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Migración de sistemas de gestión documental

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Un sistema de gestión documental es un auténtico salvavidas que se utiliza para organizar, clasificar y almacenar archivos. Muchas empresas cuentan con este sistema, lo que facilita mucho su tarea a diario, y por extensión la de sus empleados. Además, por supuesto, de proteger y mantener a buen recaudo su flujo de información.

En ocasiones se hace necesario modificar el sistema. Ya sea por una cuestión técnica o de caducidad, volcar toda la información de un lado al otro, de un sistema a otro, puede traer asociados numerosos contratiempos y prevenirlos o incluso evitarlos es uno de los objetivos más claros a priori. Organizarse para ello es posible y muy sencillo.

Antes de lanzarse a esta aventura hay que analizar diferentes aspectos. El primero y más importante es el volumen de información del que se disponga y se vaya a transferir al nuevo sistema. En segundo lugar hay que seleccionar a la persona o personas que se van a encargar de esta tarea; su experiencia es clave para determinar en qué condiciones se va a producir.

Y en tercer y último lugar, conocer la categoría y complejidad del sistema nuevo, así como del que ya se dispone, a fin de determinar si existe algún impedimento. Lo más lógico es que la transición sea sencilla puesto que la tecnología suele garantizar que los nuevos sistemas pueden absorber a los antiguos.

Dado que pueden surgir cuestiones muy técnicas, relacionadas con los lenguajes informáticos o los diferentes sistemas, esta migración es mejor que la gestione un profesional o equipo de profesionales. Una persona capacitada y con experiencia dará respuestas a algunas cuestiones que, para la población general, pueden ser complicadas de entender.

Si estos tres aspectos están claros, entonces llega la hora de la migración paso a paso:

Proceso interno de identificación

Ya hemos dado respuesta al ‘por qué’, al ‘cómo’ y al ‘quién’ en el proceso de migración de gestión documental así que nos queda preguntar por ‘qué’ sistema de gestión documental es el mejor. Y la respuesta, aunque pueda resultar impertinente, es: depende.

Dado que cada empresa cuenta con sus propios flujos de información, que varían en volumen y están almacenados y gestionados de una manera diferente, y persigue unos objetivos concretos con este cambio, ya que las necesidades son específicas en cada caso, lo adecuado es realizar una reflexión interna para la correcta elección.

Este análisis empezará por reconocer e identificar las diferentes fuentes de contenido, si es que existe más de una, con las que cuenta la empresa. Después llega la hora de clasificar las fórmulas en las que ese contenido es almacenado en el sistema actual, que más tarde será etiquetado para su categorización.

A continuación, y toda vez que la configuración interna ha quedado debidamente señalada, comienza la segunda fase del proceso. Este se inicia con determinar los perfiles de usuario que se encuentran en el sistema actual; es decir, señalar a los creadores, supervisores y escritores que conforman este equipo de trabajo.

Para terminar con el recorrido reflexivo, que es el que, recordemos, nos facilitará la respuesta acerca de ‘qué sistema de gestión documental’ seleccionar, hay que contemplar en qué formas se está documentando todo con el sistema actual y cómo se va a proceder a reubicar, reutilizar y reciclar todo ese contenido en el sistema nuevo.

A esto último bastará con marcarle las pautas de colaboración necesarias, si las hubiese, y poner al día las distintas necesidades que la empresa requiere sobre la gestión documental de su archivo. En pocas palabras: actualizar su procedimiento para alcanzar las mejoras perseguidas.

Este proceso no es obligatorio, ni mucho menos, pero desde Caltico lo recomendamos como técnica de aprendizaje para saber con certeza si necesitamos esta migración, si la misma puede esperar, y si la estructura se encuentra debidamente identificada, lo que aumentará las probabilidades de que sea un éxito rotundo.

Durante y después de la migración

Efectuado el profundo análisis es la hora de escoger el mejor gestor documental. El Caltico te recomendamos que te decantes por SharePoint puesto que es la mejor opción del mercado y conseguirá acoplarse a tu estructura de la mejor manera posible.

Asegúrate que mientras está en marcha la migración no se cometen errores de bulto y los encargados del proceso, así como quienes más adelante vas a estar al mando de la conservación y gestión de todo tu archivo, están al corriente de todos los pasos que se están dando. Esto supondrá un ahorro importante de tiempo ya que contemplarán in situ todas las partes de este cambio.

Con la nueva instalación del sistema ya solo queda aprovecharla al máximo y estar pendiente de las novedades que surjan para mantener al día a tu negocio.

Usa SharePoint

En Caltico somos especialistas en gestión documental y te ofrecemos un servicio completo de análisis, definición, implementación, desarrollo y formación para que puedas dar tu primer paso en la migración con toda la tranquilidad y seguridad de que va a ser un éxito. Confiamos en la herramienta líder, que es SharePoint, para que se convierte en tu nuevo gestor.

Muchas empresas han apostado por nuestra experiencia y calidad de servicio y queremos ayudarte a completar este nuevo proceso con el que quieres dar un nuevo impulso a tu compañía. Contáctanos ya, a través de nuestro correo electrónico o bien por teléfono, y cuéntanos cuáles son tus necesidades.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.