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Guía para aumentar tu productividad con Office 365

Hoy en día se necesitan programas y aplicaciones que ofrezcan seguridad, conectividad, eficiencia, y además, una gran experiencia interactiva. Estas características son claves para la agilización de los procesos empresariales, la productividad de los trabajadores, y la seguridad en torno a los datos e información de las organizaciones.

En ese sentido, Microsoft ha diseñado la versátil herramienta Office 365, la cual está conformada por un pack de soluciones de avanzada tecnología. En este post, encontrarás un resumen de la guía de las ventajas y beneficios que te ofrece Office 365. Sigue leyendo…

¿Qué te ofrece Office 365?

Entre las numerosas ventajas que ofrece Office 365, se encuentran las siguientes:

  • Este programa integra diversas aplicaciones de ofimática, tales como: Excel, Word, y Power Point.
  • Podrás conectarte a través de Outlook con tus clientes y usuarios, compañeros de trabajo, y diferentes colaboradores. Y esto lo podrás hacer mediante el servicio en la nube desde cualquier lugar del mundo, y en el momento que así lo desees o requieras.
  • La misma te ofrece diversos planes que incluye aplicaciones, tales como: Microsoft Teams y OneDrive. Además, con la implementación de estas herramientas podrás disponer de 1TB de almacenamiento, y también te permitirá ingresar desde cualquier dispositivo (Android, iOS, PC o MAC).
  • Con Office 365 podrás realizar tus trabajos de manera remota, pudiendo prescindir de diversas aplicaciones externas.

Guía para sacar todo el partido a Office 365

Paso 1 : Mejorar en lo esencial

  • Seguridad y autenticación: Asegúrate que tus empleados puedan acceder a las aplicaciones. También es importante que elabores un directorio, bien sea mediante Cloud, o de manera física. Con esta acción podrás generar los perfiles de los usuarios y además autenticarlos, para que de esa forma ahorren tiempo en acceder a todas las aplicaciones de negocio. Además, tendrás la posibilidad de personalizar el perfil de los empleados de tu negocio.
  • Outlook: Esta aplicación se trata de un organizador personal para los empleados de tu negocio. La misma tiene las siguientes funcionalidades: Gestor de tareas, calendario, administrador de contacto y correo electrónico. Está herramienta les ayudará a sincronizar sus actividades diarias.

Paso 2 : Fomentar la colaboración

  • SharePoint: Esta herramienta de avanzada tecnología permitirá a tus empleados, poder trabajar en proyectos y presentaciones en un mismo momento. Además con SharePoint podrás diseñar intranets y portales personalizados. La función Flow de esta aplicación contiene funciones automatizadas, las cuales se podrán configurar cuando alguien edite y cargue un documento.
  • OneDrive: Los empleados de tu empresa o negocio tendrán la posibilidad de subir documentos a esta aplicación, para que de esa manera otros usuarios puedan tener acceso a los mismos. De esta forma, podrán manifestar si este se puede editar, o es de solo lectura. También, OneDrive evita que tus empleados utilicen aplicaciones prohibidas, las cuales pongan en jaque la seguridad de tus datos e información. En ese sentido, deberás OneDrive como tu sistema de intercambio y clasificación de archivos en Cloud.

Paso 3 : Fomentar las redes sociales

  • Yammer: Si quieres mostrar un proyecto destacado de tu equipo de trabajo, o deseas indagar entre estos la resolución de un problema en específico, Yammer representa una red social con servicio de mensajería en grupos.
  • Teams: La aplicación Microsoft Teams es un chat que se encarga de agrupar a contenidos, aplicaciones y personas que necesita su equipo de trabajo para llevar adelante los proyectos. En ese sentido, un Team está conformado por un equipo de personas que trabajan en un determinado proyecto. Aquí, estos podrán chatear y enviar notificaciones, además de realizar diversas acciones. Cada persona podrá pertenecer a uno o varios Teams.
  • Delve: En Delve tus empleados encontraran información útil e interesante, y no hará falta que tengan la denominación del archivo ni el lugar donde se está localizado. Esta herramienta les mostrará documentos almacenados tanto en OneDrive como SharePoint.
  • Sway: Esta aplicación le permitirá a tus empleados crear y compartir presentaciones, historias personales, informes interactivos, entre otros. La misma tiene un motor de diseño integrado, el cual se encarga de ofrecer la mejor imagen a los diseños que estos realicen.

Paso 4 : Prepárarse para el futuro

  • Power BI: Power BI permite que los empleados de tu organización analicen y monitoricen los datos e información. Y todo ello a través de presentaciones de datos, paneles de control, e informes interactivos. También, esta herramienta se encargará de identificar las tendencias de los datos de tu empresa, para elaborar de esta manera las predicciones de ventas. Con esta aplicación, tus empleados podrán concentrarse en la ejecución de las actividades de mayor valor.
  • Artificial Intelligence and bots: La IA tiene bots de autoservicio. Es decir, cuando los empleados de tu empresa se conecten para chatear con el servicio de atención al cliente, este bot responderá las primeras 3 preguntas para así establecer el departamento que se encargará del soporte. Este tipo de automatización te permitirá ahorrar costes de contratación de empleados.
  • PowerApps: Estas permiten que las personas que no son profesionales en desarrollo de Apps, puedan crear este tipo de soluciones.
¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.