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15 funciones geniales que deberías usar en Office y Microsoft 365

¡Office y Microsoft 365 vienen con una lista completa de herramientas que te brindarán mas productividad! Como llevas muchos años utilizando las aplicaciones de Office, es fácil que te aferres a los mismos viejos hábitos. Por ejemplo, probablemente hayas memorizado todo tipo de atajos de teclado.

Pues bien, es posible que te estés perdiendo nuevas funciones que pueden revolucionar tu forma de trabajar. Microsoft quiere que las empresas aumenten su productividad con Microsoft Office 365 para empresas.

¿Eres un gran fan de Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook o Publisher? ¿Utilizas a menudo Skype for Business, OneDrive o SharePoint? ¡Echa un vistazo a estas nuevas y geniales funciones que deberías usar en Office y Microsoft 365!

1. Coautoría en tiempo real (Word, Excel, PowerPoint)

¿Sabías que puedes trabajar, junto a otras personas y al mismo tiempo, en una hoja de cálculo, documento o presentación de PowerPoint? Cuando esto sucede, se llama coautoría.

Colaborarás en línea y verás los cambios de los demás a medida que se producen con la coautoría en tiempo real en Word.

Guarda tu archivo en OneDrive o SharePoint, para que otros puedan trabajar en él contigo. Puedes compartirlo directamente desde la aplicación, gracias a la barra lateral integrada.

Para trabajar esta función, necesitas:

  • Un área de almacenamiento compartido OneDrive.
  • En todos los dispositivos y versiones, deben estar las aplicaciones que admite la coautoría.
  • Formatos compatibles (.docx/Word; .pptx/PowerPoint; y .xlsx/Excel)
  • Permiso para acceso y edición de documentos.

2. Chatea con tus compañeros de trabajo en las aplicaciones de Office

¿Has oído hablar de las integraciones de Microsoft Teams en las aplicaciones de Office 365 y Microsoft 365? Es una herramienta de colaboración.

Microsoft Teams se ha convertido en una exitosa plataforma que simplifica el trabajo e impulsa la transformación digital de las empresas

Utiliza estas funciones para chatear, compartir pantallas y mantener conversaciones de audio o vídeo con tus compañeros, y ni siquiera tienes que salir de la aplicación en la que estás trabajando.

Incluso cuando cierres la aplicación, puedes continuar la conversación a través de Teams en tu escritorio o teléfono, y seguir hablando con el equipo mientras editan.

Ventajas de Microsoft Teams

  • Compartir pantallas. Puedes compartir la pantalla durante una llamada o permitir que otros usuarios controlen tu pantalla.
  • Grabar llamadas. Es posible grabar una llamada como referencia futura.
  • Agregar fondo personalizado. Puedes seleccionar varios fondos virtuales, para darle el toque profesional que deseas.
  • Desenfocar el fondo del equipo. Si trabajas desde casa, puedes elegir desenfocar el fondo doméstico.
  • Programa tus reuniones.
  • Compartir archivos.
  • Crea equipos de trabajo.
  • Cifrado de datos permanentemente.

3. Insertar enlaces a archivos almacenados, en lugar de enviar archivos enteros a los compañeros de trabajo

Olvídate de los archivos adjuntos al correo electrónico. ¡Compartir un documento para la coautoría es fácil!

Sube tu archivo a Office y al almacenamiento en la nube de Microsoft 365. Escribe un correo electrónico utilizando Outlook (u Outlook Web App).

En lugar de adjuntar un archivo, inserta el enlace al archivo en tu nube. Outlook concederá automáticamente el permiso de edición a las personas a las que envíes un correo electrónico. Puedes cambiar los permisos cuando quieras.

4. Convertir elementos de OneNote en eventos del calendario de Outlook

OneNote sirve para tomar notas o hacer listas de tareas; además, permite almacenar información y hacer seguimiento de tareas. Se trata de una especie de cuaderno virtual.

Puedes crear muchas secciones o pestañas para organizar tus contenidos y, dentro de cada pestaña, muchas más páginas.

Esta herramienta está integrada a Outlook y se puede usar junto con el calendario y lista de tareas, e integrarse con otras aplicaciones.

Convierte las notas en tareas dentro de tu calendario y asígnelas a tus colegas con recordatorios y fechas límite. Envía por correo electrónico las actas de las reuniones tomadas en OneNote y añade automáticamente los detalles (fecha, lugar, asistentes,…) de cada reunión con la que estén relacionadas.

5. Utilizar el ratón como puntero láser para mejorar las presentaciones de PowerPoint

Siempre se necesita un puntero para indicarles a nuestros interlocutores por dónde va la presentación de cualquier proyecto o trabajo y no pierdan detalles. Pero, ¿qué pasa cuando no tenemos un puntero?

Utiliza un simple atajo de teclado (Ctrl+P) para convertir tu ratón en un puntero láser durante tus presentaciones de PowerPoint. También puedes utilizar los comandos del Modo Presentador.

Esta función forma parte de PowerPoint desde hace años, pero se ha integrado recientemente para los dispositivos de pantalla táctil.

Si mantienes el dedo o el lápiz táctil sobre el dispositivo, aparecerá el falso puntero láser del botón rojo. También puedes cambiar este color a verde o azul; de igual forma se cambia la forma del puntero y su tamaño.

6. Power Map en Excel: Convertir los datos en un mapa

Power Map forma parte de las potentes e interactivas funciones de visualización de datos en Excel, que se potencian con Power BI, la solución para analizar, visualizar y compartir la información de los datos.

Puedes convertir filas de datos en un mapa interactivo en 3D con Power Map que incluye la posibilidad de filtrar los datos, utilizando tres filtros diferentes: Lista, Rango o Avanzado.

Si te especializas en mapas con información geográfica como latitud, longitud, ciudades, países, fechas, negocios y otras cantidades y referencias, esta herramienta es ideal.

Ventajas de Power Map en Excel

  • Puede interesarte las ubicaciones concretas de proveedores, clientes, usuarios, para saber dónde prestar mejor el servicio de tu empresa y ahorro de transporte.
  • Puedes conocer el lugar de residencia de los empleados. Este dato espacial ayuda a decidir cuestiones de transporte, asistencia, logística e incluso planes de apertura de oficina cercana de dónde vive la mayoría de los empleados.
  • Mapear los mejores puntos de venta de la empresa, este patrón de ingreso ayuda a tomar decisiones económicas.
  • Asocia valores a las referencias geográficas.
  • Manejo de escala geográfica local, nacional y mundial.
  • Puedes mapear en un globo terráqueo o en mapas personalizados.
  • Traza más de un millón de filas de datos.

7. Editar y convertir a PDF de forma sencilla

¿Terminaste de editar tu documento, hoja de cálculo, presentación o publicación? Convertirlo a PDF es muy sencillo gracias a la función integrada Guardar como PDF.

Si quieres editar un PDF, puedes convertirlo en un documento de Word sin los problemas de formato que se producen al copiar y pegar o al editar.

Para convertir PDF a Word, solo haz clic en el botón derecho del mouse sobre el documento de PDF que necesites editar. Luego, selecciona “abrir con”; busca la aplicación Word y dale aceptar.

Se abrirá el archivo en Word y podrás comenzar a editar, luego guarda el nuevo documento.

8. Reanudar la lectura de los documentos de Word

A veces tenemos que analizar extensos documentos y lo hacemos poco a poco, lo retomamos una y otra vez; pero con esta función, comenzar la lectura desde un principio y perder la secuencia del análisis, se acabó.

La función de reanudación de la lectura de Word, te permite continuar donde lo dejaste, incluso en diferentes dispositivos. Word marca automáticamente la última página que estabas leyendo.

9. 50 GB de almacenamiento de correo electrónico

Cada usuario obtiene 50 GB de almacenamiento con Exchange Online para el correo electrónico, el calendario, las tareas, las notas, los contactos y los archivos adjuntos.

Puedes ahorrar más espacio en tu buzón, utilizando el almacenamiento en la nube de OneDrive para compartir archivos adjuntos.

Pero, si aparece la advertencia de cuota excedida, puedes hacer más espacio si eliminas mensajes de correo electrónico no deseados de la bandeja de entrada. También puedes guardar en OneDrive, o eliminar definitivamente los mensajes de correo electrónico que contengan archivos o fotos.

Si buscas aumentar los límites de envío o almacenamiento, actualiza Outlook. Esto te conferirá seguridad avanzada, entrada de mensajes sin anuncios y un buzón de 50 GB por cada contacto.

10. Recuperar la versión correcta de un documento

El control de versiones se ha mejorado con la coautoría de Office y Microsoft 365, puedes ver qué cambios se hicieron, por quién y cuándo. También puedes volver a una versión anterior del archivo si es necesario.

El control de versiones sirve para:

  • Realizar el seguimiento de los cambios de un archivo. Si el control de versiones está habilitado, se puede visualizar cuándo y quién cambió un elemento de un archivo. En el seguimiento del historial, también puede conocerse los comentarios de los usuarios.
  • Volver a una edición anterior. Si se ha cometido algún error en el documento actual o prefieres la anterior versión, puedes reemplazarla.
  • Comparar versiones. Puedes comparar versiones de un documento sin sobrescribir en la versión actual.

11. Responder en línea al correo electrónico sin abrirlo

Activa el panel de lectura en Outlook para responder al correo electrónico sin ni siquiera abrirlo. El panel de lectura te permitirá previsualizar el contenido del correo electrónico, pulsar Responder y enviar tu respuesta, en la misma ventana principal de Outlook.

Combina esta función con la vista de conversaciones y verás si ya has respondido a un correo electrónico. No tendrás que abrir ventanas diferentes para cada mensaje. Se trata de una forma eficiente de conocer tus mensajes sin perder tiempo.

12. Trabajar sin conexión y subir los cambios más tarde

Tu almacenamiento de OneDrive está sincronizado con tu dispositivo, por lo que puedes elegir trabajar sin conexión en los archivos. Todo lo que necesites adelantar en cualquiera de las aplicaciones, lo puedes hacer sin conexión.

En cuanto te vuelvas a conectar a Internet, las nuevas versiones se subirán automáticamente a tu almacenamiento. La nueva versión también se enviará a cualquier otro dispositivo conectado.

13. Trabajar en cualquier lugar desde cualquier dispositivo

Obtén las Office Web Apps con tu suscripción a Office o Microsoft 365, para que puedas trabajar en tus archivos en la nube desde cualquier navegador web actualizado en un equipo conectado a Internet. No tienes que instalar el software de Office en el ordenador.

También tienes acceso a las aplicaciones móviles de Office para que puedas utilizar Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneDrive directamente desde tu Smartphone o tableta mientras te desplazas. Descárgalas desde la tienda de tu dispositivo Android o iOS con total seguridad.

14. Office Planner para ayudar a organizar el flujo de trabajo de tu equipo

Microsoft Planner te ayudará a planificar los flujos de trabajo y a organizar la colaboración entre el grupo. Se trata de un gestor de trabajo integrado a todas las aplicaciones.

Desde su tablero intuitivo, esta herramienta de gestión de proyectos te servirá para:

  • Organizar las tareas en grupos.
  • Categorizar las tareas y conocer su estado.
  • Acceder a lista completa de tareas.
  • Conocer en qué está trabajando cada miembro del equipo.
  • Establecer conversaciones dentro de la propia tarea, para compartir información sin cambiar de aplicación.
  • Establecer calendarios o fechas importantes del proyecto.

Planner para iOS

Los que pueden usar Planner para iOS, son aquellas personas con una suscripción profesional o educativa, con dispositivos iPhone, iPod Touch y iPad 9.0 o superior. También Planner solicitará algunos permisos.

Planner para Android

Se requiere una cuenta profesional o educativa de Microsoft 365. No admite uso con cuentas personales Microsoft 365. Planner solicitará algunos permisos.

Todo este trabajo se realiza mediante notificaciones por correo electrónico y tableros visuales.

15. Bandeja de entrada de correo electrónico inteligente que se desordena sola

La función Clutter de Microsoft utilizará las reglas de tu buzón para organizar automáticamente tu correo electrónico, de manera que los mensajes de alta prioridad sean visibles primero. El resto del correo electrónico se moverá a la carpeta Clutter, para que puedas verlo más tarde.

Clutter ordenará el correo basado en el comportamiento personal, de ello dependerá que ordene lo más importante en la parte superior y el resto en la parte inferior.

Esto lo aprende Clutter poco a poco gracias a la actitud personal. Pero, puede hacerlo de otra manera, personalizando el servicio, para que se adapte a las necesidades del usuario.

Como ves Office 365 incrementa mucho las posibilidades para cualquier negocio, en Caltico nos dedicamos a implantar Microsoft Office 365 en empresas ¿Necesitas ayuda? No dudes en contactarnos a través de este formulario.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.