Las tareas que deben realizarse en el interior de un proyecto, dependen unas de otras. Dichas dependencias tienen que considerarse en la Dirección de Proyectos y buscar encajarlas en Microsoft Project, con el fin de que no las tomen en cuenta de forma independiente para hacerle su seguimiento en la etapa que corresponde a ese rastreo.
Estas reformas deben hacerse porque los retrasos de las labores que dependen de otras podrían perjudicar su principio o final. El instrumento de Microsoft Project puede crear este vínculo. En este nexo existen labores antecesoras y sucesoras. Los atrasos en las primeras conllevan a demoras en las otras.
Tipos de dependencias de tareas
Las subordinaciones son de 4 clases:
- Desde el final al principio. La culminación de una labor posibilita el inicio de la otra.
- De iniciación a iniciación. El principio de una labor conlleva el inicio de otra al mismo momento.
- De final a final. El fin de una labor establece el fin de otra.
- De principio al final. El inicio de una labor conlleva a la culminación de otra labor sucesora.
Aparte de las dependencias señaladas, existen labores a las cuales es posible asignarles tiempos de postergación o progreso. Se trataría de constituir plazos entre las labores. Ellas son las siguientes:
- Plazos de postergación: lapsos establecidos entre una labor y la otra.
- Período de adelantamiento: lapso señalado para empezar una labor justamente antes de que la otra culmine. Esto conlleva a una superposición de las labores.
La vinculación de tareas en Microsoft Project
El vínculo de labores en Microsoft Project es posible realizarla mediante la siguiente técnica:
- Realizar una dupla de clic en la labor.
- Te va a aparecer el cuadro de control de la labor que vas a enlazar.
- Ahí debes hacer la Selección de la pestaña «antecesora».
- Escoger la labor con la cual vas a vincularla y la clase de conexión.
El vínculo podrías hacerlo también mediante el botón de conexión ubicado en el menú de arriba en la pestañita «tareas», una vez que hayas hecho la previa selección de las labores que quieres enlazar.
Tipos de tarea disponibles en Microsoft Project
Con el fin de trabajar con la administración de Proyectos de Microsoft Project, cuentas para ello con diferentes clases de labores, concretamente 3, que se vinculan duración las labores con la faena requerida y con los recursos disponibles que están envueltos para esto.
Estas clases de labores son las siguientes:
- Labores de Mecanismos Fijos
- Labores de Permanencia Fijos
- Labores de Trabajos Fijos
La elección de cualquiera de las clases de labores que están a la disposición en Microsoft Project, establecerá cuál será el componente de la labor que permanecerá luego de realizar las modificaciones.
Previamente a analizar las características más destacadas de las clases de labores, es fundamental que definamos 2 conceptos:
Trabajo o esfuerzo de un recurso
Se define como el total del tiempo que dicho recurso va a necesitar para hacer una labor. El trabajo de los recursos en una labor específica se establece mediante la siguiente fórmula:
Trabajo = Extensión (de las labores) x Componentes (de un recurso)
De este modo, si una acción especifica tiene una extensión de 2 días y, además, se le adjudica un recurso, la labor seria de 2 días x 1 recurso = 2 días, lo que si se expresa en horas (como comúnmente se hace) significaría una labor de 16 horas, bajo la suposición de días hábiles de 8 horas.
Unidad de recurso
Es el total de recursos, en expresiones de porcentajes de horas trabajadas en una jornada (día) laborable, adjudicada a una labor especifica.
Una vez que estan definidos estas dos nociones con claridad, podemos observar los atributos de las clases de labores utilizables:
Tarea de unidades fijas
Al adjudicar una cantidad determinada de componentes de recursos a una labor de Unidades fijas, este número de recursos no modificara la faena.
Se cuenta con una labor de elementos fijos para la cual se ha concebido una extensión de 10 días y a la que se la adjudicó un componente de recursos al 100%.
Al adjudicarle un recurso secundario también al 100%, Microsoft Project calcula de nuevo la extensión de la labor a la mitad del plazo que al principio se había determinado.
Para estas situaciones especiales, Microsoft Project conserva la adjudicación del 100% de cada uno de los recursos fijos, recurriendo para ello a cambiar la extensión de las labores.
Tarea de duración fija
Esta es la clase de labores que conservara la extensión otorgada invariable independientemente de la totalidad de recursos adjudicados a ella.
Regresando al ejemplo previo, pero suponiendo que la labor es ahora de la clase de extensión invariable, con una adjudicación de un recurso (al 100%) tenemos esto:
La incorporación de un nuevo componente de recurso implica que, a fin de conservar de modo invariable la extensión, Microsoft Project calcule de nuevo las labores adjudicadas a cada uno de los recursos. En este ejemplo en particular observamos que establece que cada recurso va a laborar durante medio tiempo (50%).
Se recomienda emplear labores de extensión invariables, si se conoce dicha duración (Ejemplo de ello sería de acuerdo a su rendimiento) y la labor de dicha faena. En esos casos, Microsoft Project va a calcular la cantidad de recursos indispensables.
Tarea de trabajo fijo
En esta clase de labores se conserva invariable el total de trabajos adjudicadas al principio, recalculando, si lo amerita, la adjudicación de los recursos o la extensión de las faenas.
En este ejemplo asignamos para la labor de Trabajos fijos, una extensión de 10 días, bajo el supuesto de que se hace con un recurso al 100% de lo adjudicado, que se puede traducir como una faena de 80 horas (suponiéndose 8 horas de labores por días laborables):
Si se cambia la extensión de la labor o faena a 5 días Microsoft Project, para asegurar que los trabajos se realizarán en 80 horas de faena (trabajo fijo al comienzo), volverá a calcular la adjudicación de los recursos a fin de poder adecuarlo a esa cifra.
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