Si tomas la decisión de emplear un CRM para las ventas de tu negocio, tendrás con ello la posibilidad de optimizar los procesos manuales del mismo. De esta manera, los ejecutivos de ventas de tu empresa realizaran sus labores de forma más eficiente y productiva.
En ese sentido, con esta herramienta ya no tendrás que guardar los datos y gráficas en Excel, además de las notas que se generen y todo lo relacionado con el control manual del trabajo. Esto ocurre debido a que en el CRM quedarán automatizados completamente los procesos de ventas. Esta automatización te ayudará a visualizar y controlar de forma óptima los procesos citados.
Respecto al Customer Relationship Management (Gestión de relación con el cliente), el mismo te brindará la posibilidad de:
- Registrar el pipeline en las ventas
- Poder darle un correcto seguimiento a los Leads, y además, conocer en qué fase se encuentran los mismos.
Por tal razón, en este post conocerás los diversos enfoques que te ayudaran a entender, porque es importante utilizar un sistema CRM en ventas para tu empresa o negocio. Y entre estos enfoques se encuentran:
- Como automatizar los procesos de ventas de tu empresa
- Cuáles son los aspectos más importantes de la transición del proceso manual al proceso automatizado.
- Que ventajas presenta un CRM en ventas
¿Cómo se automatiza un proceso de ventas?
Para que puedas lograr la adecuada automatización del proceso de ventas, tendrás en primera instancia que trabajar la debida implementación y acoplamiento del CRM con tu empresa o negocio. Esto lo conseguirás a través de:
La adopción del sistema CRM en ventas
Es importante señalar, que para implementar un CRM en tu empresa deberás entrenar a tus empleados. De esta manera, podrán comprender y valorar la importancia de utilizar este software en el área de las ventas.
En ese sentido, este entrenamiento para tus empleados tendrá como objetivo:
- Explicar los beneficios de un CRM
- Demostrar que el CRM no representa una tarea extra o controlador, sino que por el contrario les facilitará el trabajo diario.
- Permitir que tus empleados puedan expresar puntos de vistas, opiniones y experiencias, respecto al CRM en ventas.
Cuando este paso se haya llevado a cabo, con toda seguridad los miembros de tu equipo podrán sacarle partido y explotar el máximo potencial de esta innovadora herramienta de ventas.
Personalizarlo a tu empresa
Para que un CRM logre cumplir con los objetivos trazados dentro de tu negocio, se hará necesario que lo personalices para:
- Tu empresa
- El modelo de tu negocio
- Los procesos comerciales de tu empresa
- Tu potencial de ventas
Además se requiere que este se encuentre estructurado al:
- Pipeline de tu empresa
- Leads
- La prospección de ventas
- La negociación
- La oferta
- La propuesta
En ese sentido se hace necesario señalar, que respecto a las herramientas de automatización, estas no deberán estar funcionando de forma aislada. Es por ello, que tendrás que definir tu Inbound Marketing antes de que comiences a automatizar todos los procesos. Por tal razón, los miembros de tu equipo deberán tener claro hacia dónde dirigir el destino de tu negocio.
Determinar cuáles procesos se pueden automatizar
Cuando implementas un CRM en ventas para tu empresa, deberás tener claro cuáles son los procesos que podrás automatizar. Así de esta manera, podrás lograr la máxima productividad y eficiencia en la misma. Estos procesos son los siguientes:
Automatizar la generación de clientes potenciales
Cuando tus clientes o usuarios accedan a la página de tu empresa, deberán introducir la siguiente información personal:
- Nombre
- Correo electrónico
- Número telefónico
- Nombre de la empresa para la cual trabaja
Estos datos le permitirán al CRM el poder diseñar un perfil de usuario en la base de datos de tu empresa. Además, podrás enviar información de interés a través del correo, donde el vendedor podrá analizar mejor a los potenciales clientes. También, este podrá determinar en qué nivel del embudo de ventas se encuentra el futuro comprador.
Automatizar el envío de respuestas
Hoy en día a los usuarios les gusta recibir preferentemente informaciones y respuestas de forma inmediata, y además, en tiempo real. Es por ello, que se han creado diversas herramientas, tales como: Los Chatbots y los Live chats. Los mismos persiguen un contacto de los usuarios con las empresas, y además de manera simplificada. En ese sentido, estas herramientas te ofrecerán una gran experiencia dependiendo del tipo de website que tengas. No obstante, el live chat necesitará una persona real, la cual deberá contestar preguntas en tiempo real, a diferencia del chatbot el cual contestará a través de la inteligencia artificial.
Sin embargo, ambas herramientas ayudaran a mejorar la relación de tu empresa con los prospectos o clientes potenciales, ya que podrán brindarle a los mismos respuestas rápidas y en tiempo real. De esta manera se multiplicará de forma exponencial tu tasa de ventas y conversión.
Armado y envío de correos electrónicos
Para tal fin, existen plantillas de mensajes ya creados acerca de un servicio o producto específico, los cuales podrás reenviar a tus clientes. Además, podrás enviar las respectivas tablas de precios de los mismos. Esto sin duda alguna, te ayudará en la automatización de las tareas del departamento de marketing de tu empresa.
También podrás enviar desde un documento sencillo con el logo de tu empresa, hasta diseños profesionales. No obstante, si se trata de clientes potenciales, el equipo de ventas de tu empresa deberá hacer el debido contacto y seguimiento. De esta manera, podrá medir resultados, aclarar dudas, y realizar el debido reconocimiento de las plantillas que mejor funcionan en el embudo de ventas.
Automatizar el seguimiento a prospectos
La automatización para el seguimiento de clientes potenciales o prospectos, se ejecuta a través de correos de seguimiento. Este tipo de automatización aporta valor agregado a los diversos usuarios y además, permite ir conociendo a los mismos.
Es de destacar que con un CRM podrás realizar de forma automática e idónea, estos seguimientos. Los mismos podrán ser ejecutados mediante la implementación de correos en cadena, los cuales te ayudaran a identificar y detectar las acciones de los clientes y usuarios.
Detectar clientes potenciales
El detectar clientes potenciales representa la etapa más importante del embudo de ventas. Mediante esta acción, se podrá determinar el tiempo que tendrá que dedicar el departamento de ventas de tu empresa, a los prospectos o clientes potenciales.
Para lograr detectar a estos clientes, es necesario que los mismos se registren en la página de tu empresa, o sitio web. Allí realizaran diversas acciones que te ayudaran a determinar el tipo de lead de cada uno de ellos.
Agendar reuniones
El proceso de agendar reuniones, también puede automatizarse mediante el envío de un correo electrónico. En este deberá especificarse el día de la reunión, la hora disponible, y además, el canal mediante el cual se dará el encuentro.
Es de destacar, que estas reuniones pueden darse de forma online o personal (webinar). De esta manera, estarás dando la cara de tu empresa para así conectar más rápido con los clientes.
Es necesario señalar, que existen diversas tareas que podrás automatizar con un CRM, y estas son:
- Entregar mensajes en un contestador de llamadas
- Marcar automáticamente un número de teléfono
- Ejecutar reportes
- Registrar llamadas
- Elaborar y tomar notas
- Elaborar tags y recordatorios
Implementar el sistema
El CRM deberás implementarlo, para ello será importante que el equipo de marketing y finanzas, así como los representante de ventas, puedan dominarlo de manera perfecta. Cuando integras el CRM a estos departamentos, podrás evitar con ello que la información se desactualice, y además se reduzcan los datos duplicados. Para tal fin, se hará necesario que logres tener un web responsive. De esta manera, tus representantes de ventas podrán conectarse al sistema desde cualquier lugar del mundo.
¿Cuáles son los objetivos de la transición?
La transición del sistema de ventas manuales de tu empresa, hacia un sistema automatizado, se fundamenta en estrategias que persiguen que los prospectos o clientes potenciales adquieran los productos y servicios de tu empresa.
Con una herramienta CRM en ventas, podrás además de automatizar los procesos de tu negocio, aumentar la productividad y eficiencia de tu equipo de ventas. De esta manera, se evitará la realización de labores o tareas de forma manual, lo cual conllevará a que los vendedores dediquen plenamente su tiempo a vender.
¿Cuáles son las ventajas de la automatización del proceso de ventas?
Obtención de datos
Mediante la automatización del CRM en ventas podrás:
- Acceder a los datos e información en tiempo real. De esta manera tu equipo de ventas podrá darle seguimiento cabal a las diversas oportunidades de negocio.
- Tendrás la posibilidad de conocer las diversas etapas o niveles donde se encuentran localizados los prospectos.
- Permite la correcta integración y comunicación entre las diversas áreas de mercadotecnia, dentro de tu empresa o negocio.
- Facilita el correcto flujo de información entre los diversos departamentos de ventas y marketing de tu empresa.
- Podrás cerrar acuerdos y negociaciones, además de dar respuestas más rápidas y exactas.
Ahorro de tiempo
Con la implementación de un CRM de ventas en tu empresa:
- Podrás ahorrarte el trabajo duplicado
- Tendrás la posibilidad de incluir información de forma manual
- Podrás realizar tareas que no dejen ganancias directas a tu empresa o negocio.
- Evitaras perder el tiempo con personas que no sean prospectos o clientes potenciales.
Mayor productividad de la fuerza de ventas
Con la implementación del CRM aumentará la productividad de tu empresa o negocio, ya que el tiempo que dedicabas a hacer las debidas proyecciones de venta, investigar los datos de los clientes o prospectos, realizar reportes, y redactar correos, se reducirá con esta herramienta de manera considerable.
En ese sentido, tu equipo de ventas podrá dedicarse a llevar a cabo los objetivos de captación de clientes y ventas de tu negocio.
Vale la pena señalar, que el CRM de ventas ha sido creado para atender todo tipo de empresas (pequeña, mediana y grande empresa). Es por ello, que si deseas ahorrar tiempo y esfuerzo en tareas repetidas, será recomendable que implementes está avanzada herramienta en tu empresa o negocio.