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Funcionalidades clave de SharePoint para tu empresa

En el entorno empresarial, la gestión eficiente de documentos se convierte en un pilar fundamental para el éxito. En ese contexto, SharePoint es una plataforma con la que puedes mejorar la productividad, la comunicación y la seguridad de tu empresa, aprovechando las ventajas de la nube y de la integración con otras herramientas de Microsoft.

Pero, ¿qué funcionalidades ofrece SharePoint que lo hacen tan útil y versátil? En este artículo, te vamos a mostrar algunas de las características que puedes aprovechar para optimizar los procesos y los resultados de tu empresa.

Almacenamiento y gestión documental

Una de las ventajas de SharePoint es que te permite almacenar y gestionar tus documentos de forma eficiente y segura.

Con esta herramienta, puedes centralizar todos tus archivos en un solo lugar, evitando que se dispersen por diferentes carpetas y dispositivos. Así, podrás encontrar y organizar tus documentos más fácilmente, y evitar perder o duplicar información.

Además, SharePoint te da la posibilidad de acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo, ya sea un ordenador, una tablet o un móvil. Y no solo eso, sino que también puedes acceder a ellos en cualquier momento, incluso cuando no tengas conexión a internet. De esta forma, podrás trabajar con tus documentos siempre que quieras y donde quieras, sin depender de la red.

Por último, SharePoint te ofrece un sistema de versiones y control de cambios, que te permite rastrear las modificaciones que se han hecho a tus documentos, y restaurar versiones anteriores si lo necesitas. Así, podrás mantener un historial de los cambios, y un control total sobre la información que manejas.

Colaboración y comunicación en equipo

Esta herramienta permite crear espacios de trabajo compartidos, donde los miembros de un equipo pueden acceder y editar documentos, listas, calendarios, tareas, encuestas y otros elementos de forma simultánea y sincronizada. Así, puedes mejorar el flujo de trabajo, la coordinación y la eficiencia de tu equipo, evitando duplicidades, errores y retrasos.

Asimismo, SharePoint te permite comunicar con tu equipo de forma rápida y sencilla, utilizando diferentes canales y herramientas.

Por ejemplo, puedes enviar y recibir mensajes instantáneos, realizar llamadas de voz y vídeo, crear y participar en chats grupales, organizar y asistir a reuniones virtuales, y mucho más.

Todo ello, integrado con otras aplicaciones de Microsoft, como Teams, Outlook, Skype y OneDrive, para que no pierdas el hilo de la conversación ni la conexión con tu equipo.

Además, la plataforma te ofrece las mejores medidas de seguridad para proteger tu información confidencial, y te permite controlar quién tiene acceso a qué. Puedes establecer permisos y rastrea la actividad para mantener tu información a salvo.

Herramienta de inteligencia artificial

Sharepoint no solo consiste en una plataforma de colaboración y gestión de contenidos, sino también en una herramienta de inteligencia artificial que te permite obtener análisis e información valiosa sobre cómo se utiliza la plataforma.

Este software utiliza algoritmos y modelos de aprendizaje automático para procesar y analizar los datos que se generan en la plataforma, como el número de visitas, el tiempo de permanencia, el nivel de interacción, el grado de satisfacción, etc.

Estos datos se transforman en indicadores y gráficos que te muestran el estado y la evolución de tu equipo, así como las áreas de mejora y las oportunidades de negocio.

La inteligencia artificial de la plataforma te ofrece múltiples ventajas, como las siguientes:

  • Identificar y resolver problemas, detectar y prevenir riesgos, optimizar recursos y reducir costes, mejorando la eficiencia y la calidad de tu trabajo.
  • Facilita la innovación y la creatividad, al ofrecerte sugerencias y recomendaciones personalizadas, basadas en el análisis de los datos y en el aprendizaje de las mejores prácticas.
  • Concede una ventaja competitiva, al permitirte anticipar a las tendencias y a las demandas del mercado, y ofrecer soluciones más rápidas y efectivas a tus clientes.

Si quieres saber más sobre cómo SharePoint puede ayudarte a tomar decisiones más inteligentes basadas en datos reales, no dudes en contactar con nosotros.

En Caltico, como partner oficial de Microsoft, te ofrece la experiencia y el conocimiento necesarios para implementar SharePoint de forma exitosa en tu empresa.

Te acompañamos en todo el proceso, desde la planificación hasta la configuración y el soporte técnico.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.