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¿El software de gestión documental es beneficioso o dañino para una empresa? Descubre la verdad

Debido a los muchos cambios a los que las personas natural y jurídica se han tenido que someter por motivos de pandemia, principalmente las empresas, para mantener en funcionamiento sus negocios, se han visto en la obligación de implementar otras prácticas de teletrabajo, como el software de gestión.

5 mentiras sobre el software de gestión documental

Desde que los softwares de gestión documental llegaron como un reemplazo a los métodos tradicionales, mucho se ha dicho sobre ellos, siendo algunos rumores totalmente falsos, desviando así el beneficio de implementarlos.

Lo primero que se debe resaltar sobre ello, como tal, es que te permite seguir el funcionamiento de los negocios, a pesar de los efectos negativos que ha ocasionado la pandemia de la COVID-19 en la economía. Por esta razón, han optado por incorporar sus activos digitalmente.

Las nuevas prácticas de teletrabajo les permite seguir trabajando y una de las mejores maneras de hacerlo es utilizando sistemas de gestión documental; sin embargo, muchos mitos circulan alrededor de este. A continuación conoce cuáles son y los beneficios reales que ofrece a los propietarios de negocios.

Mayor coste por actualización y tarifas

Una de las cosas que más se hablan es el gasto que se genera al comprar un programa de administración de documentos, ya que puede resultar algo costosa, aunque esto depende de las necesidades a suplir, pero se ignora el hecho de que al es menor al pago por mantenimiento de impresoras, fotocopiadoras y papel.

Las compañías basadas en papel no saben los costes ocultos que en realidad están sufriendo, debido al mantenimiento antes explicado sumado al tiempo que se les debe dedicar.

Por ello, una solución a este problema es comprar un sistema que digitalice los documentos, pues requiere de una cantidad de dinero reducida en función del otro lado de la moneda.

Problemas al cambiar los procedimientos de la empresa

Lo cierto es que uno de los mayores temores al someter a la empresa a una transición en la que dejará de usar papel es que esto traerá como consecuencia una serie de cambios que son aplicados a los procedimientos de la misma, lo que afecta el flujo de trabajo, pero, esto no trae más que beneficios.

Una empresa no se retarda por la adquisición de nuevos procedimientos y adaptarse a los cambios, por lo que realmente no le afecta, por el contrario, le beneficia.

Lo mejor es implementar el escaneo de documentos, la capacitación de empleados y la automatización de procesos antes de cualquier cosa, para asegurar la realización eficiente de las actividades mediante un software de gestión documental.

Este tipo de programas están diseñados para ahorrar más tiempo de trabajo, así como el gasto de los trabajadores, siendo así más eficientes, pues no tienen que volver a perder horas buscando carpetas digitales y correos electrónicos mal organizados.

Inconvenientes con el soporte técnico

Este punto está muy relacionado con el anterior, porque los cambios en una empresa pueden ocasionar que ciertos empleados no estén aptos para el trabajo, por lo que requieren de una capacitación, la cual les garantice el cumplimiento y control de los flujos que conllevan los documentos.

Las entidades encargadas de la transición de documentos electrónicos deben ser entrenadas y, por esta razón, el proveedor tiene como encargo guiarlas por el soporte al cliente, webs y foros en línea.

Un pensamiento muy presente en ideas obsoletas es el de que es necesario invertir más dinero en el sistema que lo que pide su estilo de operación actual; sin embargo, dejan de lado e ignoran los riesgos, así que no te dejes influenciar.

Falta de almacenamiento

Otra idea errónea es creer que un sistema de almacenamiento, comúnmente hecho en la nube, está diseñado para almacenar diferentes tipos de documentos solo de pequeñas, medianas y algunas grandes empresas que ocupan poco almacenamiento.

Si se contrata un buen proveedor de gestión documental que ofrezca diversas opciones, se puede solicitar la implementación de otras funciones extendidas, aplicaciones personalizadas, complementos y almacenamiento personalizado.

Esto es perfecto para empresas que manejan una amplia variedad de formatos de archivos audiovisuales, como videos y audio.

Todo esto permite habilitar diferentes copias de seguridad y lugares de repositorios, con lo cual las empresas no perderán su capacidad de recuperación al momento de sufrir alguna situación de desastre.

Está en peligro la seguridad de la información

Sin duda alguna, la forma más óptima de compartir información es a través de una combinación de elementos, entre ellos una seguridad mejorada. Esto es un aspecto del cual todos debemos tener en cuenta antes de contratar a un proveedor de este tipo de servicio.

Siempre que se tomen las medidas adecuadas, las frecuentes noticias sobre que los archivos digitales son los que más riesgo de seguridad tienen, quedarán inválidas, pero por ello es muy importante cuidarla.

Ahora bien, los sistemas de gestión de documentos actualmente ofrecen configuraciones que se pueden personalizar, para poder cumplir con las regulaciones exigidas por el sector y las que protegen contra la piratería, además de las políticas éticas impuestas por cada compañía.

Así como lo antes dicho, la gestión del riesgo en estos sistemas ofrece marcos regulatorios, que permiten gestionar los problemas legales que pueden ocurrir en cada área de la empresa a la vez que brindan opciones de recuperación, debido a los desastres.

En tal caso, esto puede resultar complicado de elegir, por lo que lo más aconsejable es buscar asesoría de parte de profesionales en sistemas de gestión documental, para que te orienten sobre el trabajo y las características del software. Nosotros podemos ayudarte con ello, simplemente contáctanos a través de nuestro formulario.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.