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Implementación de un sistema de gestión documental

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Las empresas se han visto obligadas a adaptarse a los nuevos tiempos. En un entorno que es cada vez más volátil, estar al día puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. No es lo único, desde luego, pero ante una competencia cada vez más feroz, contar con una estructura preparada y dispuesta para afrontar los desafíos tecnológicos es vital

De entre los retos a los que ha de enfrentarse, el de la implementación de un sistema de gestión documental es uno de los más complicados. Y los es por muchos factores, pero principalmente: desconocimiento, falta de organización y un cambio drástico en los modelos de conducta de trabajo diarios y/o semanales.

A pesar de lo complicado que pueda parecer, acomodarse a este nuevo sistema puede devenir en extraordinarios resultados tanto a nivel personal o grupal como a nivel empresarial. Y en diferentes niveles: de recursos humanos y recursos económicos.

Pero, ¿qué es un sistema de gestión documental?

Sistema de gestión documental

Se trata de una fórmula pensada para la digitalización administrativa de la empresa. O dicho de otra forma: cambiar el soporte tradicional de los documentos que maneja la empresa, que van desde las facturas hasta archivos con información sobre proyectos realizados, todos ellos en papel, al soporte virtual.

Más allá de detalles que tienen que ver con el ahorro económico, la digitalización permite a la compañía que lleva a cabo esta transformación: conservar su archivo de una manera más adecuada, protegiéndolo del paso del tiempo o de posibles agentes externos, y ordenarlo para que pueda ser empleado cuando se necesite con apenas un par de ‘clics’ en la base de datos.

¿Y cómo implementarlo?

¿Cómo implementar un sistema de gestión documental

Esta es, seguramente, la pregunta correcta que hay que hacerse antes de ejecutar la acción. Y una vez que se ha planteado, lo importante es analizar las necesidades y recursos de los que dispone la empresa para encontrar la respuesta adecuada.

Lo primero, y más importante, es saber si realmente se necesita un sistema de gestión documental. Esta cuestión es muy subjetiva, pero es posible intuir si es un requisito indispensable. Por ejemplo, una empresa grande, que tenga varias oficinas repartidas por la ciudad, el país o incluso alrededor del planeta, es evidente que va a salir ganando con esta instalación.

¿Por qué? Pues por el flujo de información y acceso al archivo de la compañía. Así, un trabajador, siempre que tenga el consentimiento de la empresa, podrá entregar un documento a un cliente que, por las circunstancias que sean, precisa de ese ‘papel’ en un momento determinado. De otra forma tendría que acudir al lugar en donde esté archivado.

Es más, gracias a la comunicación y a los medios de los que disponemos hoy en día, este cliente puede recibir el archivo requerido en su dispositivo móvil en cuestión de segundos/minutos, lo que provoca que la experiencia del cliente y el servicio sea muy eficiente.

Con la decisión tomada sobre la necesidad de contar con este nuevo sistema, ahora llega el momento de seleccionar a los profesionales sobre los que va a recaer esta responsabilidad. Algunas compañías optan por subcontratar este proceso al no disponer de recursos humanos suficientes o capacitados – o por el elevado coste del mismo –.

En caso de que el estudio económico contemple la aprobación del proyecto a nivel interno, entonces hay que pensar quién o quiénes se van a encargar de su uso. Quizás haya personal cualificado dentro de la organización sobre el que descargar esta responsabilidad, pero un training sobre cómo hacer un uso correcto, aunque sea a nivel formativo general, siempre aumentará las probabilidades de éxito.

El posterior acceso a la base de datos estará delimitado según las consideraciones de cada organización.

Estas modificaciones van a provocar que los empleados tengan que cambiar su forma habitual de trabajo. No supone un gran problema, ni mucho menos, pero sí es fundamental que consigan interiorizar estos nuevos automatismos. Para ello, lo más recomendable es realizar sesiones, individuales o grupales, en las que un especialista explique cómo será la naturaleza de los cambios.

En este sentido, también es crucial que se integren los diferentes sistemas de los que ya dispone la compañía en el nuevo sistema de gestión documental. Las aplicaciones, como puede ser el correo, pasarán a formar parte de una cadena de tal forma que habrá un engranaje digital perfectamente acoplado, lo que garantiza el buen funcionamiento interno.

Seleccionar el gestor documental adecuado, que cubra con las expectativas y las necesidades que tiene la organización, posibilitará el correcto acceso a todos los archivos de los que se disponga. A partir de entonces, los procesos, después de un tiempo de cambio, serán pan comido y la organización ganará en tiempo y mucho dinero.

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