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Microsoft Project ¿Qué es y cómo funciona?

Microsoft Project es conocida como una herramienta basada en la administración de proyectos, muy avanzada y practica para realizar cualquier tipo de planeación y entrega de cualquier tipo de proyecto a tiempo.

Con esta herramienta tienes la posibilidad de trabajar partiendo de los proyectos individuales, pudiendo desarrollar grandes iniciativas que facilitan la integración de un gran equipo de trabajo.

Esto significa que, si quieres preservar tu negocio, es preciso que te enfoques hacia cada avance de cualquier proyecto que resulte importante y Microsoft Project es la herramienta adecuada que te da la libertad de poder conseguirlo.

Asimismo, es importante que tomes en cuenta que Microsoft Project 2019 constituye la versión más actualizada de Project, ya que las versiones anteriores son las que incluyen Microsoft Project 2013, Microsoft Project 2016, Microsoft Project 2010 y Project 2007. Un elemento importante es que Microsoft Project 2019 es compatible con Windows 10.

Cuando se buscan programas de gestión de proyectos, lo más aconsejables es que se tome en cuenta a Microsoft Project como una excelente alternativa.

Funcionamiento de Microsoft Project

En el momento que tengas acceso al software de Microsoft Project, inmediatamente puedes comenzar a gestionar todo tipo de proyectos y, al mismo tiempo, planificar las tareas que son necesarias para darle cumplimiento a objetivos muy específicos.

Es importante que sepas que todos aquellos datos que llegues a introducir sobre el proyecto en Microsoft Project, se podrán mostrar de manera gráfica mediante diferentes modelos de vistas.

Asimismo, tendrás la oportunidad de configurar las formas en se llevarán a cabo todas las tareas. Es decir, tienes la posibilidad de establecer que no es fácil iniciar una tarea en específico, si no has completado las que preceden a ella.

Funciones de planificación y gestión

Aunque desconozcas cómo se administra un proyecto con Microsoft Project, es bueno que sepas que el programa posee funciones muy avanzadas para la planificación y gestión de tus proyectos. Todo esto se puede realizar intuitivamente, debido a que la interfaz del software pone a la vista todo lo que se requiere para alcanzar la gestión de proyectos.

Para que este funcionamiento se pueda llevar a cabo, es necesario que sigas los siguientes pasos:

  • Prioriza las tareas y prográmalas, esto significa que Microsoft Project usa tableros camban, lista de tareas, diagramas de Gantt y hojas de ruta de proyectos. A los usuarios se les ofrece la oportunidad de enumerar las tareas, agregar cualquier detalle adicional y establecer su duración.
  • En cuanto al calendario de equipo compartido, Microsoft Project ofrece a los usuarios la practicidad de crear calendarios personalizados para el desarrollo de una o varias tareas, con la ventaja de que todos los miembros del proyecto, además de usarlo pueden visualizarlo.
  • Referente a la gestión de recursos, debes ejecutar un seguimiento de todos los que pertenecen al área de trabajo, entre los que destacan los recursos de materiales, los recursos de costes y los recursos de gastos, usando para ello gráficos en Microsoft Project.
  • Para el seguimiento del tiempo se deben establecer períodos de duración que permitan la finalización de las tareas, sobre todo, cuando son planificadas en lista y en la sección de Gantt. Este tipo de acción te facilita la medición de los pasos propuestos cuando se trata del tiempo de la finalización real.

Funciones de apoyo

Es importante destacar que Microsoft Project posee, asimismo, funciones que logran optimizar el trabajo en equipo y que, además, facilitan que este equipo de trabajo pueda apoyar en determinados proyectos a cualquier distancia.

Entre las funciones de apoyo, cabe mencionar las siguientes:

  • El uso compartido de archivos facilita la exportación de tu proyecto que ha sido creado en Microsoft Project, facilitando que lo envíes por correo electrónico.
  • Referente a la aplicación móvil, Microsoft Project posee una versión móvil de su software para todos aquellos usuarios de IOS y Android. Para ello, debes sincronizar tu proyecto y estar siempre en contacto con los miembros que conforman tu equipo, para que le facilites la coordinación de las tareas del proyecto en ejecución.

Funciones de seguridad

Este tipo de software también posee algunos modelos de herramientas para ofrecerle seguridad a tu proyecto, lo más relevante de este es evitar el acceso de personas que no se encuentren vinculadas con él. Esto permite que Microsoft Project se convierta en una herramienta muy segura para la gestión de proyectos.

En cuanto a las funciones de seguridad, resaltan las siguientes:

  • La autenticación de dos factores (2FA), a través de ellos Microsoft Project te permite configurar una verificación que posee identidad nacional.
  • Las integraciones de inicio de sesión única (SSO) se desarrollan porque Microsoft Project forma parte del ecosistema de office 365, esto significa que tienes la oportunidad de aprovechar las capacidades pertenecientes a SSO de Azure.
  • En cuanto a los permisos de cuenta, estos protegen tus activos a través del uso de controles granulares, entre ellos: tarea, proyecto y equipo, los cuales restringen el acceso solamente a los usuarios correctos.

Características de Microsoft Project

La novedosa versión de Microsoft Project contrae unas características muy significativas, aunadas a unas funciones que fortalecen la experiencia al usuario, proyectándolo como líder de gestión de proyectos.

Por ello, Microsoft Project se ha convertido en la herramienta imprescindible que te servirá de apoyo para lograr tus objetivos. Si quieres sacarle provecho a esta herramienta, debes conocer cuáles son sus características:

  • Desarrolla el trabajo de manera flexible, es decir, selecciona entre un numero de herramientas y enfoques que más se correspondan con tus necesidades empresariales.
  • Ofrécele una visualización a tus proyectos, para ello, debes crear una vista centralizada que incluya todos los programas y proyectos de tu empresa.
  • Planifica tus proyectos, esto hace necesario la implicación del proceso de planeación y la reducción del proceso de aprendizaje, porque posee herramientas tales como: la vista de escala de tiempos, conjuntamente con la plantilla de cronograma de Gantt.
  • El uso de las plantillas integradas donde se debe seleccionar entre una extensa variedad de ellas totalmente personalizadas e integradas en Microsoft Project.

En Caltico trabajamos con soluciones orientadas a la implementación de Microsoft Project. ¿Necesitas ayuda? Puedes contarnos tu caso a través de nuestro formulario y en breve te contactaremos.

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