Microsoft Project se constituye como el famoso software de gestión de proyectos diseñado por Microsoft, con el fin de facilitarles a los directores de Proyectos en el desarrollo de su respectiva planificación, el proceso de asignar labores de los requerimientos a las tareas, prosecución del avance de los proyectos, dirección del presupuesto y los pertinentes análisis de los trabajos realizados.
El lado práctico de Microsoft Project
Entre las más destacadas ventajas que tiene Microsoft Project podríamos señalar las siguientes:
- Facilita la creación de una vía crítica del proyecto, permitiendo así nivelar recursos y aportar mucha claridad acerca de las acciones de las cadenas críticas.
- Posibilita la colaboración entre diversos proyectos sobre las informaciones relativas a los recursos. De esta forma, los gerentes de planificación suelen llevar una agenda que permite definir cada uno de los recursos materiales que van a estar disponibles, facilitando así las modificaciones pertinentes que haya que hacer. Por otra parte, mediante dicha aplicación, resulta muy simple elaborar los presupuestos sustentados en la asignación de trabajos y valores de los capitales.
- La gerencia del lapso de vida del proyecto completo constituye sin lugar a dudas el aspecto central y más positivo de Microsoft Project y por el cual se diferencia de otros instrumentos de Project management, que trabajan solamente con algunas de sus etapas, lo que impide extrapolarlo a sus otros periodos haciéndolo muy incompleto en este sentido.
Para aquellos que lo usan de manera habitual en la gerencia de proyectos, una de sus grandes virtudes es la simplicidad con la cual las posibilita que las implementen nuevos procesos más efectivos, lo que permite optimizar la eficiencia y disminuir cualquier error.
Cómo sacar el máximo partido de Microsoft Project
A fin de que optimices los beneficios de Microsoft Project, resulta adecuado seguir los consejos siguientes:
- Nunca te excedas en la cantidad de labores que vas a gestionar de forma simultánea. A pesar de la inmensa capacidad de Microsoft Project, la que le corresponde al Director de Proyecto es restringida. Como sucede con las personas en su vida común, los días tan solo cuentan de 24 horas, lo que impide que se dediquen realizar sus labores habituales y a la vez seguirle pista a las mil asignaciones en el cual fue desglosado ese proyecto.
- Evadir en lo posible una separación de labores muy profunda: Microsoft Project perseguirá al gerente de Proyecto en sus actividades, pero, ¿posee alguna clase de sentido desarreglar mucho más un paquete de trabajos? ¿Se consigue una contribución de valor añadida o sencillamente se agregan problemas a la gerencia aumentando así las cargas de las labores a realizar?
- Atención a las funciones de relaciones: esta función de este programa informático resulta muy útil para gestionar trabajos en las rutas críticas, aunque podría generar muchos problemas. De no extremarse todas las previsiones a la hora de precisar las relaciones efectuadas, con una ligera modificación en las fechas de entregas de un paquete de labores, posiblemente traiga efectos imprevistos en el día de entrega acordado.
- Comunicar la información de los archivos de Microsoft Project. Como un ejemplo de esto, almacenándolo en un lugar específico a la que los grupos interesados puedan acceder. Algo al cual todos los empleados tengan rápido acceso y esté visible para ellos. De este modo, se obtiene el objetivo de certificar una administración más clara y, a la vez, se van a proporcionar las labores de actualizaciones que no reportan sino utilidades a la planificación.
- Informaciones establecidas previamente como son los almanaques, vistas, tablillas, tamices y campos, es posible archivarlos en una plataforma de datos globales de la compañía que todos compartan. Asimismo, la seguridad está probada porque Microsoft registra distintos tipos de consumidores que podrían poseer diferentes formas de acceder a planificaciones, vistas y otras fichas.
Situaciones favorables al uso de la herramienta
Lo cierto es que el software de gestiones de proyectos, como es el Microsoft Project, actúa en diversos contextos. Su utilización más óptima posiblemente se trate de los casos de proyectos con diversas labores y muchísimos individuos envueltos, aunque también podría usarse en otros escenarios y condiciones.
- Para dueños particulares que aspiran alcanzar proyectos con labores variadas.
- Para empresas que poseen una planificación de labores que involucran a varias personas, aun cuando no existan tantas tareas.
Ejemplos concretos de uso
- La constitución de un programa diferente de informática en una empresa.
- Un negociante que da a conocer su proyecto corporativo y desea darle seguimiento a todas sus labores.
- Lanzar un novedoso producto destinado a la división de alimentos de una compañía.
- La inauguración de un nuevo sitio de ventas en una compañía de comercialización.
- Una modificación profunda de la estructura empresarial en una PYME.
Lo cierto es que se trata de un instrumento ideal para seguir las tareas y planificarlas. Cualquiera que haya laborado en gerencia de proyectos, es capaz de dar fe que el software dedicado y bien utilizado permite acelerar mucho los avances.
Características destacadas de Microsoft Project
Planificación del proyecto
En el momento de comenzar y concebir un proyecto, Microsoft Project te podría auxiliar con todas las funciones de señalar cuáles son las labores más relevantes, cuáles serían las fundamentales para continuar al sub siguiente paso y ver cómo se encuentra el aspecto general del proyecto fragmentado en las distintas tareas realizadas.
Además, cuenta con gráficos de Gantt, así como con menús que se pueden desplegar y que facilitan muchísimo todos los procesos de organización de los proyectos.
Informes en tiempo real
Microsoft Project efectúa informes a tiempo real con respecto al avance de la planificación, con el fin de un análisis pormenorizado más sencillo. Dicho informe es posible compartirlo en formatos de textos y con representaciones gráficas.
Plantillas personalizables
Microsoft Project cuenta con plantillas que pueden personalizarse a gusto del cliente e irla cambiando. Así puedes hacer cálculos de gastos y dominar los capitales que se asignan para cada individuo y labor asignada. Esto permite evitar utilizar materiales innecesarios.
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