Cualquier proyecto llevado a cabo por una empresa, debe tener en cuenta 2 factores muy importantes para poder culminar con éxito su propósito: la organización de las tareas y el control del tiempo y los recursos invertidos.
Para poder llevar a cabo sin problema cada una de las funciones relacionadas con la gestión de proyectos, es necesario contar con un buen software. Estos son programas que permiten crear diferentes proyectos y asignar tareas a los usuarios dentro de ellos. El progreso de estas tareas se puede ver en un tablero kanban o calendario, para comprobar si se han cumplido o no los plazos de entrega.
Los softwares mucho más complejos tienen la capacidad de llevar tareas más avanzadas, como asignación de recursos o control presupuestario.
Los softwares más usados para la gestión de proyectos
Estos son los programas que te facilitarán todo lo relacionado a la gestión de proyectos:
Microsoft Project
Microsoft Project es la herramienta ideal para planificar y gestionar todo lo referente al desarrollo de proyectos. Proporciona características que aumentan la productividad del equipo, ahorran tiempo y permiten a los gerentes o usuarios responsables, concentrarse en organizar y completar tareas.
Con esta solución, la empresa evitó demoras y aseguró que el proyecto cumpliera con las condiciones presupuestarias previstas. El programa ayuda a priorizar tareas, identificar labores esenciales y su interrelación con el todo. Ayuda a calcular el tiempo y los recursos. Tiene un diagrama de Gantt y menús desplegables para simplificar todo el proceso de planificación del proyecto.
Otro de los beneficios por el que todo el mundo se inclina por Microsoft Project, es la entrega de informes en tiempo real. Todo el seguimiento del progreso del proyecto está marcado con informes para análisis y conclusiones rápidas. Por lo que es ideal para compartir informes, incluido el progreso del proyecto y el estado financiero, en formatos de texto y gráficos.
Trello
Trello es otro software de gestión de proyecto muy usado. Se basa en el método Kanban, donde las tareas se representan mediante tarjetas divididas en diferentes columnas o proyectos. Con Trello es posible personalizar tableros, crear equipos para trabajar en proyectos, obtener flujos de trabajo personalizados y adjuntar archivos. Las vistas del tablero proporcionan informes detallados sobre el estado del proceso.
Se ha convertido en una de las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas en las empresas, por su facilidad de uso y bajo precio (tiene una versión gratuita). Por otro lado, funciones interesantes como los horarios solo están incluidas en sus planes premium.
Asana
Es una herramienta muy útil para la gestión de equipos y proyectos. Asana es un software que cuenta con muchas funciones para organizar el trabajo empresarial, ya sean tareas diarias o iniciativas más grandes que requieren un proceso de planificación en profundidad.
Una de las ventajas que presenta Asana, es que cada proyecto se puede mostrar en una vista de lista que destaca las prioridades y los plazos de entrega empleando los clásicos cronogramas o los tableros donde se desarrolla cada fase del proyecto.
Jira Software
Es básicamente un programa de monitoreo de proyectos y eventos. Desarrollado por Atlassian, es conocido por sus increíbles opciones de personalización y como una herramienta de referencia para los departamentos de tecnología de la información y el servicio de atención al cliente.
Entre una de las características más destacables de Jira, vale la pena mencionar las historias de usuarios, tareas de desarrollo que explican la funcionalidad del software desde la perspectiva del usuario final. También puede planificar sprints y rastrear errores.
Wrike
Al usar Wrike, se puede elaborar flujos de trabajo, distribuir tareas entre usuarios, realizar un seguimiento de los proyectos y recibir informes en tiempo real. Esta herramienta también funciona para acceder a archivos guardados y agregar comentarios.
Un punto a favor de este software es su simplicidad para llevar todo lo relacionado a la gestión de proyectos. Ofrece 3 paneles: el panel izquierdo muestra la jerarquía, el panel central muestra la información de la lista de tareas y el panel derecho muestra los detalles.
Es un buen software, pero no tiene funciones avanzadas como es el caso de otras herramientas como Microsoft Project, Asana o Jira.
Smartsheet
Es muy sencilla de usar, lo mejor de todo es que proporciona información en tiempo real sobre todos los aspectos de su trabajo. Gracias a un tablero configurable, el proyecto se puede ver como una hoja de cálculo, un mapa, un gráfico o un calendario.
En cuanto a la gestión de proyectos, Smartsheet es una herramienta de desarrollo bastante flexible y escalable para equipos de todos los tamaños e industrias; se integra con un ecosistema completo de aplicaciones como Slack, Tableau o Salesforce por lo que es muy versátil.
Holded
Holded se puede definir como simple e intuitivo, tiene todas las características de una herramienta típica de gestión de proyectos. Es ideal para organizar listas y tareas, o realizar un seguimiento profundo de cada etapa de un proyecto. Facilita la coordinación del equipo mediante la integración con plataformas de colaboración.
Uno de los puntos fuertes de Holded es el control financiero. Se presenta en todo momento la información del presupuesto inicial, facturación, así como costes y gastos asociados. Se pueden realizar ajustes al proyecto antes de que la viabilidad se vea afectada.
Podio
Diseñado para simplificar la comunicación entre los miembros del equipo y disponible para Windows, iOS y Android, Podio es una de las mejores plataformas para compartir documentos e informes estadísticos al instante.
Una de las características más resaltante de Podio, es que ha sido diseñado por profesionales con años de experiencia en el campo de formación y dinamización de proyectos. Desde que salió al mercado, ha sido uno de los softwares de gestión de proyecto más empleado con grandes empresas como Volvo o Sony.
Podio está disponible de forma gratuita (sus funciones más básicas) para poder acceder al paquete completo de funcionalidades hay que comprar el paquete que se encuentra disponible en su propio sitio web.
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