Cuando decides migrar tu empresa para Office 365, es necesario que busques la orientación de expertos. Estos te ayudaran a planificar y ejecutar los respectivos calendarios, y así adaptarlos a las necesidades y requerimientos de la misma.

Además, en ese proceso de transición es normal que se susciten ciertas dudas e inquietudes respecto a la implementación del sistema. Para ello, se hará necesario que complementes este proceso de migración con el proceso de formación para tus empleados.

Una de las dudas más frecuentes de este proceso, es el del uso de los buzones compartidos. Y es que de acuerdo a la plataforma original, el funcionamiento de Office 365 podría variar.

Lo que si debes tener claro, es que para que varios usuarios empleen una misma dirección de correo electrónico, lo más recomendable es que utilices buzones compartidos.

En este post podrás conocer todos los detalles y características de los buzones compartidos, así como el número de buzones que podrás crear. Además, comprenderás algunos aspectos a tener en cuenta antes de la creación de este tipo de buzones. Sigue adelante…

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¿Cómo se usan los buzones compartidos?

Antes de entrar en tema se debe señalar, que los buzones compartidos son aquellos donde pueden acceder uno o más usuarios de tu empresa. Todo ello con la finalidad de enviar correos electrónicos desde una cuenta de correo común.

Además, cuando uno de tus usuarios responde a los mensajes la dirección de correo es la del buzón compartido. Para tal fin, deberás agregar los perfiles de usuarios a los cuales les haya otorgado el permiso en Outlook.

Cuando otorgas a un usuario “Acceso total”, estos podrán modificar y crear sus propios elementos. No obstante, si les otorgas el permiso de “Enviar como”, solo podrán enviar correos electrónicos desde el buzón compartido.

Buzones Compartidos: Consideraciones generales

Como se expresó en líneas anteriores, los buzones compartidos podrás asignarlos a más de un miembro, a diferencia de los alias. Además, estos tienen cabecera propia,

Elementos claves antes de crear un buzón compartido

Antes de crear un buzón compartido, deberás tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Licencias de uso: Estos buzones no requieren ninguna licencia. También, podrás almacenar con ellos hasta 50 GB. Cuando el número de GB sea mayor a 50, deberás asignarle al buzón una licencia para que puedas almacenar un número mayor de datos. Además, cuando se llega al límite de almacenamiento no podrás enviar correos, solo recibir. Al respecto, tendrás que revisar los límites de Exchange Online.
• Permisos de usuario: Tendrás que entregar a tus usuarios permisos para que puedan utilizar el buzón compartido. Es necesario aclarar, que solo los miembros de tu empresa podrán emplear el buzón de correo compartido.
• Acerca de los usuarios externos: A este tipo de usuario no podrás darle acceso al buzón compartido de tu empresa. No obstante, si deseas hacerlo es mejor que crees un grupo en Outlook. Si deseas más información, deberás acudir al centro de administración de Microsoft o consultar con un equipo de expertos.
• Utilizar con Outlook: Podrás utilizar no solo Outlook desde la web para acceder a tu buzón compartido, sino que además podrás usar Outlook con dispositivos iOS y Android.
• Cifrar mensajes: Esta acción no podrás ejecutarla desde tu buzón compartido ya que no es segura. Y esto se debe, a que con el cifrado no podrás asignarle una clave. En ese sentido, si más de un usuario o miembro recibe y envía correos electrónicos con sus claves personales, lo más probable es que algunos usuarios no puedan leer los correos.
• Funciones del administrador: Los miembros que figuren como Administradores Exchange o globales, podrán crear buzones compartidos.
• Requerimientos de suscripción: Si deseas crear un buzón compartido, deberás realizar una suscripción a un plan de Microsoft que tenga incluido correo electrónico o Exchange Online (Microsoft 365 Empresa Estándar).
• Inicio de sesión: Los buzones compartidos de los miembros asociados, no tienen un inicio directo de sesión. Para ello, deberás tener siempre bloqueada la cuenta del buzón compartido.
• Gran cantidad de usuarios: Si tienes designados muchos miembros o usuarios, y además estos ingresan de manera simultánea al buzón compartido, lo más probable es que tengan interrupciones y errores en la conexión (correos duplicados en la bandeja de salida). Por tal razón, no deberás excederte de 25 miembros.
• Mensajes eliminados: Esta acción no podrás impedirla como administrador del buzón compartido. Para tal fin, podrás crear un grupo en Microsoft 365, y no un buzón compartido. Para ello, son recomendables los grupos que se crean en Outlook ya que son semejantes a los buzones compartidos.
• Entorno Multi-Geo: Es también conocido como entorno multigeográfico. Cuando se presenta este tipo de entorno, tu buzón compartido deberá tener una licencia similar a la licencia para buzón de usuario. Esto quiere decir, que si asignas permiso a un miembro que resida en una ubicación geográfica distinta, las acciones que este ejecute en el buzón compartido, no quedaran registradas al momento de ejecutarse la auditoria del buzón.

Si deseas obtener más información acerca de los buzones compartidos, te invitamos a visitar nuestro sitio web. Nuestros expertos podrán ayudarte configurar tu buzón compartido. Además, te orientaran con respecto a la opción que más se ajuste a los requerimientos de tu empresa.

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