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¿Necesitas una solución de gestión documental? Descubre cómo usar Microsoft Sharepoint

En el vertiginoso y cambiante mundo de los negocios, mantenerse al día con la gestión de documentos puede representar en una tarea agobiante. Afortunadamente, existe una solución a la vanguardia que promete simplificar tu vida empresarial: Microsoft SharePoint.

Esta poderosa plataforma de gestión documental ha revolucionado la forma en que las empresas almacenan, comparten y colaboran en sus archivos.

¿Qué se necesita para comenzar a emplear Sharepoint en una empresa?

Para comenzar a emplear Microsoft SharePoint en una empresa, es necesario seguir algunos pasos clave para asegurarse de que el proceso sea exitoso, y la herramienta se ajuste a las necesidades específicas de la empresa.

  • Evaluación de requisitos: Lo primero es realizar un análisis exhaustivo de los requisitos y necesidades de la empresa en cuanto a la gestión de documentos. Esto implica identificar las áreas de la empresa que se beneficiarían más con el uso de SharePoint, los tipos de documentos que se manejan con mayor frecuencia y las características que se necesitarían para una solución adecuada.
  • Planificación y diseño: Con base en los requisitos identificados, se debe planificar la estructura y el diseño de SharePoint. Un diseño cuidadoso garantizará una experiencia de usuario óptima y una gestión eficiente de los documentos.
  • Infraestructura y licencias: Se deben adquirir las licencias necesarias para la cantidad de usuarios y funciones requeridas. También se debe decidir si se utilizará SharePoint en la nube (SharePoint Online) o en servidores locales (SharePoint Server).
  • Capacitación y adopción: Es fundamental capacitar al personal sobre cómo utilizar SharePoint de manera efectiva. La adopción exitosa de la plataforma dependerá en gran medida de la formación del equipo y de la promoción de su uso, para que se convierta en una herramienta integral en el día a día de la empresa.
  • Monitoreo y mejora continúa: Una vez implementado SharePoint, es crucial realizar un seguimiento de su desempeño y recopilar comentarios del equipo para identificar áreas de mejora. Esto permitirá optimizar su uso y asegurar que continúe cumpliendo con las necesidades cambiantes de la empresa.

Optimizando la gestión documental con SharePoint: Configuración y mejores prácticas

La gestión documental es un proceso que consiste en controlar el ciclo de vida de los documentos en una compañía, desde su creación hasta su eliminación o conservación.

SharePoint es una plataforma que ofrece diversas funcionalidades para facilitar y mejorar la gestión documental, tales como:

  • La posibilidad de crear diferentes tipos de documentos y asignarles plantillas personalizadas.
  • La capacidad de etiquetar los documentos con metadatos que faciliten su clasificación, búsqueda y filtrado.
  • La opción de almacenar los documentos en bibliotecas que permitan controlar el acceso, el versionado y la aprobación de los mismos.
  • La aplicación de políticas que regulen la auditoría, la retención y la protección de los documentos.
  • El tratamiento de los documentos como registros corporativos que deben cumplir con requisitos legales y normativos.

Pasos para optimizar la gestión documental con SharePoint

Para optimizar la gestión documental con SharePoint, es necesario realizar una serie de pasos previos que aseguren una configuración adecuada y el uso de las mejores prácticas.

Estos pasos son los siguientes:

  • Identificar los roles de gestión documental: Se trata de definir quiénes son los responsables de crear, revisar, aprobar, publicar y eliminar los documentos, así como de establecer las reglas y los procesos que deben seguir. También se debe involucrar a los usuarios finales y recoger sus necesidades y opiniones.
  • Analizar el uso de los documentos: Es preciso determinar qué tipos de documentos se generan en la empresa, qué características tienen, cómo se utilizan, qué información contienen y qué valor tienen para el negocio.
  • Definir los tipos de contenido: Consiste en crear categorías lógicas de documentos que compartan propiedades comunes, como plantillas, metadatos, políticas y flujos de trabajo. Los tipos de contenido permiten estandarizar y automatizar la gestión documental en SharePoint.
  • Crear las bibliotecas de documentos: Su objetivo es diseñar las estructuras donde se almacenarán los documentos en SharePoint. Las bibliotecas deben estar organizadas por temas o funciones, y deben tener nombres claros y descriptivos. Se recomienda evitar el uso excesivo de carpetas y optar por los metadatos para clasificar los documentos. También se debe configurar las opciones de seguridad, versionado, aprobación y alertas de las bibliotecas.
  • Crear las vistas: Se trata de personalizar la forma en que se muestran los documentos en las bibliotecas. Las vistas permiten ordenar, filtrar y agrupar los documentos según diferentes criterios, como el tipo de contenido, el autor, la fecha o el estado. Las vistas facilitan la navegación y la consulta de los documentos en SharePoint.

¿Qué beneficios aporta la implementación de SharePoint a una empresa?

Además de sus características de administración de documentos, SharePoint facilita el trabajo en equipo al permitir crear sitios de equipo donde se pueden compartir archivos, información, noticias y recursos.

Los usuarios pueden trabajar en documentos de forma simultánea y sincronizada, así como comunicarse mediante chats, videollamadas o foros.

SharePoint también se integra con otras aplicaciones de Microsoft, como Outlook, Teams y OneDrive, lo que agiliza la experiencia digital.

Asimismo, esta herramienta simplifica el proceso de intercambio de información dentro de la empresa al permitir crear páginas web donde se pueden publicar comunicaciones, actualizaciones, informes o dashboards.

Por otro lado, SharePoint reduce la necesidad de invertir en soluciones de almacenamiento en las instalaciones, ya que ofrece una capacidad ilimitada en la nube.

Además, al estar disponible como parte de Microsoft 365, SharePoint ofrece un modelo de suscripción flexible y económico, que se adapta a las necesidades de cada empresa.

A su vez, mejora la productividad al permitir automatizar y optimizar los procesos de negocio mediante flujos de trabajo.

¿Cómo acceder a los servicios de SharePoint?

¿Necesitas un agente capacitado para ayudarte en el proceso de implementación? En Caltico, como partner oficial de Microsoft, te ofrecemos nuestra vasta experiencia en implementación de Share Point en empresas.

Nuestro equipo experto te guiará en el análisis de tus necesidades, creando vistas personalizadas y aprovechando al máximo las ventajas de Share Point.

Simplifica tus procesos, mejora la colaboración y potencia la eficiencia empresarial con esta solución líder.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.