Ante el creciente escenario de regulaciones gubernamentales e industriales, las empresas están migrando hacia la digitalización de sus documentos y registros. Pero surge una pregunta clave: ¿Optar por un sistema de gestión documental o un software específico para la gestión de archivos? A continuación, profundizaremos en las características y beneficios de cada uno para ayudarte a tomar una decisión informada.
Documentos vs Registros
Los documentos se convierten en registros cuando representan evidencia de una actividad comercial o transacción. A diferencia de los documentos que pueden editarse, los registros, una vez creados, permanecen estáticos y sirven como testimonio de una acción específica.
La Dimensión de la Gestión Documental
Más allá de la simple conservación de documentos, la gestión documental involucra:
- Almacenamiento y fácil recuperación.
- Automatización de flujos de trabajo.
- Protección robusta contra amenazas cibernéticas.
La Importancia de los Tiempos de Retención
Las empresas deben ser conscientes de los periodos de conservación que las distintas regulaciones establecen para los registros. El incumplimiento puede resultar en sanciones financieras significativas. Por ejemplo:
- Registros estudiantiles bajo la FERPA en EE.UU. tienen tiempos de retención que varían de 5 a 60 años.
- En España, los documentos fiscales se conservan típicamente durante 4 años.
Componentes Esenciales de la Gestión Documental
- Archivado: Cada registro almacenado de manera segura, etiquetado con identificadores únicos.
- Controles de Acceso: Permite a usuarios autorizados acceder y ver documentos, pero no modificarlos.
- Seguridad: Implementación de cifrado y derechos de acceso para protección.
- Recuperación en Desastres: Almacenamiento en múltiples ubicaciones para garantizar la disponibilidad.
Gestión Documental y Gestión de Archivos: ¿Dónde se Cruzan?
Un buen sistema de gestión documental proporciona las herramientas necesarias para una adecuada gestión de archivos. Estas herramientas facilitan la indexación, el archivado, la recuperación y la implementación de flujos de trabajo digitales. Además, ofrecen medidas avanzadas de seguridad, desde la autenticación hasta el cifrado.
Conclusión
Mientras que la digitalización es esencial en el mundo empresarial moderno, es crucial que las empresas comprendan las sutiles diferencias entre la gestión documental y la gestión de archivos. Optar por la solución adecuada no solo garantiza el cumplimiento normativo sino que también impulsa la eficiencia operativa.
Para aquellas empresas que buscan una herramienta confiable y bien establecida, Microsoft SharePoint es una excelente opción. SharePoint no solo facilita la gestión documental y la colaboración, sino que también proporciona características robustas para la gestión de registros, asegurando que las empresas cumplan con todas las regulaciones pertinentes mientras mantienen la productividad en su máximo nivel.