Microsoft Project Professional 2016 es un software de control de proyectos y gestión. Con múltiples opciones que facilitan el desarrollo integral de cada proyecto y el trabajo. Sencillo de usar y la mejor herramienta creada hasta la fecha.
Cabe destacar que esta herramienta para gestionar proyectos, actualmente permite a los Gerentes funcionales y Gerentes de proyectos trabajar en forma colaborativa; es decir, los usuarios pueden compartirse la información a través de Project server o la nube Project Online.
Esta versión se ha caracterizado por sus excelentes herramientas. Algunas enfocadas en la administración de recursos, control del tiempo en cada tarea, e incluso la sincronización. Además, resalta entre la mayoría de los softwares para administrar proyectos por su rapidez y eficiencia.
Actualmente, el usuario puede comprar la licencia para Project Profesional 2016 y beneficiarse de esta gran herramienta por un largo periodo de tiempo, o cancelar cada mes una cuota para disfrutar del software de manera online.
Características de Microsoft Project Professional 2016
Aunque este software de gestión de proyectos ha tenido nuevas versiones, Project Professional 2016 sigue siendo la mejor. A continuación se presenta una lista de algunas de sus características más importantes.
Negociación de los recursos
Generalmente en organizaciones con una matriz de proyectos débil (Weak Matrix), el personal depende de un Gerente de área funcional o un Gerente de línea.
Este Gerente, haciendo uso del software Project Professional 2016, es el que se encarga de la planificación de actividades de su departamento. Además, recibe las solicitudes correspondientes y autoriza la transferencia temporal del personal a los proyectos.
Esto solo funciona a través de negociaciones o acuerdos entre los Gerentes funcionales y Gerentes de proyectos. No obstante, como surge la necesidad de saber en qué proyecto se asignó a su personal y por cuánto tiempo, también surge la de monitorear cada proyecto y salida del personal.
Por ello, al activar Microsoft Project Professional 2016, El Gerente encargado garantiza esa parte del proyecto; además, con la función de negociación de recursos (Resource Engagements) es posible solicitar de forma sistemática un recurso, y así garantizar su disponibilidad.
Cabe destacar que la negociación de recursos solamente funciona si se está haciendo uso de Project Professional 2016 conectado a Project Online. Si no es así, esta opción del software no se mostrará.
Para usar esta función del software Project Professional el Gerente funcional (Gerente de recursos) procederá a configurar un grupo de recursos en Project Online. Luego, podrá seguir con la identificación de los recursos pendientes por aprobación para su asignación en los proyectos.
Así mismo, el Gerente de proyectos procede creando una negociación de recursos para ser enviada y aprobada. Especificando el porcentaje de dedicación que se requiere o número de horas, y un intervalo de fechas en que se necesitará el recurso.
Cabe destacar que si el recurso no necesita un 100% de dedicación, este podrá ser asignado a otros proyectos o actividades. Al obtener la clave de Microsoft Project Professional 2016 trabajar con la negociación de proyectos será una tarea fácil de completar.
Vista para el Gerente de recursos
Como se mencionó anteriormente, el Gerente funcional solo interviene en la aprobación y planificación de las solicitudes de recursos, por lo que puede que no necesite o requiera Project Professional 2016 full (la versión completa del software).
En base a esa necesidad, la versión Project Professional 2016 en Project Online incluye una vista dedicada a las necesidades de cualquier operador, en la que se puede visualizar, rechazar o aprobar, las propuestas de negociaciones de recursos enviadas por el Gerente de proyecto.
Además, al activar Project Professional 2016, la vista de recursos facilita al Gerente funcional una vista rápida, para que pueda entender la utilización y capacidad en todos sus recursos. Esta versión permite una mejor colaboración sistematizada entre Gerentes.
Mapas de capacidad de recursos (Resource Heat Maps)
Otra de las funcionalidades de Microsoft Project o característica son los mapas de capacidad (Capacity heat maps). Básicamente, es una serie de reportes que permiten al operador visualizar la utilización de los recursos.
Esta función permite identificar los casos en que existe una sobrecarga o sub-carga de los recursos, ya que con ellas se genera una problemática para todo Gerente funcional y Gerente de proyectos.
La licencia Project Professional 2016 garantiza a ambos gerentes que su personal se mantenga productivo, evitando así las sobrecargas que inciden en la desmotivación, bajo desempeño e incremento de la rotación en la compañía.
Flexibilidad en escalas de tiempo
La actividad que requiere una mayor dedicación es la de comunicar el reporte de avance y el cronograma por parte del Gerente de proyectos; sin embargo, para muchas audiencias, los gráficos Gantt no son la mejor opción para visualizar un cronograma.
En tal sentido, una de las herramientas de Microsoft Project más eficientes es la posibilidad de crear múltiples escalas de tiempo, cada una con fechas (inicio y fin) diferentes, que permite definir para cada audiencia o grupo las tareas e hitos que mostrará en la escala.
Dando un ejemplo, en un proyecto para la implementación de un sistema, es posible definir una escala de tiempo para las acciones que le corresponden al área de negocio o al usuario, sin incluir acciones internas de las áreas técnicas encargadas de llevar a cabo el proyecto.
Una de las ventajas de utilizar Microsoft Project es que las escalas se pueden grabar en Microsoft PowerPoint, como objetos editables, para que el Gerente de proyectos pueda hacer uso de ellas en la presentación del avance o cronograma.
Extensiones Office para Project
Las extensiones son herramientas desarrolladas por Microsoft y sus socios, utilizadas para personalizar Microsoft Project y agregar más funcionalidades a este Software.
El activador de Project Professional 2016 da la entrada al software para hacer uso de todas sus herramientas, incluyendo las extensiones, que ahora poseen capacidad de escritura y de lectura, expandiendo de esta forma las actividades que las extensiones permitan realizar.
Este software con todas sus funciones, ahorra tiempo en la elaboración y administración de proyectos.
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