La sincronización de los procesos de negocio con la documentación que los respalda, se presenta como un desafío recurrente en el entorno empresarial.
En la actualidad, las soluciones de gestión documental se orientan hacia la simplificación de esta labor, mediante la implementación de avanzadas capacidades para el control de flujos de trabajo.
¿Por qué es importante el flujo de trabajo en la gestión documental?
En el contexto de la gestión documental, se hace referencia al proceso automatizado de los documentos mediante una secuencia de acciones interconectadas dentro de un flujo de trabajo empresarial.
En términos más sencillos, un gestor documental que controla los flujos de trabajo, vincula cada documento al estado en que se encuentra en todo momento.
Por ejemplo, una factura puede transitar por distintos estados (recibida, aprobada, pagada, etc.), y un administrador designado puede supervisar su situación de forma continua.
El control de los flujos de trabajo representa el máximo nivel de automatización en los procesos empresariales y permite gestionar las etapas por las que los documentos pasan de un empleado a otro, de acuerdo con procedimientos previamente establecidos.
Precediendo al control de flujos de trabajo, se encuentra el control de flujos de información, donde las empresas deben analizar cómo la información llega, se almacena y se distribuye dentro de la compañía para lograr una gestión de flujo de trabajo eficiente.
Optimizando la gestión documental mediante Sharepoint
La incorporación de plataformas de gestión documental en el entorno empresarial es una evidencia tangible de la creciente necesidad de administrar de manera eficiente la vasta cantidad de información y datos generados por las empresas en la era de la Transformación Digital.
Cada empresa presenta requerimientos específicos en materia de gestión documental, lo que implica que no existe una solución única que abarque todas las necesidades. Sin embargo, existen elementos fundamentales que toda empresa debe considerar al optar por un sistema de gestión documental.
Captura y digitalización de documentos
Un gestor documental se caracteriza por su capacidad para digitalizar documentos, una función esencial que otorga una ventaja competitiva a corto, medio y largo plazo, además de reducir los costes asociados a la captura de documentos.
Auditoría y control de versiones
Los sistemas de gestión documental deben ofrecer la posibilidad de rastrear y registrar todas las modificaciones realizadas en el sistema.
Esta función proporciona a la empresa información detallada sobre quién, qué y cuándo se ha alterado un documento o archivo, permitiendo también la recuperación de datos eliminados de un documento modificado.
Flujos de trabajo
El control efectivo de los flujos de trabajo es uno de los principales valores agregados que ofrece un sistema de gestión documental.
Facilita la asignación de tareas, el seguimiento y el establecimiento de fechas límite, contribuyendo así a un aumento notable en la productividad empresarial.
Informes personalizados
Una solución de gestión documental debe permitir no solo la búsqueda ágil de información, sino también su presentación rápida y sencilla en informes personalizados que satisfagan las necesidades específicas de la empresa.
Beneficios del flujo de trabajo
La variabilidad en los flujos de trabajo entre distintas empresas es innegable. No obstante, es común que muchas de ellas experimenten ventajas similares como resultado de su implementación.
Entre los beneficios destacados se encuentran:
- Incremento en la productividad del personal, gracias a la automatización de procesos.
- Establecimiento de metodologías de trabajo estandarizadas mediante procedimientos predefinidos.
- Optimización de la circulación interna de información.
- Reducción significativa del tiempo dedicado a tareas innecesarias u obsoletas.
- La aplicación efectiva de flujos de trabajo personalizados permite a las compañías mejorar su eficiencia y competitividad en el entorno empresarial actual.
Integración de Workflow Management en sistemas de gestión empresarial
El Workflow Management, tanto como parte de un gestor documental o como sistema independiente, ha experimentado un desarrollo significativo.
Estos sistemas de flujo de trabajo ofrecen automatización y mejora de los procesos empresariales con el objetivo de optimizar el tiempo y reducir errores.
Entre las características esenciales que estos sistemas suelen presentar, destacamos:
- Notificaciones por correo electrónico: Los administradores reciben información detallada sobre el estado actual de las tareas a través de notificaciones por correo electrónico.
- Control del estatus mediante SLA: La representación gráfica del estado de una tarea, con códigos de colores para resaltar etapas críticas o problemáticas que requieran mayor atención.
- Formularios pre-completados: Distribución de formularios parcialmente completados para evitar pérdidas de tiempo al rellenar formularios repetitivos.
- Reasignación de tareas: Flexibilidad para reasignar tareas en caso de que los procesos no funcionen según lo planificado, evitando costes innecesarios.
La guía de gestión documental ofrece un análisis detallado de los principales sistemas de gestión documental que incluyen herramientas avanzadas para el control de flujos de trabajo.
Estas soluciones permiten a las empresas alcanzar una mayor eficiencia y productividad en sus operaciones diarias.
¿Es un sistema eficiente?
Su eficiencia depende del contexto y los objetivos de uso. Para muchas compañías, SharePoint ha demostrado ser una herramienta eficiente para facilitar la colaboración, la comunicación y el almacenamiento de documentos.
Permite crear sitios web internos, gestionar flujos de trabajo, organizar documentos y compartir información entre equipos.
SharePoint ofrece diversas funcionalidades que pueden mejorar la productividad, como la integración con otras aplicaciones de Microsoft Office y la capacidad de personalizar sitios y listas, según las necesidades específicas de cada empresa.
No obstante, el éxito de su implementación depende de la planificación, la capacitación adecuada de los usuarios y la gestión continua. Al aprovechar sus capacidades y características de forma adecuada, SharePoint puede ser una herramienta eficiente y valiosa para mejorar la colaboración y la eficiencia empresarial.
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