A medida que avanza la tecnología también lo hace la utilización de códigos de barras y, continuamente son más los sectores de actividad donde la gestión de documentos es por medio de códigos de barra.
Actualmente, es una gran necesidad que los documentos digitales y también los sistemas de gestor de contenidos puedan generar, leer y procesar estos códigos de barra.
Es posible que frecuentemente veamos cómo es posible escanear un código de barra con un móvil inteligente; esto se realiza con la finalidad de acceder a cualquier tipo de información de forma mucho más fácil y rápida. Igualmente esto se puede aplicar en otros dispositivos electrónicos que permitan la lectura de los códigos de barra.
Así mismo sucede el escaneo de documentos que contienen códigos de barra por medio de un gestor de documentos. Este sistema se encarga de que la información significativa pueda ser leída, analizada y procesada de forma automática sin ningún tipo de intervención por parte de la mano del hombre.
Este reconocimiento automático de los códigos de barra permite agilizar la indexación de los documentos, puesto que captura la información que se encuentra en el código, esto también minimiza la posibilidad de que entren datos errados.
Este mecanismo ha ganado un gran reconocimiento y fiabilidad, lo que ha conllevado al uso de códigos de barras en muchas organizaciones, sobre todo en las comerciales.
Es importante que sepas que, el uso de códigos de barras es mucho más confiable que la entrada manualmente de los datos; estos códigos son mucho más precisos y facilita el acceso de documentos, así como su almacenamiento.
¿Qué necesitas para implementar estos códigos de barra en tu gestión documental? Pues, hay impresoras de sencillo uso que realizan las etiquetas de códigos de barras las cuales puedes incluir en el sistema de gestión documental.
Este avance tecnológico ha desplazado el soporte en papel y cada vez se implementan más en sistemas de gestión documental; cuyo proceso digital trae varios beneficios como el ahorro de tiempo y menos costes para las empresas.
Método fácil, moderno y eficiente
Como se ha comentado, este proceso de digitalización es beneficioso para cualquier empresa u organización, ya que a través de este podrás indexar y consultar las bases de datos para acceder en cuestión de segundos la información necesaria.
El uso de los códigos de barras es una gran opción para que las organizaciones exploten al máximo sus inversiones en tan solo una solución de sistema de gestión documental.
También la gestión de contenido por medio de códigos de barras se utiliza para ayudar los temas de compilación de archivos, así como los procesos de evaluación.
Una de las cualidades más destacables de los sistemas de gestión de documentos es el módulo de los códigos de barras. Este módulo se encarga de ayudar al software para que automatice los procesos que agregan datos.
¿En qué consiste el reconocimiento de los códigos de barras?
Este es un proceso que permite la conversión de lotes de documentos en físico, es decir, en papel, a formato digital en cuestión de pocos minutos y de forma sencilla.
Una de las soluciones más implementadas es la inserción de los códigos de barras al comienzo de cada grupo de documentos o de archivos. Esto va actuar reconociendo cada grupo y sirve de guía para el sistema de gestión.
Estos softwares se ocupan de leer la información que guarda el código de barras y luego gestiona el lote de acuerdo al automatismo, es decir, puede fraccionar el documento capturado, indexarlo, identificarlo, convertirlo en el formato, entre otros.
Además, estos códigos de barras implementados le permitirán a las organizaciones presentar de forma automática los formularios, mientras se están escaneando.
También se debe tener en cuenta que los procedimientos en físico, papel, se pueden emplear totalmente en formato digital; pero cuando se aplica en oficinas sin papeles, el proceso es un tanto difícil.
En caso de que se requiera el escaneo una y otra vez de un mismo formulario, se pueden incluir códigos de barras para así automatizar dicho proceso.
También están los códigos de barras que se incrustan; estos pueden ser aquellos que se imprimen directamente como una pegatina sobre el documento. Esta opción permite que el sistema de gestión documental electrónico identifique el tipo de documento que se está escaneando y lo almacena automáticamente en una determinada ubicación previamente establecida.
En otras palabras, lo que permite es el reconocimiento automático de la tipología del archivo o documento. La gran ventaja es que es un proceso preciso y rápido, el cual se puede utilizar para la gestión adecuada de la base de datos.
¿Cuál es la importancia de usar códigos de barras en la gestión de documentos?
Cada vez son más las organizaciones que se suman a la implementación de los servicios de gestión de documentos por medio de códigos de barras, ya que se ha comprobado que más son los beneficios que los contras que ofrece este gran método.
Por lo tanto, su importancia radica en la modernización de las empresas o entidades, lo que implica que los interesados puedan realizar una búsqueda en los documentos con código de forma rápida, siendo más eficiente que los procesos manuales donde suelen existir errores por la propia persona.
Además, que el uso de códigos de barras ha comprobado la reducción de los costes de las empresas y una mejor experiencia tanto a los clientes como a los encargados de las organizaciones.
Ventajas del uso de códigos de barras en el sistema de gestión documental
Haciendo énfasis, un poco más, en lo que hemos mencionado anteriormente, el uso de estos códigos de barras cumplen con muchas funcionalidades y objetivos planteados por las organizaciones. Dentro de sus grandes beneficios o ventajas de incluirlos en tu gestor documental son las siguientes:
- Disminuye los costes: el dinero y el tiempo van de la mano y al optar por este tipo de gestión digital más los procesos automatizados, se reduce el uso de papel por lo que menos será el dinero que se invierta para ello
- Reduce el tiempo: gracias al escaneo de estos códigos, se simplifica el trabajo y mucho es el tiempo que se reduce con estas tareas automatizadas. Por lo que podrás aprovechar muy bien el tiempo que queda en otras actividades rentables
- La seguridad: debido a que los usuarios pueden acceder a los datos e información necesaria para su empleo, se pueden habilitar o no permisos de accesos, así como aprobar que se distribuyan los contenidos o la información que se ubica en los códigos de barras, según la organización en la que se aplique
- Acceso sencillo, seguro y fácil: los registros y gestión documental electrónicos se apoyan en los códigos de barras, lo que facilita la forma en que se accede al contenido e información. Esto es realmente súper fácil y rápido; lo puedes realizar en cualquier momento y, por ende, mejora las experiencias de búsqueda, convirtiéndola así en sencilla.
- Facilita necesidades básicas: dentro de estas necesidades se considera el etiquetado, el control de los stocks y la lectura de los artículos, estadísticas de compra y venta. Igualmente brinda muchos beneficios.