El Dynamics Microsoft 365 es un paquete ERP que ha sido creado para pequeñas y grandes empresas. Este incluye nuevos formatos y contenidos novedosos para las funciones ERP y CRM, cuyas aplicaciones son de selección libre.
En este artículo podrás conocer todos los detalles de esta extraordinaria aplicación financiera como lo es, la Microsoft Dynamics 365. También aprenderás cómo manejarla, además de revisar las diversas estrategias de omnicanalidad, los procesos de gestión financiera, como atender a los clientes, como mejorar las ventas y el servicio externo para tus empleados, gestionar los recursos humanos mediante la aplicación Talent, y muchas funcionalidades más.
Con este nuevo sistema, podrás escoger las diversas aplicaciones que lograran optimizar tu compañía a nivel financiero y comercial.
¿Qué es Microsoft Dynamics 365?
La Microsoft Dynamics 365 es una aplicación en la nube, la cual está conformada por las más competitivas funcionalidades de ventas (CRM) y de planificación (ERP), además de herramientas de oficina y de colaboración, así como la Business Intelligence o BI.
¿Qué incluye?
La Microsoft Dynamics 365 incluye herramientas, procesos y soluciones integradas a la nube tales como:
- ERP: Dynamics 365 Business Central o D365 for Finance and Operations
- Microsoft Dynamics 365 for Sales, para la gestión de procesos de Ventas y Marketing
- Office 365, la solución de productividad más competitiva del mercado
- Power BI, herramienta avanzada de Business Intelligence
- Cortana Intelligence, solución de inteligencia predictiva y análisis
- Azure, nube publica de pago por uso, la cual permite compilar, implementar y administrar de forma rápida aplicaciones en una red global(datacenters)
- Conectores con aplicaciones y servicios de terceros (incluyendo API personalizadas y sistemas on-premise)
¿Qué asuntos delicados trata Dynamics 365?
Los aspectos que trata Dynamics 365, son los siguientes:
- Los procesos de producción de las empresa
- La gestión de atención al cliente(CRM)
- La incorporación de los empleados
El núcleo de la automatización de un CRM
El CRM de Dynamics 365 es altamente solicitado por gran cantidad de empresas, para lograr a través de esta aplicación optimizar todos sus procesos primordiales. Algunas empresas de comercialización y producción requieren de diversas soluciones para su plataforma financiera y operacional, para de esta forma trabajar como empresas minoristas; es por ello que la empresa Microsoft ha desarrollado la Dynamiscs 365, la cual cuenta con diversas aplicaciones de finanzas, operaciones,etc..
¿De qué procesos se encarga la aplicación de Finanzas y operaciones?
En las empresas y corporaciones comerciales, las actividades referentes a las finanzas son sumamente importantes. En los últimos años las tareas han ido cambiando y con ello su legislación; además, las expectativas y metas comerciales de los clientes han crecido considerablemente, al igual que la competencia; por tal razón, estas se han visto obligadas a redimensionar todos sus procesos y sistemas financieros.
Es por ello que la corporación Microsoft se ha ocupado de desarrollar la Big Data financiera, la cual trae una funcionalidad integrada en el área de inteligencia de negocios BI y Power BI, y desde donde además, podrás ejecutar los análisis e informes de las operaciones financieras de tu empresa o negocio.
Otro aspecto a destacar, es la importancia fundamental que Microsoft le ha dado a la producción y cadena de suministro, la cual asegura que las empresas estén al nivel de la industria 4.0. en cuanto a la modernización del uso de nuevas tecnologías.
Tal modernización incluye, desde la rapidez en los tiempos de entrega, hasta el análisis y descripción de los orígenes en los procesos de producción. Por tal razón, actualmente las empresas requieren de un ERP que logre adaptarse al enfoque B2B2C, donde los requisitos del cliente ya vienen incluidos en la fase de desarrollo del producto, además del proceso flexible de producción, la metodología Agile y la recogida rápida de pedidos y distribución.
Esta aplicación de finanzas y operaciones de la Microsoft 365 viene además con un contenido fijo básico; es por ello que la mayoría de las empresas deben adaptarla al sector de comercialización al cual pertenecen.
Dynamics 365 facilita la omnicanalidad
La Dynamics 365 ha desarrollado para aquellas empresas que trabajan con el cliente final, la aplicación retails para minoristas. Esto fue ideado por la Microsoft, ya que actualmente se ha expandido el E-Commerce o comercio electrónico a nivel global, y este se centra en la estrategia omnicanal; Esta estrategia se fundamenta en la oportunidad que tienen los clientes de adquirir productos y servicios a través de varios canales. Por tal razón, se requiere que estas empresas online puedan ofrecer a sus clientes, una experiencia de compra homogénea en todos los canales.
Actualmente, las empresas minoristas tienen que enfrentar complejos desafíos al momento de planificar la producción de forma adecuada, el stock de mercancías y su distribución en los diversos puntos de venta. En ese sentido, la aplicación retail de la Dynamics 365 viene con una solución integrada que contiene un terminal de punto de venta o TPV, y la Power BI para la inteligencia de negocios.
Punto de venta (Point of Sale, POS)
El Punto de venta se encarga de:
- Comprobar la disponibilidad de los productos, tanto en las tiendas físicas, como en las tiendas online.
- Centralizar el historial de pedidos de los clientes, para organizar de esta manera el programa de fidelización.
- La gestión uniforme de quejas y los contactos con los clientes
- Ejecutar los pedidos mediante un canal, y su recogida o envío mediante otro canal.
Power BI
La Power BI se encarga de:
- Elaborar los informes de ventas por región, punto de venta y otros, para de esta manera coordinar la producción y el respectivo inventario de los productos.
- Ejecutar el Feedback de los servicios o productos que se pueden mejorar.
- Realizar el análisis de la media de gasto de clientes por punto de venta o canal, con la finalidad de adaptar el marketing y la comercialización de la empresa.
¿Qué papel juega Dynamics 365 en la gestión de relaciones con el cliente?
El segundo aspecto más importante de la Dynamics 365 de la Microsoft, es la gestión de relaciones con el cliente. Para ello, la empresa Microsoft ha sacado al mercado este paquete de aplicaciones, todo ello con la finalidad de mejorar la combinación de la gestión de las relaciones con el cliente (CRM) y la ERP.
Años atrás la Microsoft ofrecía a sus clientes una solución propia de CRM, pero en la actualidad ha desarrollado un número mayor de funcionalidades, integrando estas al ERP.
¿Cómo se pueden mejorar las ventas con la aplicación de Ventas?
El trabajo de fidelizar a tus clientes representa el objetivo fundamental que debe seguir tu empresa. Resultará de un valor inestimable, que logres consultar mediante una determinada aplicación, toda la información centralizada acerca de tus clientes actuales y potenciales.
Cuando un empresario o comerciante promociona sus productos y servicios a sus clientes, debe tener a mano el historial de sus compras, así como la información acerca de sus preferencias de compra.
La Dynamics 365 para ventas de la Microsoft te ofrece soporte técnico en diversas áreas, para que así puedas mapear el perfil de tus clientes. No bastará solamente que reúnas la información de tus clientes, sino que además deberás aprovechar esa información para convertirla en una venta, y eso solo lo conseguirás manteniendo un contacto cercano con tus clientes. Sin embargo, existen diversos métodos de venta que te enseñaran a lograr todo esto.
Al respecto Dynamics 365 te ayudará en lo siguiente:
- A establecer tus estrategias de ventas
- A crear un flujo de trabajo en el momento que se registra un cliente potencial
- Se encargará de entregarte las instrucciones para el onboarding de nuevos vendedores.
Un contacto fluido con el cliente con Customer Service
Cuando efectúas la fidelización de tus clientes, no solo estarás trabajando con el servicio ofrecido y la entrega de los productos, sino que además deberás realizar otras tareas como: servicio de atención al cliente y la debida atención en las interacciones con los mismos.
Sin embargo es necesario destacar, que en las grandes corporaciones se hace imposible gestionar cada pedido de forma manual, ya que el crecimiento de los clientes es continuo, y esto hace difícil controlar la calidad de atención al cliente. Es de destacar también, que la mayoría de los contactos que establecen los clientes, están relacionados con preguntas frecuentes, consultas y situaciones respecto a los productos y servicios.
Para agilizar tu trabajo, Dynamics 365 trae incluido un agente virtual para que puedas responder este tipo de consultas, y así puedas optimizar el tiempo y el trabajo de tus empleados. Si el agente virtual no puede resolver alguna consulta de tus clientes, la llamada se transferirá de manera automática con un agente real.
Además con Dynamics 365, podrás optar por un enfoque anticipado, y también detectar algunos problemas sin necesidad de que los clientes te contacten de manera directa; esto lo lograrás mediante un análisis de Feddback del sitio web, de las redes sociales y de otras plataformas externas. También podrás vincular productos con el ERP del fabricante o vendedor.
Con esta función también detectarás de forma rápida la falla en la pantalla inteligente de algún cliente, y así puedas solucionarlo in situ o de forma remota. También te permitirá observar la aplicación de servicio de atención al cliente, para así evaluarla y optimizarla.
¿Qué herramientas ofrece Field Services (Servicio Externo) a los empleados en la sede
Con la aplicación Field Services de la Dynamics 365, podrás atender al cliente en corto tiempo y con las herramientas necesarias, ya que los servicios externos se fundamentan en la planificación.
Con esta aplicación podrás gestionar la búsqueda de forma efectiva de:
- Conocimientos, experiencias y habilidades de las personas
- Materiales
- La rotación óptima de los empleados
- Los marcos de tiempos necesarios
Para que logres satisfacer las demandas de tus clientes, tus empleados deberán ejecutar su labor de manera óptima y eficiente.
Con la Field Services lograrás:
- El manejo a tiempo por parte de tus empleados, de las descripciones de rutas de la aplicación.
- La entrega a tus empleados del historial del cliente, para mantener de esta forma contactos efectivos con ellos.
- La asistencia remota para el servicio de soporte, para así resolver determinados problemas en tiempo real a través de las Smart glasses.
Elabora y planifica los proyectos con Project Service Automation
La Project Service Automation, es una aplicación que se encarga de combinar las ventas y servicios externos; esta ha sido diseñada especialmente para los negocios que trabajan en base a proyectos.
Las empresas que trabajan en base a proyectos no proponen a sus clientes un producto o servicio fijo, sino que los conocimientos que emplean, están destinados a proyectos similares, y así adaptar su propuesta.
Si tienes una empresa o negocio de este tipo, te resultará muy útil la integración del Project service automation con la ERP, ya que la información sobre la capacidad de producción de tu empresa y la planificación del personal, esta aplicación la ejecutará con mayor rapidez. Esto quiere decir, que una vez que cierras un trato en un determinado proyecto, lo podrás llevar a la práctica de manera inmediata, es decir, todos los acuerdos se convertirán en producción, compra y planificación de trabajo.
Con la aplicación podrás realizar además, la reserva de los empleados y los materiales.
¿Qué papel juega el compromiso social de Microsoft en la comunicación externa
En general, las redes sociales han transformado la forma de comunicación entre los clientes, publicitando cada día nuevas compañías, servicios y productos. Debido a este extraordinario fenómeno comunicacional, las diversas compañías actualmente carecen de control, sobre la información o publicidad enviada a través de las redes.
Sin embargo, esta revolución que representan las redes sociales son una gran ventaja, ya que los mensajes de los clientes se pueden registrar en línea, y así las empresas podrán enterarse de lo que piensan y comparten los clientes.
Es por ello que el compromiso social de la Microsoft, está relacionado con la opinión y satisfacción de los clientes con respecto a las empresas. El que puedas estar en contacto de manera constante con los clientes, representa una gran ventaja la cual te permitirá medir el grado de satisfacción de tus clientes.
Marketing
El marketing es una de las herramientas actualmente más utilizadas por empresas que desean expandir su cartera de clientes. En las grandes empresas, el departamento de marketing es el encargado de explorar los clientes de un determinado sector comercial, para estudiarlos y así brindar a la misma, herramientas de comercialización que tengan por finalidad, expandir la cartera de clientes de forma vertiginosa, para así lograr mayores ventas.
Para ello, el departamento de marketing de tu empresa conjuntamente con la Dynamics 365 podrá realizar diversas campañas y promociones rápidamente para así atraer clientes potenciales.
Entre las acciones que podrás ejecutar se encuentran:
- Desarrollo
- Sincronizar las distintas campañas
- Realizar la diversificación por los diversos canales
- Realizar la gestión de campañas y eventos relacionados
- Analizar el ROI de las campañas
Con respecto a las ventas, el departamento de marketing de tu empresa también deberá encargarse de establecer la óptima conexión de los equipos, para que las oportunidades de venta obtengan buenos resultados.
¿Qué procesos de recursos humanos gestiona la aplicación Talent?
Debido a que la mayoría de las empresas dependen de sus trabajadores, la Microsoft Dynamics 365 ha sacado al mercado, la integración del ERP con la aplicación Talent (aplicación de RRHH).
Esta aplicación incluye:
Core de RRHH
- Remuneración
- Ausencias
- Contratación
- Descripción y automatización del proceso uniforme de contratación
- Información centralizada acerca de los solicitantes de empleo (currículos, entrevistas y comentarios)
- Guía para solicitantes de empleo, y descripción del proceso de solicitud
Onboarding
- Gestión de estrategias, métodos de trabajo y prácticas
- Soporte para implementar las prácticas
Gestión de competencia y rendimiento
- Feedback acerca de los empleados
- Análisis de objetivos logrados
- Orientación profesional
Formación
- Certificación de cursos
- Formación recomendada
¿Cómo expandir aún más el CRM usando PowerApps?
La aplicación Power Apps es una herramienta destinada a desarrollar de manera más amplia la aplicación Dynamics 365. Es necesario señalar, que antes de haberse creado esta aplicación, las modificaciones que se necesitaban para un sector u organización empresarial, acarreaban una gran carga de trabajo y mayor conocimiento.
Los servicios de informática, así como los partners de implementación del sistema, consideran a la Dynamics 365 un sistema avanzado, a diferencia de los sistemas anteriores de ERP de la Microsoft, tales como la AX 2012.
Para finalizar, deberás conocer los pasos a seguir para implantar e implementar las diversas aplicaciones de la Microsoft Dynamics 365 de forma efectiva, y estos son los siguientes:
- Busca asesoría: debes aquí pensar la manera que deseas configurar y agilizar tu negocio o empresa. Aquí podrás revisar las diversas aplicaciones que te ofrece la Microsoft Dynamics 365, y cuales pueden adaptarse a tu negocio.
- Implementación y desarrollo: aquí podrás configurar y poner en marcha las aplicaciones en las áreas que requiera tu negocio y además deberás seleccionar los empleados que se encargaran de manejarlas.
- Formación: este paso comprende los métodos que pondrás en práctica en tu empresa o negocio, para de esta manera ofrecer a tus clientes un servicio de primera, y con la mejor experiencia de navegación en las diversas tecnologías de la Dynamics 365.
- Servicio de mantenimiento: deberás seleccionar el mantenimiento y sus versiones de soporte.
En Caltico nos dedicamos a la implantación de Microsoft Dynamics 365 en todo tipo de empresas, si necesitas más información, puedes ver aquí nuestro servicio de implementación de Microsoft Dynamics 365.