La evolución tecnológica ha propiciado que muchos de los elementos que antes manejabamos en un soporte físico ahora estén presentes en formato digital. Los ejemplos más cercanos son la prensa escrita, que es cierto que sigue publicándose en papel, pero con menor incidencia por el impacto de su publicación en internet, y la literatura.
Todavía existe un porcentaje elevado de la población que prefiere sostener entre sus manos el libro, pasar las páginas con cuidado y sentir ese ‘poder entre sus dedos’, en vez de portar un libro electrónico que contenga decenas e incluso cientos de novelas que llenarían cualquier biblioteca media que se precie.
Todo este proceso de adaptación a la tecnología de nuestros tiempos, el cambio de soporte, se conoce como digitalización y es una transformación que trae consigo muchas ventajas. Por ejemplo la de reducir el consumo de papel. También supone un reto para quienes cuentan con una larga trayectoria, como puede ser un periódico, y tienen en su poder un archivo analógico que conservar, por un lado, y compartir, por el otro.
Esa digitalización de documentos es un proceso habitual en nuestros días. Las nuevas generaciones lo tienen incorporado en su ADN y lo ven como una práctica casi natural. Para otros es un procedimiento laborioso por la ingente cantidad de material a digitalizar y la falta de recursos, ya sean técnicos o humanos, para completar la tarea.
Sea como sea, cualquier empresa tiene que adaptarse y ofrecer a sus clientes, así como mantener su propio flujo de comunicación interna, de manera digital. Y eso pasa por procesar sus documentos.
¿Cómo se realiza todo ese procesamiento?
Digitalización
Las cuestiones más complicadas a la hora de afrontar esta ‘actualización’, como citamos previamente, tienen que ver con los recursos humanos y recursos técnicos disponibles. Dentro de la vorágine de trabajo a la que está sometida una empresa, poner a una persona o un grupo de empleados a digitalizar documentos puede dejar otras áreas sin atención. Por otro lado, es posible que no se dispongan de las herramientas necesarias para completar este proceso.
Por todo eso, decidir qué camino tomar es lo primero y más importante: ¿destinar recursos propios o contratar a alguien para que haga esta tarea?
Suponiendo que hay disponibilidad de empleados, y que la compañía no va a sufrir por reubicar al personal para esta labor, la siguiente duda que hay que despejar es si se dispone de escáner y software necesario para comenzar. Si la respuesta vuelve a ser positiva, entonces solo hay que dar la orden para comenzar.
Pero si no hay escáner, no es de suficiente magnitud o no hay disponible un software para la digitalización de documentos, hay que hacerse una nueva pregunta: ¿merece la pena comprar estos elementos o es mejor contratar un servicio pues supone un ahorro de dinero para la empresa?
Esa incógnita tendrá que ser valorada internamente antes de dar una respuesta.
Proceso de digitalización
La digitalización de los documentos se puede dividir en cuatro pasos: recopilación, escaneamiento, reconocimiento de caracteres y almacenamiento.
El primero consiste en reunir todos los documentos que se quieren digitalizar. Con bastante seguridad, estos se encuentren dentro de archivadores, carpetas o simplemente estén grapados. Es necesario deshacerse de todo lo que no sea el documento, el papel, para que se pueda completar el siguiente paso con éxito.
Después llega la hora de someterlo a escáner para convertir el formato papel en digital, una tarea que se puede realizar de manera manual o algo más automatizada, depende de la herramienta que se posea. Hay algunas máquinas que permiten introducir una buena cantidad de documentos y por si sola los procesa sin contratiempos. De lo contrario, una persona tendrá que encargarse de esta labor.
Como tercer paso tenemos el reconocimiento óptico de caracteres (OCR en inglés), que transformará el documento en un archivo que se puede modificar. De esa forma se podrá editar, una vez digitalizado, o hasta incorporar a otro documento con el que se esté trabajando.
Y por último el más elemental de todos: el almacenamiento de los documentos. Esto es importante para que su posterior búsqueda sea práctica y sencilla. Escoger en qué base de datos, una o varias, se van a archivar y de esa forma tenerlos a buen recaudo para su uso cuando mejor convenga.
Gestor documental
Hoy en día, una de las opciones más recurrentes dentro de las empresas es la de instalar un sistema de gestión documental. Esta fórmula supone un gran avance para la compañía en muchos aspectos y un ahorro importante tanto de dinero como de espacio. El Document Management System (DMS) almacena los documentos e imágenes digitales de tal forma que cualquier empleado puede acudir a ellas si es preciso.
Gracias a ello, un procedimiento rutinario, que antes requería acceder al archivo en busca de una carpeta concreta, ahora está disponible, a golpe de ‘clic’, en un ordenador. Basta con enviar ese archivo directamente al cliente o bien imprimirlo para su posterior entrega en mano.
A su vez, este sistema propone una centralización de la información, que puede resultar determinante para la empresa. Dado que a diario se recibe y envía una gran cantidad de ‘papeleo’, disponer de una respuesta ágil, rápida y económica de guardar documentos trae consigo un ahorro de tiempo importante, especialmente en momentos de una elevada carga de trabajo.
También plantea a la empresa la posibilidad de automatizar un proceso que anteriormente no estaba bien regulado – o ni siquiera estaba regulado –. Además, al guardarlo en un soporte que no sea físico, en caso de accidente, como puede ser un incendio o una inundación, que diese al traste con todo el archivo, todos los documentos podrían ser recuperados gracias a que existen en formato digital.
El hándicap que puede tener el DMS es, quizás, su forma de empleo. A pesar de que se trata de un sistema muy intuitivo y que no requiere de habilidades tecnológicas avanzadas, algunas personas, las de más edad, ofrecen, a veces, resistencia con los nuevos procedimientos. ‘Cambiar el chip’ después de décadas siguiendo la misma hoja de ruta puede no tener una asimilación sencilla.
Si ese fuese el caso, que determinados empleados no se sintieran cómodos con el DMS o no estén preparados para este nuevo procedimiento, siempre se puede seleccionar a personas con mayores dotes tecnológicas para que se hagan cargo de esta tarea y dejar bien definida la jerarquía del proceso de digitalización.
Empresas de la talla de Canon o Kodak, con gran recorrido en el mundo de la fotografía e impresión, están a la vanguardia en DMS. Ofrecen desde el propio aparato para proceder hasta el software, que en ocasiones ya viene incluido con la máquina – un escáner –.
Facturas y firma digital
Mención aparte merece la digitalización de documentos como facturas, puesto que será necesario un programa que cuente con la homologación de la Agencia Tributaria para proceder. De lo contrario, estas podrían no contar con la misma validez de una factura original. Esto es debido a que estos archivos necesitan una firma digital.
Es importante que antes de comenzar con este proceso de digitalización de los documentos se tenga claro qué tipo de escritos son los que se van a introducir en este soporte virtual. De lo contrario se corre el riesgo a no contar con los medios necesarios – como puede ser el software homologado por la Agencia Tributaria – y estar dando pasos en falso.
Ventajas de la digitalización
Al principio hablamos, aunque por encima, de algunos de los puntos a favor que tiene la digitalización. Uno de ellos es el ahorro en papel, que además de suponer una reducción del gasto, también es todo un alivio para el medio ambiente. Dejar atrás este soporte y también las tintas de impresión es algo que muchas de las compañías punteras se han propuesto en los últimos años.
Otra de las ventajas es el coste de mantenimiento. Guardar archivos, normalmente en carpetas que ocupan estanterías, armarios y estos a su vez habitaciones enteras, implica un gasto. Si, además, hay una o más personas encargadas de cuidar y conservar el archivo, entonces esos costes se multiplican. Con la digitalización se acabó todo eso.
Además, el papel pierde cualidades con los años. Se estropee si no se conserva en unas condiciones extraordinarias. En cambio, una vez digitalizado no hay ningún problema con el formato ya que este no se va a deteriorar. Lo que sí podría ocurrir es que se actualizase, pero no parece probable que eso vaya a ocurrir a corto plazo.
A la seguridad, que también aumenta de esta forma, hay que añadir, por último, la sencillez con la que se transmiten estos documentos. Una empresa que tenga presencia en diferentes países puede enviar a través de diferentes plataformas estos documentos en cualquier momento. Las comunicaciones se han desarrollado tanto que hasta podemos disponer de documentos en nuestros dispositivos móviles. Se acabó la era del fax – si es que no se había terminado ya –.
Para optimizar y potenciar la digitalización de documentos recomendamos el uso de un software de gestión documental. Esta herramienta te permitirá mejorar el acceso a la información aportando un orden.