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Gestión de documentos con software: ¿Qué ventajas presenta?

gestion documental

Cada día son más las empresas que tienen que gestionar grandes cantidades de documentos, en diversos formatos, entre los cuales se tiene: Mensajes de correos electrónicos, archivos digitales e incluso documentos físicos. Por tal razón, se hará necesario que conozcas las ventajas que ofrece un software de gestión de documental, y así puedas aprovechar al máximo las funcionalidades que ofrece.

Ventajas de un software de gestión documental

Entre las ventajas que te ofrece un sistema de gestión documental, se encuentran las siguientes:

Organización: más control

Con el sistema de gestión documental, podrás tener mayor control sobre la organización de tu empresa; este tipo de sistemas te brindará la posibilidad de distribuir de manera más eficiente el flujo de trabajo, debido a que este viene con un identificador de la información con el cual podrás conocer: La ubicación del archivo, el tipo de archivo, la hora de llegada del archivo, el responsable, la proyección de salida de la documentación, los archivos adjuntos y los archivos variables.

Rentabilidad: más barato

Este tipo de herramienta de gestión documental, te permitirá reducir los costes de contratación de recurso humano, ya que tiene las siguientes funcionalidades:

  • Un identificador
  • Remisión de la documentación
  • Almacenamiento de la documentación
  • Verificación de la documentación

Estas funcionalidades hacen del gestor documental una herramienta altamente eficiente, la cual te ahorrará el pago por la contratación de un empleado que ejecute las tareas de forma manual. Además, con la implementación del gestor, los empleados podrán dedicarse a darle atención personalizada al usuario, generando con ello mayor valor agregado a tu empresa o marca.

Velocidad: más rápido

El sistema de gestión documental ha sido creado para apoyarte en la productividad de tu empresa. Estos tipos de software digital, funcionan a la par con el tránsito de la intranet (archivos transferidos en menos de un segundo). Además, si lo integras a un software PQRS, podrás responder a los clientes y usuarios en tiempo real.

Al momento en que debas realizar la evaluación de los procesos de tu empresa, como por ejemplo, las complejas auditorias financieras, este gestor será de gran utilidad en la búsqueda de los documentos requeridos; además, si conoces su identificador (balance de gestión y planificación de año fiscal), la documentación podrás localizarla de forma instantánea.

Trazabilidad: más seguridad

Una de las mayores ventajas de un gestor documental, es la trazabilidad. Esta aumenta la confianza en la administración de los procesos de tu empresa por parte de tus empleados, beneficiando con ello el ambiente laboral.

Con la trazabilidad, podrás identificar cada archivo, tener mayor control sobre las funciones del gestor documental, y además, podrás asegurarte que los procesos se cumplan conforme a las normas. También esta característica, te dará la posibilidad de verificar cual es la etapa en la que se encuentra un determinado documento, en qué departamento, el responsable del mismo, entre otros.

Accesibilidad: más fácil

Podrás acceder a la información de tu empresa u organización, a cualquier hora y desde el lugar donde te encuentres; solamente contar con un buen acceso a internet. Para ello, tendrás la posibilidad de contratar los servicios de un almacenamiento en la nube, como la Suite de gestión documental, MABS 3.0. Este tipo de sistema te dará acceso a todos los documentos de tu empresa desde una laptop, Smartphone o Tablet.

Con el servicio en la nube, MABS 3.0, tendrás la posibilidad de asignar el acceso de tu información a determinados clientes y usuarios.

Interacción: más dinámico

El sistema de gestión documental, te permite abordar la contratación de empleados; esto lo podrás llevar a cabo mediante un gestor documental en la nube, donde podrás contratar freelancers para determinados proyectos de tu empresa. Además, mediante el outsourcings (labores de contabilidad), podrás crearle un usuario a la empresa encargada de llevar la contabilidad de tu empresa o negocio, vinculándola a documentos como recibidos o facturación.

En Caltico nos encargamos de la implementación de sistemas de gestión documental, si quieres conocer mejor nuestros servicios puedes dejar tu contacto a través de este formulario.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.