El sistema de gestión documental implementado en diversos sectores, difieren unos de otros en cuanto a los softwares que emplean. Además, se hace conveniente tener en cuenta, las ventajas y desventajas que ofrecen los gestores generales y específicos, para los diversos sectores.
Por tal razón, en el mercado encontrarás varios tipos de gestores documentales, lo cual representará una disyuntiva al momento de elegir uno de ellos, ¿Deberás implementar para tu empresa uno en específico? ¿Cuáles son los programas dirigidos para el sector económico de tu empresa? ¿Cuáles son las implicaciones al momento de que tengas que elegir un gestor documental?
Vale la pena destacar, que un sistema de gestión documental resulta beneficioso para aquellas empresas que desarrollan gran cantidad de documentos, y que además, deben consultar los mismos de forma recurrente en el día a día laboral.
Además, el gestor documental tiene como objetivo central, la eliminación de tareas manuales para que de esa manera, los empleados o profesionales puedan dedicarse a labores que generen valor agregado a tu empresa u organización.
Sectores que requieren de un gestor documental
Cada sector económico tiene características específicas para la realización de sus actividades administrativas, y estas son en las mayorías de los casos, propias y exclusivas a cada uno de estos.
Es por ello, que deberás adquirir un software de gestión documental el cual se adapte al sector económico de tu empresa. A continuación conocerás las características de algunos gestores documentales por sector, entre los cuales podría estar incluido el sector económico de tu empresa:
- El sector educativo: El gestor documental para este tipo de sector será útil, para la gestión de la documentación de los alumnos. Con este sistema podrás guardar y archivar todos los documentos e información vinculados al departamento de recursos humanos, y control de estudio. Además con un gestor documental para una institución educativa, podrás ahorrarte costes administrativos, ya tus empleados realizaran las actividades de manera más eficiente.
- El sector sanitario: En este sector la documentación tendrá un movimiento diario, por lo cual un gestor documental será de gran utilidad. Entre las funcionalidades más importantes que deberá tener un gestor documental para el sector sanitario, es aquel relacionado con la seguridad y protección de datos, ya que debe dársele a este tipo de documentación una estricta confidencialidad y la debida protección de la información de los pacientes.
- El sector jurídico: Este es el sector que más genera documentación e información. Es relevante aquí crear copias de documentos seguras, que además sean compatibles, y que puedan firmarse de manera digital. Todo ello deberá estar implementado mediante las regulaciones y normas vigentes.
¿Es relevante distinguir la gestión documental según sectores?
Para la mayoría de las empresas y organizaciones que producen gran cantidad de información y documentos, es de vital importancia un gestor documental, ya que estas necesitan diariamente consultar y producir información como parte de su flujo diario de trabajo.
En ese sentido, existen variados programas de gestión documental, pero no todos serán válidos para empresas que se desempeñan en diversos sectores económicos. Para ello, se hará necesario elegir la solución que mejor se adapte a estas empresas y además, en concordancia con las necesidades y requerimientos de cada una de ellas.
Para tal fin, existen en el mercado diferentes tipos de software de gestión documental, los cuales son específicos al sector de cada compañía o empresa; estos gestores documentales específicos son denominados, programas verticales; pero además se encuentran en el mercado los llamados programas horizontales, los cuales son gestores documentales genéricos, a los cuales se les añade una personalización según los requerimientos de cada empresa.
Ventajas ante la elección de un gestor documental vertical
Entre las ventajas que tiene un gestor documental vertical, se encuentran las siguientes:
- Constituye un ahorro de costes, ya que un software para un sector en específico es más económico que uno para un sector genérico.
- Debido a que el software específico lo encontrarás creado, solo necesitarás ejecutar una pequeña adaptación para tu empresa.
- Luego de su implementación, no tendrás que ejecutarle modificaciones, o agregarle aplicaciones concretas.
- La mayor ventaja de un programa de gestión documental vertical, es que está diseñado para el sector económico al cual pertenece tu empresa, es decir, está elaborado con un diseño específico para cada sector o actividad económica.
- Las soluciones de este tipo de programas se encuentran preconfiguradas; estas responden a situaciones específicas al “Core Business” de tu empresa.
- Son programas confiables, ya que han sido diseñados por experto profesionales de cada sector económico.
Inconvenientes al elegir un gestor documental según el sector
El que selecciones un sistema de gestión documental específico al sector económico de tu empresa, podría representar un retraso si tu empresa se encuentra en proceso de diversificación o expansión. Esta acción podría ocasionar cambios en la actividad económica de tu empresa, la cual implicará la adquisición de un nuevo gestor documental, o la de una extensión que adapte el programa a la nueva actividad.
Los programas verticales no son tan versátiles como las soluciones horizontales, debido a que estas últimas se encuentran más desarrolladas tecnológicamente y además, contienen mejores opciones de configuración las cuales están dirigidas a una gran mayoría de empresas y organizaciones.
Seguridad y protección de datos
Respecto a la seguridad de la información, actualmente todas las organizaciones y empresas deben apegarse al reglamento general de protección de datos, y a los estándares de la organización.
En el caso específico de los historiales del sector sanitario y de la información referente al sector financiero, la seguridad y protección de datos resulta de gran importancia. En ese sentido, al utilizar las empresas un gestor documental, la seguridad será primordial tanto en los programas verticales como en los programas horizontales.
Con el servicio de seguridad y protección de datos, se podrá evitar la suplantación de identidad, el robo o fraude. Para tal fin, se podrá restringir el acceso a las carpetas y archivos confidenciales realizando una clasificación del perfil de cada usuario o empleado, mediante la configuración de permisos, contraseñas y creación periódica de copias de seguridad.
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