En la era actual, la transformación digital ha emergido como un factor crucial dentro del entorno empresarial.
Enfrentando un panorama dinámico de clientes, competidores, sectores y empleados, impulsado por los avances tecnológicos, las empresas de todos los tamaños se esfuerzan por adaptarse.
Como resultado, se ha desencadenado una metamorfosis de proporciones colosales, transformando la estructura organizativa, los procedimientos, las operaciones, los productos y los servicios de las empresas.
En este contexto de evolución constante, la digitalización se ha vuelto un imperativo que no puede pasarse por alto.
La digitalización es un paso fundamental en este proceso, ya que permite la conversión de datos a su forma digital, lo que trae consigo múltiples beneficios.
España ha destacado en los últimos años en el proceso de digitalización, según el Índice de Economía y Sociedad Digital (DESI). Sin embargo, muchos se preguntan cómo llevar a cabo la digitalización de sus documentos sin poner en riesgo los datos registrados en ellos.
¿Es posible asegurar la protección de datos durante el proceso de digitalización?
Desde la implementación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en 2018, la relación entre la digitalización de documentos y la protección de datos ha cobrado mayor relevancia.
La protección de los datos personales se ha vuelto cada vez más desafiante debido a la rápida evolución tecnológica y la globalización.
El RGPD establece que la tecnología permite a las empresas y autoridades utilizar los datos personales a una escala sin precedentes, mientras que las personas físicas difunden cada vez más información personal a nivel mundial.
Para garantizar un elevado nivel de protección de datos personales y fomentar la libre circulación de datos, es necesario un marco sólido y coherente respaldado por una ejecución estricta.
Con la tecnología IRM (Information Rights Management) y el cifrado, se ha logrado una digitalización segura que permite la gestión de los permisos de acceso a los documentos sensibles.
De esta forma, los archivos mantienen su cifrado durante todos los procesos, y el usuario tiene control absoluto sobre la gestión de la información, lo que garantiza una protección al 100%.
Protección de archivos y ciberseguridad mediante el uso del cifrado
La seguridad de la información es crucial en todo tipo de empresa, y el uso de técnicas de codificación y ocultamiento ofrece alternativas en el marco del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) para salvaguardar su integridad.
El responsable del tratamiento debe adoptar medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos, como el cifrado, para mantener la seguridad y evitar infracciones del Reglamento.
En este sentido, el cifrado se presenta como una de las medidas más eficaces para garantizar un nivel de seguridad óptimo en los archivos de cualquier empresa.
La protección de archivos mediante el cifrado, tanto en formatos de texto como audio y vídeo, aumenta la ciberseguridad de la empresa.
Esto es especialmente importante en el contexto actual, en el que muchas empresas han adoptado el teletrabajo como medida ante la situación excepcional que vive el mundo.
Por lo tanto, contar con sistemas de protección de archivos se hace aún más relevante para facilitar la comunicación y el trabajo colaborativo entre los empleados.
Actitudes que pueden comprometer la ciberseguridad de tu empresa
En la actualidad, las empresas se enfrentan a diversos riesgos que pueden comprometer la seguridad de sus datos.
Algunas de las actitudes que ponen en peligro la ciberseguridad de las empresas incluyen el uso de la red Wi-Fi doméstica para realizar actividades laborales, el almacenamiento de archivos la falta de protección en carpetas, la gestión inadecuada de permisos y contraseñas, la utilización de dispositivos externos en los equipos de la empresa y la descarga de archivos sin ningún control desde correos corporativos o personales.
Además de la falta de cifrado al subir archivos a la nube, la falta de copias de seguridad, el envío de correos electrónicos masivos a clientes, la falta de información sobre incidencias con los equipos y el desconocimiento de la normativa vigente.
El cifrado de archivos se ha convertido en la opción más rápida, sencilla, cómoda y segura para mitigar estos hábitos dentro de la empresa y garantizar la digitalización de documentos sin poner en riesgo la información.
Con la utilización de sistemas de protección de archivos con cifrado, las empresas pueden evitar la exposición de sus datos a amenazas externas y garantizar la seguridad de su información.
¿Cómo implementar un sistema de protección de archivos con cifrado en una empresa?
La implementación de un sistema de protección de archivos con cifrado en tu empresa puede ser un proceso sencillo si sigues estos pasos:
- Lo primero es identificar los archivos críticos que contienen información sensible y valiosa para la empresa.
- Seguidamente, seleccionar una solución de cifrado que se adapte a las necesidades de tu empresa. Hay varias opciones disponibles en el mercado, desde el cifrado de discos duros, hasta el cifrado de archivos individuales. Asegúrate de elegir una solución que sea fácil de usar y que ofrezca un alto nivel de seguridad.
- Configurar la solución de cifrado seleccionada en todos los dispositivos de la empresa que almacenan o procesan información sensible.
- Realiza pruebas de la solución de cifrado para asegurarte de que funciona correctamente y de que no haya problemas de compatibilidad con otros programas o sistemas.
- Comprobar que la solución de cifrado se actualice regularmente para garantizar que esté protegiendo los archivos de forma efectiva.
- Considerar la posibilidad de contratar a un especialista en seguridad informática para implementar y mantener el sistema de protección de archivos con cifrado, especialmente si tu empresa maneja grandes cantidades de información sensible.
- Aplicar una política clara de gestión de contraseñas y permisos para evitar que los archivos cifrados caigan en manos equivocadas.
- Implementar un sistema de protección de archivos con cifrado puede ayudar a proteger la información sensible de tu empresa de las amenazas externas y garantizar la seguridad de tus datos.
Si has determinado que necesitas implementar un sistema de protección de archivos con cifrado en tu empresa, en Caltico podemos ayudarte con la digitalización de sus documentos.
Además, como agentes digitalizadores, podemos tramitar el Kit Digital para tu empresa y facilitarte el proceso.