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Gestión documental para grandes empresas

La prioridad número uno para las grandes empresas, debe ser una gestión eficaz de toda su documentación e información. No obstante, existen estudios que demuestran que que muchas empresas (aproximadamente de 1000 empleados), pierden entre 2 y 3 millones de euros al año debido a errores en la gestión de su documentación. En ese sentido, surgen los siguientes interrogantes:

¿Qué acción se requiere para evitar la pérdida de ingresos? ¿Qué software de gestión documental se debe crear para que cubra las expectativas de las grandes corporaciones? ¿Cuáles son los peligros que se identifican en las grandes empresas?

En este post conocerás todos los elementos que se deberán tener en cuenta, al momento de implementar la gestión documental en las grandes empresas u organizaciones.

Las grandes empresas revisan su gestión documental con regularidad

Es necesario señalar, que las grandes empresas ya cuentan con sistemas de gestión documental, los cuales organizan las labores administrativas respectivas; sin embargo, estas pierden mucho tiempo buscando la documentación diaria, mediante el control de la información, y a través de una gran entrada de datos. Estas pérdidas llegan a representar cuantiosas cantidades de dinero y tiempo para estas empresas.

En las pérdidas se deben tener en cuenta, además de los costes por horas de trabajo perdidas, los gastos inherentes a los errores en la gestión del software. Uno de los errores más frecuentes, es el del certificado de seguridad de una máquina el cual está próximo a caducar; con la omisión de un control de seguridad obligatorio, este certificado no podrá renovarse en adelante generando con ello multas a la organización. Otros de los errores que se repiten al respecto, es el de gestión deficiente de los registros.

Por las razones arriba mencionadas, las grandes empresas tienen el deber de buscar nuevas maneras de gestión de su información y documentación. En ese sentido, una óptima evaluación como estrategia, revelaría determinados problemas que pudiese estar acarreando la organización. Esta organización debería llevar a cabo, tomando como referencia los requisitos específicos del software de gestión documental, el tipo de funcionalidades que debería tener el mismo, las cuales se adapten a los requerimientos y necesidades de la empresa.

Cuanto mayor sea la empresa, más requerirá del sistema de gestión documental

Las grandes empresas u organizaciones diariamente operan con una gran cantidad de información, documentos y flujo de trabajo; debido a esto, deben establecer unos requisitos bastantes exigentes para la gestión documental, los cuales podrían variar considerablemente. En ese sentido, no existen fórmulas comunes de gestión documental para las diversas organizaciones; es por ello que al respecto, surgen determinados requisitos para este sistema, entre los cuales se encuentran:

Cumplimiento de la legislación y las normas

Los diferentes tipos de empresas a nivel global, deben regirse por normas y legislaciones establecidas; sin embargo, son las grandes organizaciones las que requerirán mayor ayuda de un software de gestión documental, para de esa manera, poder cumplir con estas regulaciones.

El software de gestión documental, tiene los siguientes beneficios y requisitos:

  • Este es una herramienta con la cual las organizaciones podrán conseguir la certificación ISO.
  • Este software emplea plantillas para poder redactar los procedimientos obligatorios de las organizaciones, así como sus flujos de trabajo.
  • El sistema de gestión documental, se encargará de velar que los procedimientos y flujos de trabajo establecidos, se cumplan a cabalidad.
  • Un gestor documental con certificación ISO, no se encarga de transferir esta certificación de manera directa a la empresa.
  • Para que las organizaciones consigan la certificación ISO, deberán pasar por un proceso de certificación.

Garantía de seguridad respecto a la información de la empresa

En los últimos años, uno de los mayores inconvenientes que han tenido que enfrentar las diversas organizaciones, ha sido el relacionado con la seguridad en la información. Por tal razón, las grandes empresas han tenido que valorar la importancia de adquirir una seguridad de datos confiables, ya que entre más grande sea la empresa, mayor será la fuga de información; y esta indefectiblemente tendrá un gran impacto en la misma.

Para evitar la fuga de información se deberá agregar controles de acceso avanzado, al gestor documental. Cuando se realiza esta acción, la organización estará asegurándose que solo los empleados autorizados puedan acceder a determinados documentos confidenciales. En ese sentido, los controles de acceso que podrán tener los documentos, serán las combinaciones de contraseña y firma electrónica. También tendrá la opción de que este tipo de documentos estén encriptados. En ese sentido, la información solo podrá ser entregada al empleado, mediante la inserción de una tarjeta personal en el ordenador.

Casi siempre las grandes organizaciones eligen por motivos de seguridad, o una solución en la nube, o una local. Sin embargo, las nubes públicas presentan las siguientes ventajas:

  • Tanto el mantenimiento como la seguridad de una solución en la nube, estarán a cargo de expertos en seguridad de la información o documentación.
  • Como tercera opción se tiene la nube híbrida. Esta tendrá información mixta proveniente de: una nube privada y una nube pública.
  • El resguardo de la información en la nube representa una opción segura para la administración de los documentos de las organizaciones; sin embargo, la organización debería conversar acerca del diseño de la misma con el proveedor, ya que pudiesen tener cierta influencia las regulaciones para determinados sectores (ubicación de los servidores).

Cuando las organizaciones tienen un exceso de seguridad, se les hace casi siempre muy complicado trabajar con socios externos. Las claves temporales que otorgan diversos gestores documentales, podrán dar soluciones al respecto. Es por ello que de esta forma, un usuario o trabajador externo que tenga una colaboración con la organización, podrá tener acceso a la carpeta de proyecto.

Integración de otro software

Una empresa grande o corporación, suele utilizar diferentes paquetes de software, además de un sistema de gestión documental. Entre más paquetes de software emplee, mayor será la posibilidad de que las funcionalidades de los distintos sistemas sean complementarias (hasta se solapan).

Casi siempre los documentos que se localizan en el gestor documental, intervienen en flujos de trabajo que están descritos previamente en el módulo de ventas del sistema ERP. Además, se pueden incluir los archivos que se encuentran en el sistema de RRHH, en el sistema de gestión documental, para que de esta manera los documentos estén inmersos en el flujo de trabajo que se requiere; con esto se podrán establecer notificaciones, como por ejemplo, la renovación del certificado de formación.

Existen organizaciones que trabajan con regularidad en ciertos proyectos; por tal razón, es requerida la integración de un software de gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM). Este CRM se encarga de almacenar la información la información del cliente y el historial relevante de los contactos con el mismo. El mismo se compone de:

  • Documentos del cliente
  • Información de los correos
  • Archivos adjuntos relacionados

Vale la pena destacar, que al realizar un nuevo proyecto, la información antes mencionada podrá servir de valiosa ayuda. En líneas generales, se puede afirmar que un CRM podrá impulsar el éxito de un proyecto.

¿Necesita una gran organización un sistema de gestión documental extenso de todos modos?

Es necesario señalar, que una gran empresa u organización podrá iniciar con un sistema de gestión documental pequeño. Sin embargo. Muchas de ellas suelen comenzar con gestores documentales de gran tamaño, pero esta no es precisamente la opción más adecuada.

Al implementarse un paquete o software más complejo en las grandes empresas, esto no solo necesitará más tiempo, sino que además, no ofrecerá garantía de éxito, ya que:

  • Se tendrá que insertar de inmediato gran cantidad de datos, lo cual podría acarrear errores dentro del sistema.
  • La adopción de nuevas tareas de forma inmediata, podría ocasionar descontento y resistencia en los empleados.
  • La adicción a demasiadas funcionalidades, requerirá que los empleados necesiten adiestramiento inmediato
  • La integración con diversos softwares necesitará de la presencia de expertos de forma continua en la empresa.

Con esto no se trata de afirmar que las organizaciones grandes no necesiten un software de gestión documental grande, pero es importante que la misma esté al tanto de las funciones e integraciones que necesita.

Al momento en que las organizaciones tengan que escoger las integraciones y funcionalidades del gestor documental, deberán plantearse los siguientes interrogantes:

  • ¿Qué funciones e integraciones han solicitado los departamentos?
  • ¿En qué tareas específicas se deberán utilizar?
  • ¿La implementación del sistema que problemas tendrá que resolver?
  • ¿Deberán los datos sincronizarse con el sistema de gestión documental y el software vinculado, o existe tráfico suficiente de datos unidireccionales, del software al sistema de gestión documental?(intercambio de datos entre un software de contabilidad y el gestor)

Es probable que luego de haber analizado todo esto, las grandes organizaciones requieran de un paquete o software más complejo. Si este es el caso, la implementación de un sistema de gestión documental por fases podrá ser una excelente solución, ya que la empresa podrá ir agregando de forma paulatina las integraciones, o comenzar inicialmente con la implementación del gestor en un departamento. Esta paulatina implementación aumentará rápidamente las posibilidades del éxito del sistema, notándose casi de forma inmediata los resultados.

¿Cómo de complejo es todo el trayecto del sistema de gestión documental para grandes empresas?

El proceso de selección es esencial y constituye el primer paso para el proceso de implementación de un sistema de gestión documental. Esta fase es denominada como, fase de debate y de decisión; es aquí donde se determinará la estrategia del gestor documental, la elección del proveedor y la forma de utilización del sistema.

La primera fase del proceso de selección es la que se denomina, fase de orientación. En esta fase, el director del proyecto se encargará de analizar y establecer el grupo de trabajo donde estarán incluidos todos los departamentos y directiva de la empresa, vinculados en la implementación del sistema de gestión documental. Para ello es de vital importancia, que todas las partes incluidas en este proceso de implementación sean escuchadas. De esta manera quedará asegurado el apoyo de todas las partes desde el inicio, y esto conllevará a una correcta adaptación con el nuevo sistema, de todos los involucrados.

En estas reuniones iniciales tendrán que ser establecidas, las necesidades y requerimientos de la empresa al nuevo sistema de gestión documental.

Es necesario aclarar, que la fase de selección podría convertirse en el paso que mayor inversión de tiempo requerirá, ya que en la misma se discutirán todos los aspectos (grupo de trabajo) que serán vitales, e influenciaran de manera notable, la implementación del nuevo sistema de gestión documental.

La implementación y la migración puede ser facilitada

El tiempo de migración implementación dependerá de varios factores, y estos son:

  • Óptima planificación y preparación: Si se lleva el proceso de selección de manera adecuada, sobre todo lo referente a los detalles relacionados con el sistema de gestión documental, los flujos complicados de tareas y las normas, no se producirán complicaciones durante el proceso de implementación.
  • Cantidad de datos que se deben migrar: Estos podrán ser limitados gracias a una selección previa. En ese sentido, se deberá tener cuidado respecto a la migración de datos viejos y contratos obsoletos; esto último podría cambiar si los mismos deben ser almacenados en un archivo digital.
  • Programación de pruebas de migración de datos: Esto representa una idea óptima, ya que de esta manera se podrá evaluar si la forma de migración seleccionada funciona correctamente y no se ha perdido algún tipo de información. Al ser ejecutada esta prueba, se podrán realizar las debidas correcciones, ya que la información no se elimina en un tiempo establecido por el sistema.

Los partners pequeños también pueden ser interesantes

La mayoría de las empresas en la actualidad se están interesando por adquirir soluciones partners de implementación, poco conocidos en el mercado; en tiempos anteriores, estas organizaciones escogían de forma estándar, los softwares o paquetes de empresas líderes del mercado en tecnología de gestión documental.

Las razones fundamentales para que se está dando este tipo de acciones, se debe a que muchas organizaciones o empresas prefieren un servicio personalizado, además de una especialización en el sector económico al que pertenecen sus empresas u organizaciones.

En Caltico nos encargamos de realizar estas implementaciones, si necesitas más información no dudes en dejarnos tu caso en nuestro formulario de contacto.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.