Microsoft Azure, como proveedor de servicios en la nube, implementa diversas medidas para garantizar la seguridad en la gestión documental.
Al ofrecer una plataforma sólida y confiable, Azure emplea controles de acceso basados en roles para asegurar que solo usuarios autorizados puedan acceder y manipular documentos sensibles.
Mediante el uso de encriptación de datos en reposo y en tránsito, asegura que la información esté protegida contra accesos no autorizados. Además, Azure utiliza técnicas avanzadas de detección de amenazas y análisis de comportamiento para identificar y mitigar posibles ataques cibernéticos.
Con una arquitectura resiliente y redundante, la plataforma busca garantizar la disponibilidad y la integridad de los documentos almacenados.
Estas iniciativas reflejan el compromiso de Microsoft Azure en mantener la seguridad y confidencialidad de los datos de sus usuarios en la gestión documental.
Como la gestión documental en la nube se encarga de facilitar diversos procesos
Uno de los principales beneficios derivados de la adopción de proveedores de servicios en la nube, como Microsoft Azure, radica en su capacidad para optimizar y agilizar procesos previamente complejos y laboriosos.
La utilización de esta plataforma posibilita la automatización de tareas, facilitando la gestión documental y simplificando la colaboración en tiempo real entre equipos.
Entre las mejoras que permite este tipo de software, vale la pena mencionar:
Incremento de la agilidad empresarial
Las soluciones basadas en la nube permiten la activación ágil de nuevos servicios, la creación de usuarios y la configuración de flujos de trabajo, lo que se traduce en una gestión eficiente con el respaldo del proveedor de servicios.
Los líderes de TI pueden aumentar la capacidad y obtener beneficios adicionales sin incurrir en costes de infraestructura, contratación de personal o adquisición de licencias de software.
La delegación de tareas de mantenimiento, actualizaciones del sistema y parches de seguridad al proveedor de servicios en la nube, libera al personal de TI para enfocarse en proyectos estratégicos y prioritarios para el negocio.
Así, la empresa puede dedicar más recursos a la innovación y al crecimiento, mientras disfruta de una gestión tecnológica confiable y sin interrupciones.
Optimización de la productividad
Los empleados dedican incontables horas a suministrar datos, buscar información y enviar documentos por correo electrónico. Esta situación no solo ralentiza procesos completos, sino que también crea oportunidades significativas de errores, excepciones y molestias innecesarias.
El software basado en la nube ofrece una implementación rápida, una curva de aprendizaje corta y un tiempo de inactividad mínimo, lo que permite que los empleados, gerentes y ejecutivos, se integren rápidamente a la nueva solución sin afectar significativamente las operaciones comerciales.
El personal puede dejar de perder tiempo en tareas manuales y repetitivas, y enfocarse en actividades más relevantes, interactuando con la información solo en puntos cruciales de toma de decisiones.
Esta mejora en la eficiencia aumenta la productividad y la precisión, permitiendo que el personal se concentre en impulsar el crecimiento y el éxito del negocio.
Potencial de escalabilidad infinita
Al aprovechar las sólidas infraestructuras de plataformas como Microsoft Azure, se obtiene un acceso inmediato a recursos prácticamente ilimitados, incluyendo almacenamiento, capacidad de usuarios y potencia informática adicional.
La flexibilidad inherente de una solución en la nube evita la aparición de soluciones ad hoc poco estructuradas.
Por ejemplo, cuando un empleado con conocimientos especializados abandona la empresa, el personal del departamento puede llenar ese vacío creando flujos de trabajo no documentados y de manera improvisada, lo que puede generar ineficiencias y pérdidas de información valiosa.
En cambio, con una solución en la nube, las operaciones pueden mantenerse organizadas, colaborativas y bien documentadas, asegurando la continuidad y el crecimiento sostenible del negocio.
Aseguran la integridad de la información
La seguridad ocupa un lugar prioritario en la agenda de todas las empresas. Los sistemas de gestión documental basados en la nube aprovechan una sólida y activa protección en el centro de datos, junto con perfiles de usuario detallados y gestionados desde un sistema centralizado.
El acceso a documentos e información del flujo de trabajo se rige por una estructura de permisos compleja. De esta forma, es posible administrar y controlar minuciosamente qué empleados tienen autorización para leer, guardar, procesar, exportar, editar o eliminar datos.
Acceso móvil
Las soluciones empresariales basadas en la nube ofrecen una disponibilidad ininterrumpida, permitiendo a los empleados realizar su trabajo en cualquier momento y lugar, sin importar los dispositivos, sistemas operativos o ubicaciones físicas.
Tareas fundamentales como la captura, el enrutamiento y la aprobación de documentos, deben estar accesibles a través de una aplicación móvil.
Los viajes de negocios son cada vez más frecuentes en el entorno laboral actual, y una aplicación móvil permite acceder a todos los documentos, participar en flujos de trabajo y almacenar datos directamente desde una tableta o teléfono inteligente.
GADA-i, potencia la gestión, seguridad y archivado de documentos con Microsoft Azure
El propósito de GADA-i es proporcionar una solución de almacenamiento alternativa a SharePoint, especialmente para aquellos documentos que ya no requieren las capacidades colaborativas de Office 365.
Pensemos en situaciones como una compañía de seguros con grandes volúmenes de expedientes y documentos que tienen un uso mínimo actualmente, pero que necesitan estar accesibles para posibles necesidades futuras.
En escenarios de este tipo, donde mantener los documentos en SharePoint carece de sentido, pero aun así deben estar disponibles, GADA-i se convierte en un servicio relevante.
En esta solución entran en juego otras piezas como Azure Storage y Azure Cognitive Search, permitiendo una gestión eficiente de archivos y un potente motor de búsqueda para localizar la información relevante en el futuro.
Con la integración de Azure Storage, nuestra empresa cuenta con una plataforma de almacenamiento en la nube altamente segura. Asimismo, gracias a Azure Cognitive Search, podemos llevar a cabo búsquedas exhaustivas, tanto en el contenido, como en los metadatos de los documentos, agilizando y mejorando la eficiencia de nuestro flujo de trabajo.
Piensa en un sistema que, de manera inviolable, custodie tus datos en el mundo digital, otorgándote la libertad de consultarlos desde cualquier rincón del mundo y en cualquier instante, con la tranquilidad de saber que están seguros.
Todo esto es posible gracias a nuestra alianza con Microsoft en Caltico, donde utilizamos el poder de Azure para reforzar la seguridad de tus archivos.