Si bien existen varias opciones en el mercado del software para llevar la gestión de proyectos empresariales, hay uno que destaca por sus múltiples usos y buenos resultados, permitiendo facilitar muchos de los procesos que normalmente resultan engorrosos a la hora de planificar.
Como parte de la suite de Microsoft Office 365, podemos encontrar integrado el popular software Microsoft Project, el favorito de los jefes de proyectos de diversa índole, que hacen uso de esta poderosa herramienta para planificar y además controlar sus proyectos.
El Project 365 de Microsoft, permite llevar de forma organizada, eficaz y eficiente las diversas tareas involucradas en el desarrollo de un proyecto, siendo el aliado perfecto para evitar que se presenten retrasos y controlar los gastos, ajustándose correctamente al presupuesto disponible.
Usos del software
Una forma contundente para describir las múltiples potencialidades del Microsoft Project 365, es decir que se trata de una herramienta muy completa, ya que incluye muchas funcionalidades, las cuales detallamos a continuación.
- Comencemos por la ruta crítica, mediante la cual se facilita el análisis de las diversas tareas y secuencia que deberán realizarse durante todo el proyecto. Permitiendo así visualizar el avance de los procesos esenciales y las relaciones entre ellos.
La ruta crítica permite calcular y observar en tiempo real la duración del proyecto, bien sea por fases o por completo, a fin de determinar la forma más expedita para la realización del proyecto, previendo las diversas variables que pueden incidir.
Siendo una de las buenas razones por las cuales resulta tan importante y útil comprar el Project 365, para planificar sin errores cada fase del proyecto en procura de un buen desarrollo.
- Otro uso importante, es la línea de base, la cual sirve como una referencia de los avances del proyecto, permitiendo compararlo con los tiempos establecidos para la ejecución final, para detectar cualquier alteración y tomar los correctivos necesarios para la meta.
- El control del uso de los recursos asignados al proyecto, es uno de los grandes aciertos de este software de planificación de Microsoft, permitiendo detectar si se cometen excesos y adecuar su distribución conforme a los objetivos y al cumplimiento de plazos.
Permite además calcular lo relativo a los costes por concepto de mano de obra y de recursos, como, por ejemplo, materiales de construcción o equipamiento según sea el caso. El software genera reportes, con toda la información que necesitas al respecto.
- Diseñar un diagrama de Gantt siempre representa un gran reto para los proyectistas, sin embargo, a través del Project 365, esta tarea resulta mucho más sencilla, en comparación con sistemas similares, ya que se genera automáticamente.
Tan solo se requiere introducir los datos del proyecto, mostrando en el eje de abscisas el tiempo, mientras que el eje de ordenadas corresponde a las actividades. Permitiendo una visión pormenorizada del desarrollo de las tareas y de las actividades críticas.
- Microsoft Project365 brinda la ventaja de poder visualizar el resumen del proyecto, con toda la información relevante involucrada en el proceso de desarrollo del mismo, incluyendo duración, plazos, costes, horas de trabajo, avances y recursos requeridos.
Resultando un excelente complemento, ya que ofrece una visión detallada que puede apreciarse desde lo mínimo a lo macro, con el objetivo de hacer más simple el monitoreo de cada fase que interviene en la consolidación del proyecto.
Project 365 lo hace más fácil para ti
En cada nueva versión, el Microsoft Project sorprende tanto a sus usuarios habituales como a los nuevos, por su increíble oferta de nuevas herramientas y las mejoras que permiten obtener resultados efectivos y llevar el control de cada uno de los procesos que intervienen.
El Project 365 presenta una atractiva interfaz gráfica, incorporando plantillas que hacen mucha más fácil la creación de los proyectos, recibiendo la asistencia necesaria para evitar complicaciones.
Incluye nuevas herramientas enfocadas en presentaciones más visuales, destinadas a facilitar la compresión de cualquier persona, incluso para alguien que no esté involucrada directamente con el proyecto.
El software utiliza la funcionalidad del task path, con la cual se facilita observar rutas de tareas dentro de un cronograma, sin importar su complejidad. Pero sin duda alguna, esta poderosa herramienta no estaría completa sin la posibilidad de conectarse a la nube.
Al subir los proyectos a la nube, se abre una nueva posibilidad de interconexión remota a través de 365, ya que permite sincronizar las diversas listas de tareas incluso con otras aplicaciones del Office 365.
Otros grandes beneficios
Al utilizar la versión 365 del Project, encontramos una interface muy amigable, fácil de utilizar e intuitiva, donde los nuevos usuarios podrán aprender su funcionamiento y aprovechamiento de herramientas muy rápidamente, adentrándose casi de inmediato en su uso profesional.
Un aspecto muy relevante, es el hecho de ser un producto de Microsoft, por lo cual goza de la integración total con el resto de los softwares que conforman el Office 365 y por ende todos sus recursos, optimizando así todo lo concerniente a la gestión de proyectos.
En todo proyecto, el tiempo es uno de los principales enemigos, por lo tanto, se requiere de esta herramienta de planificación automatizada, ya que facilita centralizar el control de la información y a su vez compartirlo con los diversos involucrados en el proyecto.
El resultado es más que favorable, ya que es posible alcanzar un ahorro considerable de tiempo, evitando demoras en la comunicación, al facilitar la visualización del proyecto en tiempo real y haciendo más fácil su comprensión.
Microsoft Project incluye entre sus ventajas, una herramienta para eliminar la superposición de trabajo, ayudando a asignar el personal más idóneo, conforme a las diversas responsabilidades involucradas en el proyecto, con el objetivo de aprovechar mejor el recurso humano.
El software está diseñado en función de que sus usuarios puedan tomar decisiones rápidas y acertadas, gracias al manejo de datos bien organizados y accesibles.
Como abras podido notar, el Microsoft Project 365 es una poderosa herramienta, que permite organizar todo lo relacionado al desarrollo de un proyecto, realizando gestión de recursos, presupuesto y la visualización en tiempo real del avance de cada tarea programada.