A menudo, las empresas pequeñas y medianas, producen grandes cantidades de documentos, los cuales se les hace complejo administrar; y es que entre más grande se torna la empresa, más difícil le será gestionar de manera manual y eficiente, la documentación de la misma. Además, este sistema de administración manual de documentos, traerá como consecuencia, que los empleados tengan que dedicarle muchas horas a realizar esta actividad.
El software de gestión documental, está diseñado con la finalidad de que los empleados ahorren horas de trabajo, en la administración documental de las empresas u organizaciones. En ese sentido, se plantean los siguientes interrogantes: ¿De qué manera un sistema de gestión documental digital podrá colaborar con las labores de administración de archivos en las empresas? ¿Cuáles paquetes de este software de gestión son los idóneos para una empresa mediana? ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta al elegir un sistema de gestión documental, para una empresa mediana?
A continuación conocerás todas las características y detalles de lo que debe incluir un software de gestión documental, para las empresas medianas.
Las pymes quieren una solución total para la gestión de datos
A las pequeñas y medianas empresas se les denomina también Pymes. Sin embargo, en el sector de los datos existen notables diferencias entre una y otra.
Entre las características notables de una empresa mediana, se tienen:
- En las empresas medianas con mayor cantidad de producción de documentos, los flujos en las actividades serán más complicados.
- Las empresas medianas laboran con diversos tipos de documentos.
- Algunas empresas medianas tienen diversas estrategias, y varios tipos de software, para así atender el flujo diario de documentos; este software que emplean, no siempre significará un ahorro de tiempo.
Un sistema de autorización interno
Muchas empresas pequeñas, le otorgan acceso de toda su documentación a los trabajadores; en las empresas medianas. está acción no se da, ya que podría repercutir negativamente en la misma. Generalmente será de mayor utilidad, que un empleado de confianza tenga acceso a la documentación que se requiere, para que de esa manera la empresa lleve a cabo de manera óptima sus tareas diarias.
Por tal razón, los niveles de autorización y funcionalidad que vienen incluidas en el sistema de gestión documental, resultará muy interesante y de gran utilidad. Estos permisos de acceso, podrán posibilitar que determinada información y documentos, esté disponible a través del gestor.
Es importante señalar además, que la administración de los accesos en el gestor documental también permitirá que determinado grupo de la empresa, pueda intercambiar información vital para el desarrollo de un proyecto. En ese sentido, si los empleados de una empresa trabajan con el mismo software, estos tendrán la posibilidad de compartir sus labores y experiencias de forma más eficiente, evitando de esta manera la duplicación de las actividades. Además, esta función ayudará a los usuarios externos en la búsqueda de documentos.
De esta forma se le prestará la ayuda necesaria a los clientes, donde el empleado que se encarga de atenderlos, tendrá la posibilidad de efectuar eventuales cambios.
Autorizaciones para externos
El trabajo colaborativo de los empleados no necesariamente debe simplificarse, al intercambio y trabajo de la información y documentación entre los mismos. En ciertas ocasiones, se hará necesario que externos puedan tener acceso a determinadas áreas del sistema de gestión documental. Así de esta manera, los socios comerciales y clientes, podrán consultar e intercambiar información relevante para ellos. También con el gestor podrán celebrarse contratos y otra serie de acuerdos, los cuales podrán firmarse a distancia.
Cuando los clientes y socios comerciales logran encontrar en el gestor, los documentos que les interesan, estos podrán consultar y administrar sus propios archivos, así como consultar informes referentes a reuniones o decisiones tomadas. Además, el acceso a los datos en el gestor documental la mayoría de las veces se podrá ejecutar mediante el inicio de sesión personal, en el portal web.
Al tener los clientes y socios comerciales el acceso parcial al sistema de gestión documental, deberán tener en cuenta lo siguiente:
- Las empresas deberán asegurar el acceso a distancia, mediante la elección de un sistema de gestión documental en la nube.
- Los clientes y socios comerciales deberán iniciar sesión, mediante localizaciones externas.
- Para que los clientes y socios puedan acceder a través de un dispositivo móvil, la empresa deberá tener una App para esta acción.
- Los empleados de la empresa deberán revisar y aprobar los ajustes que ejecuta el externo.
Automatización de los flujos de trabajo
Los aspectos más relevantes de los flujos de trabajo, son: la revisión y aprobación de los documentos. Los flujos de trabajo de las empresas pequeñas son muy simples, a diferencia de las empresas medianas, los cuales son muy complejos.
En las empresas medianas, los documentos tienen que ser editados, autorizados y controlados por diversas personas; en ese sentido, el aumento de las normas y leyes, se encargaran de los errores que mayor importancia tengan. Es decir, si se llega a omitir una revisión de la producción de un nuevo artículo, podría suceder que el material empleado para su elaboración no cumpla con las normas de calidad vigentes. Cuando esto ocurre, las empresas podrían acarrear multas exorbitantes.
Por tal razón, en las empresas medianas no será posible el proceso manual de los flujos de trabajo; por lo cual, se tendrá que implementar un sistema de gestión documental, el cual se encargue de automatizar los flujos de trabajo, y que además, tenga un sistema de notificaciones que se encargue de notificar a los empleados cuando estén disponible las tareas.
Configuración y administración del archivo digital
En las empresas medianas los documentos que se producen diariamente, son prioritarios; por esta razón, las mismas deberán prestarle suma atención a una óptima gestión de archivos, ya que tendrán que consultar de manera regular, las informaciones anteriores. Este tipo de revisión regular, evitará la incursión en errores relacionados con informaciones antiguas, por lo cual la empresa deberá guardarse por un tiempo determinado las mismas, y así cumplir con las leyes establecidas.
¿A qué debe prestarle atención una pyme durante la elección del paquete?
Posibilidades de integración entre un gestor documental y otros sistemas
Respecto a las empresas medianas, estas frecuentemente se sienten impulsadas a integrar otros software al sistema de gestión documental; a diferencia de las pequeñas empresas, las cuales solo requieren de una conexión simple.
La integración de otros software al sistema de gestión de las empresas medianas, tendrá las siguientes ventajas:
- Garantizará la sincronización de los diversos documentos; de esta manera se incluirá toda la información no duplicada, e innecesaria en el gestor.
- Se podrá integrar la finalización en los flujos de trabajo
- Se podrá integrar el correo electrónico, enviando además emails de manera automática. Sin embargo estos podrán enviarse solamente con la confirmación de un empleado o trabajador de la empresa.
Espacio para el crecimiento
Las empresas medianas no requerirán en principio un gestor documental extenso, ya que con las funcionalidades básicas será suficiente para comenzar. Deberá entonces, establecer las prioridades referentes a la implementación, para que de esa manera se ahorren costes elevados de inversión.
Vale la pena agregar, que si las medianas empresas se hacen cada día más grandes, y además, desean seguir creciendo, deberán tener una escalabilidad respecto al sistema de gestión documental; es decir, que el software de gestión deberá expandirse en la medida que la empresa, departamentos o sucursales de la misma crecen.
Es por ello, que diversas empresas medianas crecerán, y paralelamente, la escalabilidad del sistema de gestión documental será una pieza fundamental. Es por ello, que tendrán que elegir entre la inclusión de nuevas funcionalidades, la adición de nuevos usuarios, o la ampliación del espacio de almacenamiento.
Tipo de licencias
Las licencias son las que representan gran parte del coste que tiene un software de gestión documental, el cual deberá renovarse cada cierto período de tiempo. Una empresa mediana no necesariamente deberá tener una licencia completa; sin embargo, se deberá estimar quien deberá ser un usuario completo y quien deberá ser un usuario ilimitado. En gran parte de los paquetes de este software de gestión, se podrán consultar y editar documentos (usuario completo). En el caso de los usuarios limitados, solo podrán consultarlos.
¿Entiende el proveedor la posición de la empresa?
Cuando se habla de mediana empresa, las expectativas que le rodean son diferentes. Y esto es necesario exponerlo, ya que muchos proveedores no conocen la manera de evaluar la posición que ocupa la misma, para así ofrecerles un paquete sencillo o complejo.
Se hará necesario establecer desde el primer momento, los requerimientos del sistema de gestión documental y el presupuesto con el que cuenta la empresa.
Esto sin duda orientará al proveedor, en cuanto al proceso de gestión que requiere la misma. En ese sentido, será de gran utilidad que la empresa conozca las funcionalidades específicas del gestor documental que necesita. De esta manera, el tiempo de implementación será menor, y además la adaptación por parte de los empleados a este nuevo sistema de administración, será más rápido y eficiente.
¿Necesitas ayuda con la implementación de un software de gestión documental? En Caltico podemos ayudarte, déjanos tus datos de contacto en nuestro formulario para proponerte una solución.