El objetivo central de las empresas y organizaciones que se interesan por tener un determinado software de gestión documental, es que con este podrán coordinar, organizar, y además, sintetizar sus labores. La finalidad de ello es el de reducir costes, y las tediosas actividades repetitivas para los empleados, o miembros de tu proyecto.

Por tal razón, es relevante y crucial en estos tiempos de revolución tecnológica y digital, que decidas incorporar un software de gestión documental. En ese sentido, el elemento clave para ello, es que cuentes con el apoyo de un partner tecnológico como Caltico, y el cual se adapte perfectamente a tu empresa o negocio.

Es por ello que en este post, conocerás 5 de los mejores software de gestión documental, sus características, y además, los diversos planes que te ofrecen. Acompáñanos por favor…….

Microsoft Sharepoint Online

Muchas organizaciones y empresas actualmente utilizan Microsoft SharePoint para la creación de sitios web. Además, es increíble la herramienta de gestión te permitirá organizar, almacenar, y también, el que puedas tener acceso y compartir información desde el dispositivo de tu preferencia.

SharePoint: Productos

Entre los productos que te ofrece la aplicación SharePoint, se encuentran los siguientes:

SharePoint en Microsoft 365

Este es un servicio en la nube para empresas y organizaciones de diferentes tamaños, el cual se encuentra hospedado por la empresa Microsoft. No tendrás que con la misma que implementar el SharePoint Server local, solo tendrás que registrarte a uno de los planes de Microsoft 365, o al servicio independiente de SharePoint online.

Además con este servicio, podrás:

• Instaurar sitios donde podrás compartir archivos y documentos con tus empleados, clientes y asociados.
• Te permitirá configurar archivos en los sitios de grupo. Para ello, tendrás que dirigirte al menú de Microsoft 365 y hacer clic en “uso compartido de archivos”.

SharePoint Server

Con SharePoint Server podrás implementar, además de poder administrar SharePoint Server local. Todo ello, mediante una suscripción a Office 365 Enterprise. De esta forma, podrás aprovechar las diversas características actualizadas de esta herramienta.

Entre las características más relevantes de SharePoint Server, se tienen las siguientes:

• Páginas de sitios actualizadas y modernas
• Elementos web de creación
• Listas y modernas bibliotecas
• Búsqueda rápida
• La integración con aplicaciones, tales como: Power BI, PowerApps, MS Flow y además, con la página principal de SharePoint.

SharePoint Designer 2013

Este es un programa gratuito, el cual fue lanzado por última vez en el año 2013. El mismo, fue creado para lanzar potentes soluciones de gestión de grandes flujos de trabajo. Este software se utiliza para la edición de diversos contenidos externos. Es de destacar, que esta solución está dirigida para los servicios de conexión empresarial.

OneDrive sincronización

Esta aplicación de escritorio, se emplea para sincronizar documentos desde OneDrive o sitios de grupos, hacia tu lugar de trabajo o escuela. Todo ello con la finalidad de que puedas trabajar sin conexión.

Para sintetizar, la empresa Microsoft tiene su versión propia de un software de gestión documental. Esta base de datos o intranet, representa un sitio común dentro de la nube de Office, donde podrás:

• Realizar trabajo colaborativo en páginas web
• Elaborar listas
• Almacenar documentos y archivos en general
• Realizar búsquedas avanzadas de información
• Suministrar diversas noticias corporativas

En ese sentido, el SharePoint online adquiere las diferentes funcionalidades de las versiones que le anteceden: Foundation y Server. Además, ha heredado la potencia contenida en la nube de la herramienta Azure, lo cual la convierte en una óptima alternativa para el almacenamiento de la base de datos de tu empresa, o negocio.

SharePoint: Planes

Plan 1: SharePoint online

Este plan es ideal para pequeñas y medianas empresas. A continuación conocerás detalles del plan:

Coste: 4,20 € por cada usuario al mes

• Suscripción: Anual y se renueva automáticamente
• El precio no incluye IVA

El mismo no incluye los servicios de Microsoft Office, pero te brinda las siguientes aplicaciones:

• Microsoft SharePoint
• Microsoft OneDrive
• Microsoft Lists
• 1 TB de almacenamiento de OneDrive por usuario.

Además con este plan, podrás:

• Compartir archivos dentro y fuera de tu empresa, de manera segura
• Sincronizar copias de archivos locales
• Visualizar carpetas y editarlas sin necesidad de conexión a MAC o PC
• Compartir en tiempo real la autoría de los contenidos (aplicaciones reconocidas de Microsoft).
• Conectar a los diferentes usuarios a portales e intranets
• Entregar información a los usuarios
• Trasmitir mensajes a diferentes sitios de comunicación
• Utilizar sitios de grupos donde tus empleados podrán intercambiar contenido e información.
• Administrar tu contenido en diferentes bibliotecas, además con control de versiones y acceso.
• Realizar seguimiento, compartir y organizar tu información con Microsoft List.
• Administrar y trasladar archivos entre OneDrive y SharePoint
• Encontrar usuarios, además de contenido relevante
• Navegar por tus sitios de grupo e intranet con las aplicaciones móviles para Android, Windows e iOS, que te brinda SharePoint y OneDrive.
• Te entrega el soporte de implementación para FastTrack, si adquieres más de 50 puestos de usuario.
• Te brinda soporte continuo para web y dispositivo móvil
• Te entrega Licencia para uso comercial

Plan 2: SharePoint online

Este plan te ofrece todas las características y funcionalidades, las cuales podrás implementar para que agilices todos los procesos de gestión de tu empresa. A continuación conocerás los detalles de este plan:

Coste: 8,40 € por cada usuario al mes

• Suscripción: Anual y se renueva automáticamente
• El precio no incluye IVA

Es de destacar, que este plan incluye todos los servicios de SharePoint plan 1, y otros más. El mismo no incluye los servicios de Microsoft Office, pero te brinda las siguientes aplicaciones:

• Microsoft SharePoint
• Microsoft OneDrive
• Microsoft Lists
• Almacenamiento personal ilimitado en la nube

Además, este plan te permitirá:

• Personalizar búsquedas empresariales y resultados
• Buscar contenidos en formatos electrónicos, tanto para litigios como para auditorías.
• Utilizar las avanzadas características DLP para que así identifiques, supervises y protejas tu información clasificada.
• Podrás emplear conservaciones locales para así evitar que tu contenido se edite o suprima, mediante programación.

Plan 3: Office 365 E3

Este plan es ideal para aquellas empresas que requieren de Office, con servicios avanzados de: Mensajería, cumplimiento y funcionalidades de administración, así como el uso compartido de documentos. A continuación conocerás detalles específicos del plan:

Coste: 19,70 € por cada usuario al mes

• Suscripción: Anual y se renueva automáticamente
• El precio no incluye IVA

También, este plan viene con todas las ventajas que te ofrece SharePoint (plan 2), entre otras adicionales.

DocuWare, software de gestión documental con excelencia alemana

Este software de gestión documental, “DocuWare”, tiene más de 30 años en el mercado. El mismo, es una solución que fue creada para enaltecer conceptos como, rigor y eficiencia. Estos últimos rasgos, determinan y definen las empresas y corporaciones alemanas.

Es de destacar, que esta plataforma puede trabajar con empresas de diversos tamaños. Para tal fin, te apoya en la gestión documental de cualquier departamento de tu empresa, como: Ventas, RRHH, Finanzas, Producción, entre otros. Además, estas acciones las lleva a cabo de manera rápida, ya que tiene una interfaz intuitiva, clara, y además, diseñada para llevar a cabo de manera eficaz todas sus labores (tiempo eficiente).

Esta herramienta de gestión se encarga de cubrir tres bases, o pilares fundamentales:

• La digitalización de los documentos
• La automatización de los procedimientos
• La optimización de los costes

Este Document Management System te permitirá:

• Elaborar los worksflow de validación, para que de esta manera le puedas dar continuidad y seguimiento a las facturas y contratos.
• La asignación de diversos niveles en cuanto a los permisos. Los mismos están relacionados, con la restricción de acceso a documentos y archivos. Además, se encarga de mantener confidencialidad de información clasificada.
• Motor de indexación inteligente: Mediante esta funcionalidad, podrás analizar y clasificar de manera automática los documentos y archivos. La misma está basada en el conocimiento “cloud”, y el aprendizaje automático.

Es importante señalar, que la versión 7.4 de Docuware (versión cloud), incluye también:

• La funcionalidad para colaborar de forma simultánea y directa, y además, con las herramientas y ficheros de Office.
• La autenticación de usuarios
• El que puedas importar o exportar diversos flujos de trabajo, en archivos de sistemas iguales o diferentes.

Managemart, software de gestión documental para «manitas»

Si actualmente tienes una estrategia de marketing enfocada a captar negocios diversos, tales como: Decoraciones de navidad, alquilar castillos inflables, mantenimiento de jardines, entre otros, Managemart es un software de gestión documental, el cual te brindará:

• Un período de prueba, cuya duración es de 7 días
• El empleo de tu dispositivo inteligente para que aproveches todas las funcionalidades de este software.
• Gran versatilidad y ventaja si trabajas desde el domicilio de tus clientes
• Funciones tales como: CRM, rastreo de GPS, calendario, gestión de tus empleados, y muchas más.

FileHold, ideal si te defiendes bien en inglés

Si tu empresa trabaja con una buena cantidad de usuarios, esta herramienta de gestión “FileHold”, representa una solución integral y eficaz. Entre las diversas funcionalidades que esta aplicación te ofrece, se tienen:

• Buscador OCR
• Elaboración de formularios electrónicos para añadir metadatos
• Control de versiones
• Flujos de aprobación programables
• Buscador por parámetro
• Permiso de acceso personalizado

Sin embargo, este software presenta la desventaja que solo está en idioma inglés. Y si además quieres cambiar el idioma, tendrás que solicitarle a tu proveedor de servicio que se encargue de pedir a la empresa FileHold la personalización. Esto último tiene un coste adicional.

M-Files, sencillo y escalable

La alternativa de software M-Files, se destaca por tener el modo offline cuando no tengas conexión y compatibilidad con Office 365. No obstante, una de las desventajas de esta aplicación, es que tendrás que adquirir la versión Enterprise para que puedas aprovechar las características de este moderno software. Es de destacar, que esto no ocurre con Docuware cloud, el cual te brinda este servicio desde el primer día.

¿Qué software de gestión documental elegir?

Si te dedicas a revisar en internet, podrás observar que existen miles de software de gestión documental. Unos genéricos, y otros más complejos. Sin embargo, tendrás que elegir el que mejor se adapte a tu empresa y actividades empresariales (rendimiento y ROI).

En ese sentido, es necesario señalar que la opción de Microsoft SharePoint es la más conveniente por su versatilidad y eficacia, además de su perfecto desenvolvimiento en el área de la gestión documental empresarial, todo ello incluido en sus tres planes de comercialización.

¿Necesitas ayuda con la elección y la implantación de un software de gestión? No dudes en solicitar más información desde nuestro formulario de contacto.