Hoy día, las empresas están en la búsqueda de nuevas herramientas digitales que fomenten la comunicación y el flujo de información de trabajo entre sus miembros, de manera interactiva y dinámica.
Con este servicio que ofrece Microsoft, sus usuarios podrán estar conectados independientemente del lugar donde se encuentren y realizar chats grupales, videollamadas, llamadas de voz, reuniones y enviar documentos.
Microsoft Teams es el servicio donde se encuentran las herramientas de Office 365 para ser utilizadas por cualquier empresa, negocio, escuela, universidad u otras, en la creación de documentos en Word, Excel y PowerPoint. El diseño de la interfaz es fluido y versátil, por lo que logra el manejo de sus múltiples características, desde la pantalla de tu ordenador. Además, puede ser instalado en cualquier otro dispositivo móvil.
¿Por qué usar Microsoft Teams?
Conocer las bondades que ofrece Microsoft Teams para tu negocio, hará que la visión de la empresa alcance nuevos resultados de productividad y colaboración. ¡Todo en un solo lugar! Con los consejos que te ofrece esta guía, podrás conocer cada una de las funciones y características que incluye esta herramienta.
Implementar Microsoft Teams para tu empresa tiene muchas ventajas que podrán ser usadas en tu trabajo de equipo. Te sentirás más a gusto al momento de compartir documentos e información de tus actividades en tiempo real. Los usuarios podrán manipularlo desde su hogar o en cualquier otro sitio y conectarse para mantenerse informado sobre las actividades de la empresa.
Usos de interés
Con esta herramienta puedes crear diferentes unidades de negocios y grupos de trabajo de forma virtual, asignando a cada área un responsable en el manejo de la información e ir agregando a otros miembros. Usar esta aplicación ayuda en el manejo de información, dependiendo de la labor que realicen y el área a la cual pertenecen.
La seguridad y confianza que brinda Microsoft Teams, a diferencia de cualquier plataforma de mensajería instantánea, protegerá los documentos y datos de tu empresa en la nube.
Por su parte, también podrás sincronizarlos con OneDrive o SharePoint; y realizar tus reuniones online de forma segura e interactiva, grabando las reuniones que previamente has pautado. De hecho, las empresas pueden mantenerse conectadas las 24 horas del día, de los 7 días de la semana.
Tips para usar Microsoft Teams
Con el uso de Microsoft Teams tienes múltiples funciones para que la productividad de tu empresa se mantenga conectada. Esta plataforma te permite personalizar tus chats o conversaciones grupales e individuales. De esta manera, no serás interrumpido si te encuentras realizando alguna actividad. Por su parte, puedes desviar las llamadas entrantes y esto ayudará a alternar sin ningún inconveniente los chats, llamadas de voz o videoconferencias.
Durante la ejecución de las reuniones a través de videollamadas en Microsoft Teams, si los invitados no desean usar la cámara, se puede desactivar esta opción y comunicarse únicamente con el uso del micrófono. Si te gusta priorizar y destacar los canales de comunicación para comunicarte de manera más óptima, puedes marcar como importantes esos mensajes que deseas, que estén en alerta y hacerle seguimiento de manera rápida.
También puedes crear mensajes instantáneos de bienvenida y así informar a tu equipo de trabajo, si te encuentras ocupado o disponible. Es importante mencionar que, al crear varios grupos de chats, siempre es bueno destacar cuáles son los más y menos relevantes, con esta plataforma puedes personalizar esos chats y activar la opción si deseas que no sea visible.
De igual forma, con la opción del calendario, a la hora de pautar una reunión, puedes crear un formulario con los datos de los invitados a dicho encuentro. También puedes seleccionar quiénes pueden acceder a dicho evento.
¿Qué herramientas me brinda Microsoft Teams?
Llamadas
Teams ofrece a sus usuarios la posibilidad de gestionar la comunicación de una empresa, a través del uso de llamadas. Podrás contestar y transferir llamadas individuales o grupales. Por su parte, al solicitar Microsoft Teams, los planes y tarifas para llevarlo a tu negocio, te permitirá como alternativa una excelente calidad de audio y reproducción, estés donde estés.
Videollamadas
Puedes hacer llamadas internacionales desde cualquier dispositivo y ver a tus contactos en tiempo real, ingresar a las videollamadas hasta 20 personas conectadas desde diferentes lugares. Las puedes realizar desde un dispositivo Android, iOS, Windows o Mac.
Reuniones
Invita a los miembros de tu negocio a participar en videoconferencias. A través de esta opción, se puede compartir información en audio y vídeo, para llegar hasta 1000 personas que se conectarán en respuesta a la invitación que les realizaste. Personaliza el evento o la conferencia con el tipo de reunión y los temas a tratar.
OneDrive
El uso de Teams brinda un canal con Office 365, de esta forma los miembros de tu empresa pueden crear, editar o modificar documentos con las herramientas de Word, Excel, PowerPoint o SharePoint. Sobre este particular, el resto del equipo podrá visualizar y realizar otro cambio, sin crear copias innecesarias.
Planner
La plataforma de Planner, a través de Teams, ayuda a organizar fácilmente las tareas y asignaciones de la empresa. De esta manera podrán recibir notificaciones cada uno de los miembros de tu sitio de trabajo. Adjuntar y enviar vínculos sobre las tareas a realizar.
Conectividad
Con el manejo de la plataforma de Microsoft Teams, puedes conectarte grupalmente o de forma privada. Puedes configurar tu conectividad para que los miembros de tu empresa conozcan si estás conectado, o si no estás disponible. De esta manera, puedes trabajar sin interrupciones.
Igualmente, en tus chats podrás ser más interactivo y dinámico, haciendo uso de GIFs, emojis o adhesivos. Además, admite el uso de cualquier dispositivo digital (teléfono, ordenador o Tablet).
Durante el uso del chat puedes ocultar, silenciar conversaciones y dejar de recibir notificaciones, al igual que cualquiera aplicación de mensajería instantánea, en Teams puedes ubicar un chat al escribir el nombre de la persona. Puedes ingresar una palabra clave y de inmediato te va a aparecer el mensaje.
Búsqueda
Para las grandes empresas, esta herramienta ofrece una aplicación integrada llamada “Who”, la cual sirve de apoyo a los encargados de las empresas, para ubicar de forma rápida los nombres de los responsables de un proyecto.
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