Microsoft Project conforma el software de Microsoft, el cual es utilizado por una gran cantidad de usuarios a nivel mundial, con la finalidad de gestionar y administrar proyectos.
Este también permite la adaptación y el control de calendarios, asignando también tareas a recursos, cuyo control tiende a la perfección al igual que el seguimiento del proyecto. Asimismo, facilita la gestión y el control del presupuesto, incluyendo los plazos, dando la oportunidad de crear cualquier tipo de informe en tiempo real, ajustándose a las fechas que se le indiquen dependiendo del estado del proyecto.
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto se considera como aquella planificación o estudio que se hace con la finalidad de alcanzar un objetivo, ya se trate de un producto o un servicio único. También se le define como de carácter temporal, debido a que posee una duración determinada.
Es muy usual que dentro de la cotidianidad se realicen diversos proyectos, los cuales pueden tratarse de negocios, proyectos personales, académicos o cualquiera dentro del ámbito laboral, destacando que lo más importante es tener claridad en cuanto a su terminación.
Dentro de los ejemplos más comunes de proyectos, se pueden mencionar los siguientes:
- Realizar la creación de una película cinematográfica.
- Aprobar el traslado de una oficina.
- Concretar la apertura de un negocio o comercio.
- Proyectar la elaboración de una empresa de hogares unifamiliares.
- Proceder a la contratación de diferentes empleados para un negocio.
- Proyectar la marcha que se realizará en unas olimpiadas.
- Concretar el desenvolvimiento de un determinado curso.
Reseña histórica de Microsoft Project
Microsoft Project data del año 1984, para ese entonces era una empresa que trabajó para Microsoft, llegando a crear la primera versión del programa: Para el año 1985, Microsoft adquirió todos los derechos y sacó a la luz la segunda versión.
Ambas versiones corrían bajo el sistema operativo DOS, y solo fue en el año 1990 cuando Microsoft tomó la decisión de lanzar la primera versión del software de gestión de proyectos para Windows.
En la actualidad, no existe ningún tipo de versión de Project para MAC. Además, es importante aclarar que Project no pertenece al paquete Office, como algunos creen, ya que es un programa aparte que requiere una licencia, la cual está relacionada con las diversas versiones que Microsoft oferta.
Microsoft Project y su función
Cuando se utiliza este software, se puede programar un proyecto partiendo desde su fecha de inicio cuando ya se encuentran incorporadas y vinculadas todas las tareas. Adicionalmente, Project se encargará de calcular la fecha donde finalizará el proyecto de manera automática.
También tiene la potestad de programar un proyecto partiendo desde su fecha de finalización, en el caso de conocerla, cuando ya se hayan incorporado y vinculado las tareas, Project procederá a calcular la fecha en la cual debes iniciar el proyecto. Además, este cuenta para la programación de los proyectos con 3 calendarios básicos, los cuales pueden ser utilizados de acuerdo a cada proyecto y los cuales tienen la ventaja de que pueden ser adaptados a la realidad de lo que te propones llevar a cabo.
Asimismo, Project posee un calendario estándar, uno es de turno nocturno y otro de 24 horas de trabajo ininterrumpidas, en el caso de que cualquiera de ellos sirva para tu proyecto, tienes libertad para usarlo.
Si ocurre que alguno de ellos no se adapta de manera correcta, tienes el permiso para modificarlo o, si lo prefieres, puedes crear un calendario propio, dirigido exactamente a tu proyecto, conjuntamente con los horarios laborales, las vacaciones y los días festivos, asociándolo a tu proyecto.
Project cuenta con una herramienta muy especial denominada organizador, la cual permite copiar el calendario a otros proyectos si se requiere, dándote la oportunidad de reutilizarlo todas las veces que lo necesites.
Otra función interesante de Project es que facilita la creación y gestión de proyectos en cascada, lo cual te da apertura para que gestiones un proyecto ágil, usando las vistas de panel, de tareas de proyectos, así como también te ofrece la posibilidad de crear proyectos basados en sprint.
Project tiene un gran alcance, ya que facilita la gestión de proyectos híbridos, condición que no poseen otras herramientas. Esto significa que él puede gestionar una parte del proyecto en cascada y otra en modo ágil.
Microsoft Project y sus características
Project labora con vistas combinadas, donde destaca una principal y una por defecto, denominada diagrama de Gantt, la cual está conformada por la tabla de entrada y el grafico de Gantt.
Hacia el lado izquierdo de la vista, diagrama de Gantt, se pueden localizar la tabla de entrada donde se deben incorporar las tareas, y hacia el lado derecho de la vista se localiza el gráfico de Gantt. Este diagrama de barras que logra mostrar el plan del proyecto dentro de una escala temporal, fue desarrollado por el ingeniero norteamericano Henry Gantt.
Cuando ya tengas incorporadas las tareas a tu proyecto, tendrás la oportunidad de vincularlas seleccionando qué tipo de vínculo hay entre ellas, de manera que su cercanía sea la máxima posible con la realidad.
Asimismo, Project posee una fluida comunicación con otras herramientas de Microsoft, entre ellas, las herramientas ofimáticas, que permiten importar tareas de una tabla que poseas en Excel, o que tengas en Outlook. También, si lo deseas, puedes vincular Project con Planner, que es la herramienta de gestión de tares de Microsoft 365.
Otra característica resaltante es que Microsoft Project tiene la capacidad para realizar la gestión completa en cuanto a los recursos, que viene siendo una de las partes de mayor relevancia que debes tener presente en la planificación de tu proyecto. En Project esta gestión es completa y compleja, pero si los recursos se configuran como debe ser, la planificación del proyecto tendrá mayor precisión.
Además, un recurso puede estar representado por cualquier persona, materiales o equipos utilizados para la competición de las tareas que conforman un proyecto. Adicionalmente, cuando empleamos Project Profesional y lo conectamos a Project Server, tendremos acceso a los recursos de la empresa.
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