas utilidades de este software han sido sacadas del mercado, y lo más probable que determinadas versiones de Share Point, no se encuentren disponibles.
La nueva modalidad de redirección hacia la nube de esta versión, genera en los usuarios cierta desconfianza y recelo, ya que piensan que la privacidad de todos sus datos y documentación pudiese estar en riesgo, y al respecto surgen los siguientes interrogantes:
¿Cuáles son los cambios que vienen incluidos en esta versión?¿Cual es el precio de las licencias nuevas?, pues en este post encontrarás las respuestas a estas y muchas más interrogantes, las cuales podrán esclarecerte el camino hacia la implementación de esta nueva versión del SharePoint.
¿Qué cambios trae SharePoint?
Con el gestor de contenidos SharePoint, la empresa Microsoft insiste en su marcada tendencia a entregar todos sus productos en la nube, y además con una experiencia de usuario similar a la de Windows 10. Esta edición viene cargada de novedades, donde muchas de ellas han sido implementadas debido a los comentarios de los usuarios acerca de este software. Sin embargo, en la nueva versión de SharePoint, no tendrán cabida ciertas funcionalidades de versiones anteriores.
Entre los cambios más relevantes de esta nueva edición se mencionaran los más destacados; sin embargo, en la guía de gestión documental del SharePoint de la Microsoft, podrás encontrar todas las funcionalidades de este software.
Nuevas funcionalidades
Más opciones híbridas e interacción con Office 365
El camino para desarrollar el SharePoint ha sido marcado por el Microsoft Office 365. Si bien es cierto que el SharePoint online tiene tiempo en el mercado de forma independiente, y además incluido dentro del office 365, las nubes híbridas han sido mejoradas considerablemente con esta actualizada versión.
Es de destacar, que la unificación de la interfaz ha logrado que la experiencia de usuario sea similar a la del Office 365. Con este cambio además, los usuarios podrán de manera intuitiva trasladarse y manejar estas herramientas sin previo adiestramiento.
Para que puedas adaptar esta característica híbrida del SharePoint, deberás ejecutar la configuración de la gestión de tus contenidos, la dirección que tomará la empresa, y luego adaptar las estrategias de la misma a estas funcionalidades. Si no configuras correctamente el entorno híbrido, lo más probable es que pierdas tiempo y dinero.
En ese sentido, también podrás adaptar las opciones híbridas siguientes: redirección a One Drive en la nube, seguimiento de sitios, entre otras muy destacadas, las cuales podrás implementar de manera progresiva.
Hybrid Cloud Search trae una búsqueda unificada
Entre las nuevas capacidades híbridas del SharePoint se encuentra el Hybrid Cloud Search. Con esta herramienta, podrás buscar simultáneamente desde un único punto documentos tanto desde Microsoft Office 365, como desde SharePoint. Sin embargo, para que esta herramienta funcione correctamente, deberás utilizar la herramienta de búsqueda del Office 365, ya que desde el SharePoint estas búsquedas solo entraran en los resultados locales, más no en los que se encuentran en la nube.
Con la unificación de la experiencia de usuario, entre Office 365 y el SharePoint, también se estará unificando el acceso a la información por parte de corporaciones con gran infraestructura que por motivos de seguridad y confidencialidad, se deciden por entornos híbridos.
Al respecto, deberás acceder a la Guía de Gestión Documental de Microsoft SharePoint, para que aprendas los aspectos a tener en cuenta al momento de querer adoptar un entorno híbrido para tu empresa.
Actualizaciones sin período de interrupción
Con respecto al tiempo de actualización, en esta versión se han reparado y mejorado parches de errores y de seguridad. Con las versiones anteriores de SharePoint, se hacía necesario que los servidores no se encontraran disponibles para poder actualizar esta herramienta; además, Los procesos de actualización podían tardar hasta 40 horas.
El nuevo SharePoint ya ha eliminado este tedioso proceso, mediante los cambios que la Microsoft ha ejecutado al respecto; aquí las actualizaciones las podrás realizar sin tener que desactivar el sistema.
Sin embargo, en esta herramienta se siguen aplicando los mismos principios:
- Los parches de actualización son más pequeños y se encuentran racionalizados(Service Pack eliminados)
- Los paquetes son compatibles con versiones anteriores. Los servidores podrán funcionar sin actualización con otros.
- Tiene retrocompatibilidad para que puedas completar el proceso de actualización, sin necesidad de desconectar el grupo de servidores.
En conclusión, para que puedas tener SharePoint de manera estable, no hace falta que tengas los Service Pack. Pero si deseas disfrutar de este beneficio, deberás instalar un grupo de servidores con la tecnología MinRole, o en tendrás que ejecutarlo en un entorno de disponibilidad alta.
MinRole para granjas de servidores en SharePoint
El MinRole es un elemento que la Microsoft introdujo en el SharePoint, con la finalidad de mejorar la gestión del grupo de servidores. Esta herramienta facilita la asignación de roles a los mismos, donde solamente tendrás que instalar los componentes necesarios.
Con las actualizaciones sin período de interrupción del SharePoint, los roles del servidor deberán ser especificados a través de la herramienta MinRole y el entorno de disponibilidad alta. Esta característica, facilitará el rendimiento de los servidores.
Entre los diferentes roles y funciones del servidor, se encuentran:
- Aplicación: estos son los componentes y servicios que sirven a las solicitudes del cliente-servidor; los mismos se localizan dentro de este rol, y además se encuentran optimizados para un alto rendimiento.
- Búsqueda: son los componentes y servicios destinados a la búsqueda de información en SharePoint.
- Interfaz: se relaciona con todo lo requerido para el procesamiento de las solicitudes de los usuarios mediante un cliente web; además, están optimizados para ofrecer baja latencia.
- Caché distribuida: este almacenamiento de caché distribuida engloba todos los servicios y componentes del sistema.
- Personalizado: este servicio incluye tanto los servicios que no se encuentran integrados con MinRole, como aquellos que el usuario desee implementar de forma específica.
Esta herramienta además te ofrece el perfil de instalación en un solo servidor, el cual está dedicado a entornos de pruebas o desarrollos. Para que puedas utilizar el MinRole, necesitarás como mínimo 4 servidores. En entornos de alta disponibilidad, requerirás hasta 9 servidores.
Es necesario señalar, que el MinRole resultará más funcional para grandes empresas con amplios entornos de SharePoint, los cuales necesitaran un grupo de servidores con disponibilidad alta y que además no tengan impacto sobre esta herramienta. En entornos sencillos, solo se necesitará un enfoque tradicional y simplificado, donde no tendrás que utilizar el MinRole.
Si deseas conocer un poco más del MinRole, debes revisar la Guía de Gestión Documental para que aprendas a sacar partido a esta herramienta, y puedas prevenir errores comunes, al momento de asignar roles a los servidores.
Office Graph y Delve para SharePoint
El Office Graph y el Delve, son servicios que te ofrecen un acercamiento más social, a la colaboración corporativa o empresarial, y también a la funcionalidad de los documentos, tanto de SharePoint como de Office 365.
Esta herramienta se encarga de presentar el contenido relevante para los usuarios. Actualmente viene incluida en el SharePoint, y la misma ofrece contenido significativo para los empleados físicos de las empresas, o los que trabajan a distancia con diversos contenidos locales.
Es necesario agregar al respecto, que Delve es respetuosa con la privacidad de los datos, y además solo se encargará de compartir contenido que pueda ser visto por los usuarios.
Sin embargo, si los permisos del usuario no se encuentran totalmente definidos y debidamente estructurados, esta herramienta pudiese presentar contenido al cual no deberían acceder los usuarios.
Con respecto a Office Graph, esta herramienta ofrece un servicio en segundo plano, mientras que Delve se encarga de brindar contenido relevante a los usuarios.
Entre las funciones que ofrece esta herramienta, se encuentran las siguientes:
- Se encarga del registro de actividades e interacciones de los usuarios con la documentación.
- Se encarga del registro de sitios de grupos y diversas opciones dentro del Office 365 y el Share Point.
Luego de que el Office Graph ejecute este trabajo, Delve podrá acceder para encargarse de distribuir la información a los usuarios.
- Protección para información confidencial
La herramienta de gestión documental SharePoint, tiene la función de proteger la seguridad de los datos e información confidencial. La misma proporciona las opciones de seguridad necesarias, para los datos sensibles de la documentación almacenada. Esta herramienta ya se encontraba disponible en SharePoint online y Office 365, pero actualmente la podrás utilizar en entornos locales.
La misma ofrece las siguientes funciones:
- Se encarga de reconocer la información privada o confidencial dentro de la documentación.
- Esta podrá conocer datos como: DNI, tarjetas de crédito y otro tipo de información personal que se encuentren en los documentos.
- Con el DLP, podrá identificar donde se encuentra localizada la información confidencial y se encargará de establecer las directivas necesarias para proteger estos datos.
- Estas directivas notificaran a los usuarios de la documentación sensible, y además, si llegase a detectar algún riesgo podrá establecer bloqueos de usuarios.
En la Guía de Gestión documental del SharePoint podrás conocer más acerca de la protección y seguridad de datos.
Excel Services no funciona en SharePoint
Excel Services se podía compartir a través del SharePoint, hasta el año 2013. En la actualidad tendrás que utilizar Office online para que te puedas conectar con Excel. Entre las funcionalidades que también fueron eliminadas, se encuentra el Business Intelligence (BI), el cual se encontraba asociado al Excel. Sin embargo, se agregaron nuevas herramientas entre las cuales se encuentra el Power BI.
InfoPath tiende a desaparecer
El InfoPath sería creado por Microsoft en el año 2003; esta herramienta se encarga de añadir formularios que recogen diversas informaciones y solicitudes, tales como: vacaciones, órdenes de compra, y otra información requerida por las empresas. El actual SharePoint ha impulsado que esta herramienta tienda a desaparecer, ya que la aplicación de Infopath del año 2013 estará soportada solamente hasta el año 2026. Sin embargo, el SharePoint actualmente se encuentra cubriendo varias de las funcionalidades de gestión de formularios de esta aplicación.
En un futuro cercano muchas empresas tendrán que replantearse sus estructuras, para procesar las solicitudes de sus formularios, ya que a pesar de ser el Infopath una aplicación compatible con SharePoint, la misma caduca en el año 2026.
SharePoint Foundation desaparece
La herramienta SharePoint Foundation, era una edición totalmente gratuita del SharePoint, la cual fué introducida por la Microsoft en el año 2010. La misma incluiría gran parte de las funcionalidades comerciales del SharePoint, sin la adquisición de esta licencia commercial.
Esta herramienta estuvo en el Mercado de la tecnología Microsoft, hasta el año 2013. Muchos usuarios aún esperan que Microsoft diseñe una nueva version, para de esa manera aprovechar las ventajas que la misma ofrece.
Sharepoint foundation bill baer
Existen actualmente muchas empresas, que se encuentran implementando alternativas más avanzadas del SharePoint. En el mercado podrás hallar programas como, Alfresco el cual ofrece opciones parecidas al SharePoint. Es recomendable que revises la Guía de Gestión Documental, donde con toda seguridad encontrarás información al respecto
Precio y coste de licencias de SharePoint
Actualmente la empresa Microsoft se encuentra ofreciendo planes novedosos para pequeñas, medianas y grandes empresas respecto a la herramienta de Gestión Documental SharePoint. Esta empresa te brinda tres planes los cuales ofrecen diversas funcionalidades, y al precio más competitivo del mercado.
SharePoint costes, licencias y precios
Entre los planes del SharePoint, se encuentran los siguientes:
Plan 1 de SharePoint Online
- Costo: 4,20 € por usuario al mes
- La suscripción es anual
Entre los servicios que ofrece este plan, se encuentran:
- Se encarga de trasmitir tu mensaje en sitios de comunicación atractivos.
- Utiliza sitios de grupos para que estos compartan contenido, conocimientos y procesos.
- Se encarga de administrar el contenido en bibliotecas de documentos, mediante el control de versiones y el control de acceso.
- Se encarga de Compartir, organizar y hacer seguimiento de la información mediante el Microsoft Lists.
- Moviliza y se encarga de administrar archivos entre las aplicaciones OneDrive y SharePoint.
- Se encarga de buscar y encontrar usuarios adecuados para determinados contenidos.
- Navega por tus sitios de grupos e intranet con las aplicaciones móviles de SharePoint y OneDrive, especialmente diseñada para Android, iOS y Windows.5
- Ofrece 1 TB de almacenamiento de OneDrive por cada usuario.
- Se encarga de Compartir archivos de manera segura, dentro y fuera de la organización.
- Se encarga de sincronizar copias locales de archivos y carpetas para puedan ser visualizadas y editadas sin conexión.
- Se encarga de Compartir la autoría de contenido en tiempo real, en las aplicaciones de Microsoft Office conocidas.
- Se encarga de Informar y conectar a los usuarios, con intranets y portales.
- Viene con un soporte de implementación de FastTrack sin coste adicional, con la compra de más de 50 puestos.
- Tiene soporte telefónico las 24 horas del día, los 7 días a la semana. .
- Trae licencia para uso comercial.
Plan 2 de SharePoint Online
- Costo: 8,40 € por usuario al mes
- La suscripción es anual
- Este plan incluye todas las ventajas del Plan 1 de SharePoint, y otras herramientas de utilidad.
Entre los servicios que ofrece este plan, se encuentran:
- Se encarga de buscar contenido en formato electrónico, para escenarios de litigios y auditorías.
- Utiliza las características avanzadas de DLP para de esa manera identificar, supervisar y proteger la información confidencial de forma segura.
- Utiliza las conservaciones locales para de esa manera evitar mediante programaciones, que el contenido se suprima o edite.
- Viene con almacenamiento personal ilimitado en la nube.
- Se encarga de personalizar la búsqueda empresarial y sus resultados, mediante características mejoradas, para exponer recursos en Microsoft 365.
Office 365 E3
- Costo: 19,70 € por usuario al mes
- La suscripción anual
- Incluye todas las ventajas del Plan 2 de SharePoint Online y otras herramientas de utilidad.
- Número máximo de usuarios: ilimitado
Las empresas requieren funciones de Office con herramientas avanzadas, para utilizarlo en el envío de mensajes, implementación del uso compartido de documentos, y que tengan características funcionales de administración para TI.
Aplicaciones de Office incluidas:
- Microsoft Outlook
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft Power Point
- Microsoft Publisher
- (solo PC)
- Microsoft Access
Entre los servicios que ofrece este plan de Office 365 E3, se encuentran:
- Microsoft Teams
- Microsoft Yammer
- Microsoft Delve
- Microsoft Lists
- Microsoft Exchange
- Microsoft One Drive
- Microsoft Skype Empresarial
- Microsoft SharePoint
- Viene con hospedaje de correo electrónico, de categoría empresarial y con buzón ilimitado.
- Se encarga de automatizar los procesos empresariales con Microsoft PowerApps y Microsoft Flow, integrándolos en una lista o biblioteca de SharePoint.
- El número de usuarios que permite es ilimitado.
- Viene con soporte de implementación de FastTrack sin coste adicional, con la compra de más de 50 puestos.
- Tiene soporte ininterrumpido por teléfono y a través de la web, las 24 horas del día, los 7 días a la semana.
- Trae licencia para uso comercial.
- Elabora direcciones de correo electrónico personalizadas.
- Trae las versiones de escritorio de las siguientes aplicaciones de Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, además de Access y Publisher
- Trae acceso a las características adicionales de OneNote
- Trae versiones web de Outlook, Word, Excel y PowerPoint.
- Viene con una licencia válida para cinco equipos PC o Mac, cinco teléfonos y cinco tabletas por usuario.
- Se pueden efectuar reuniones por videoconferencia y también a nivel online de hasta 250 personas.
- También se pueden efectuar reuniones por videoconferencia online, de hasta 10 000 personas, y a través de difusión de reunión de Skype.
Hoja de ruta para una implementación adecuada
Para que puedas implementar de manera correcta el SharePoint debes seguir los siguientes pasos:
Antes de empezar…
Si te encuentras implementando por primera vez el SharePoint, o simplemente se trata de una actualización desde una anterior versión, debes estar claro en lo que deseas conseguir de esta herramienta. Si realmente no tienes idea de cómo empezar a implementar la misma, deberás tener claro como tus usuarios notaran la diferencia en los cambios respectivos, o si estos ven el proyecto de la misma manera.
Si no oteas el futuro para visualizar los cambios en la herramienta, es probable que la implementación sea errónea. Debes en ese sentido, analizar y estudiar los cambios que deseas realizar con la implementación del SharePoint y como conseguirlos, y si estos además son necesarios.
Además es vital, que involucres a las personas de tu empresa vinculadas a la gestión documental, para que de esta manera puedan aportarte soluciones viables y necesarias.
Adopta un entorno de pruebas
Para que tu empresa tenga claro como acogerá el SharePoint, el segundo paso será probar esta herramienta de gestión. Aquí es importante revisar y estar en contacto con las nuevas funcionalidades de la aplicación, para definir el plan a accionar, o en su defecto cambiarlo completamente.
Es probable que te encuentres decidido a cambiar en tu empresa el Office 365 y las funcionalidades híbridas, sin embargo, podría suceder que a la final te decidas por la suite en la nube, y no por el SharePoint.
Debes realizar con tranquilidad las debidas pruebas, para que luego concienzudamente puedas tomar una decisión inteligente. Sería vital que involucres a tus usuarios mediante demos, y así puedan expresar sus opiniones al respecto. De esa manera podrás dilucidar qué es lo que más le conviene a tu empresa, y de ser el SharePoint, podrás de manera adecuada implementar esta herramienta tan funcional.
Para que comiences las pruebas con esta herramienta, sería importante que inicies con una granja de servidor único, lo que años atrás se denominaba instalación independiente. Con esta granja podrás hacer pruebas y modelos de desarrollo, de acuerdo a las necesidades y requerimientos de tu empresa.
Define la estructuración de los datos en SharePoint
Cuando la herramienta ha sido evaluada, el siguiente paso será redefinir como organizarás el contenido. Con la incorporación de las nuevas aplicaciones de SharePoint tales como el Office 365, One Drive, entre otras, deberás reestablecer la configuración, además de la estructura de los contenidos. Si tienes Office 365, sería recomendable que almacenaras en esta herramienta los documentos grandes, para que de esa forma ahorres espacio físico. También tienes la opción de almacenarlos en el SharePoint, ya que los empleados de tu empresa deberán acceder diariamente a ellos.
Todos los contenidos y la documentación de tu empresa deberás gestionarla con SharePoint solamente, o con Office 365 si es el caso. Tendrás además, que darle mayor flexibilidad a la estructura de contenidos, para que si en algún momento ejecutas cambios tecnológicos, esta herramienta pueda adaptarse con facilidad a esos cambios. Para tal fin, deberás revisar la Guía de Gestión Documental, y así aclarar dudas respecto a cómo mejorar la estructura de contenidos de tu empresa.
Comienza el proyecto de implementación
Cuando ya tengas claro el panorama de como deseas que se lleve a cabo el proyecto, y además hayas definido la estructura del contenido y los datos, podrás comenzar a implementar la herramienta de gestión documental.
Debes saber, que los cambios que efectuaras a la estructura de la empresa mediante el SharePoint, los podrás ejecutar por departamento, o por grupos de trabajo. Además, puedas realizar implementaciones con la herramienta de forma gradual, para que de esa manera puedas evaluar el impacto de la misma a los usuarios.
SharePoint periodo de implementación
Para implementar el sistema, es recomendable que lo ejecutes de manera gradual, ya que así podrás descubrir los problemas que se vayan generando y solucionarlos.
En la medida que se vaya desplegando la aplicación, tendrás que diagnosticar y evaluar, cómo se van adaptando los usuarios a esos cambios. Además, es recomendable que les des información y capacitación, acerca de la estructura, y funciones del SharePoint.
Una vez terminada la implementación
El SharePoint, a pesar de ser un programa perteneciente a la empresa Microsoft, y muy similar al Office 365 y al Windows 10, su implementación debe ser estudiada con mucho detalle y atención, ya que esta herramienta requiere que tengas conocimientos previos. Si es primera vez que entras en contacto con el SharePoint, será recomendable que tomes un curso de formación con tus empleados, de manera que logren sacarle provecho desde el inicio.
Debes además considerar, que si los usuarios no se pueden adaptar fácilmente a esta herramienta, debes tomar la decisión de no implementarla. Para que tus proyectos prosperen, la acogida de los usuarios a esta herramienta es vital.
Como opción, tienes la Guía de Gestión Documental, la cual te dará orientaciones respecto al SharePoint, para que tus usuarios encuentren una mejor adopción de esta herramienta.
¿Cómo actualizar desde una versión anterior?
Con la aparición en el mercado de la nueva versión del SharePoint, pequeñas, medianas y grandes empresas, así como expertos en informática, desean aprender a actualizar esta herramienta. Para ello, la empresa Microsoft tiene a disposición de los usuarios y expertos, una herramienta que les facilitará la migración del SharePoint con gran facilidad, debido a su fácil configuración. Sin embargo, esta solo está disponible para versiones antiguas de la misma.
Para que puedas configurar rápidamente el SharePoint, solo deberás actualizar esta herramienta desde la versión anterior.
Si se tiene una versión anterior a SharePoint 2013
Si tienes una versión muy antigua del Share Point, te recomendamos primero actualizar esta herramienta con la penúltima versión, para luego adaptarla a la actual versión. Sin embargo, esta estrategia no te ayudará a ahorrar tiempo y dinero, lo cual aunado a un sistema tan complejo como este, representara un trabajo arduo y muy complicado. Es por ello, que existen hoy día en el mercado, herramientas de terceros con las cuales podrás actualizar cualquier versión que tengas del SharePoint. Todo esto lo podrás aprender en la Guía de Gestión Documental del SharePoint.
Si está utilizando un entorno SharePoint muy personalizado
Si has llegado a ejecutar configuraciones grandes en tu entorno de SharePoint, lo más seguro es que todas no serán agregadas de forma automática. Con versiones muy antiguas (antes del 2013), esto no será posible. Deberás tener en cuenta, que todo el tiempo invertido en personalizar esta herramienta, no se eliminará al actualizarla. Sin embargo, una solución probable será el preparar con antelación la reconfiguración de las opciones personalizadas en el SharePoint.
¿Qué pasará con las funciones que se han eliminado?
Con las nuevas versiones del SharePoint que se encuentran actualmente en el mercado, la empresa Microsoft se encarga de evaluar las funcionalidades que se utilizan poco, o que necesitan ser reemplazadas. La versión actual no es una excepción al respecto. Sin embargo, si este es el caso tendrás que encargarte de diseñar un plan para adaptar las funciones, y así esta actualización no entorpezca los procedimientos que hasta ese determinado momento habías ejecutado con el SharePoint.
Al respecto, será recomendable que busques la ayuda de profesionales que se encuentren especializados en SharePoint, para que de esta manera se encarguen de analizar, cual es la opción más idónea, para que así no pierdas las funcionalidades que Microsoft decidió eliminar de esta herramienta.
¿Y las herramientas de terceros?
Debes asegurarte que todos los complementos y extensiones de terceros, hayan recibido las actualizaciones pertinentes, ya que estas actualizaciones no dependen de la Microsoft; de esta manera podrás actualizar sin problema el SharePoint.
Debes tener en cuenta además, que si al momento de actualizar no tienes una herramienta crítica para el procedimiento de las funcionalidades del SharePoint, esta perderá la mayor parte de su utilidad para la gestión de tu empresa. Te invitamos a que te tomes el tiempo necesario, para que puedas comprobar todos los componentes y complementos de esta actualización, y así de esta manera evites futuras complicaciones y problemas con el SharePoint.
Si quieres que todos los procesos de implementación de cada una de las funcionalidades del SharePoint se lleven a cabo de manera efectiva puedes contar con Caltico como partner tecnológico para llevarlo a cabo en tu negocio, haznos llegar tu caso a través de este formulario y nos pondremos en contacto contigo.