Para nadie es un secreto que empezar en el mundo empresarial no es fácil, independientemente del sector que sea, por ello, para garantizar la escalada de una empresa, es necesario contar con estrategias que mejoren la gestión de la flota, que cada vez es más compleja, como un gran sistema de gestión.
Software de gestión documental: una herramienta que soluciona los problemas
Toda persona que esté en el mundo empresarial con un negocio bien posicionado, sabe que todo lo relacionado con la facturación, el papeleo y las cotizaciones son un problema que consume mucho tiempo, al menos eso fue lo demostrado mediante una cuenta hecha hace ya unos años por TomTom Telematics.
Los involucrados eran, en su mayoría, directivos de gestión de empresa de renting; pero, además, también se basan en documentación precisa, entre los cuales se incluyen los recibos de combustible, multas por accidentes, papeleo de compra y reparaciones.
Existen otros elementos que complican el proceso, como las regulaciones globales, la Junta de Normas Internacionales de Contabilidad y demás, que terminan afectando las compañías automovilísticas de todo el mundo y es aquí cuando entra el software de gestión de documentos, pues, es cada vez más eficaz.
Son incontables los motivos que nos pueden permitir comprender por qué su función es ideal para incluirlo mientras la logística y la cadena de suministro sigue con su conversión digital.
Motivos por los que el software de gestión de documentos es imprescindible
Principalmente se debe a que los gestores documentales brindan un repositorio central en el cual se ubica el papeleo de gestión de flota, entre los que se incluye los registros y correos electrónicos. Esto reduce la cantidad total de papel que utiliza la compañía, pero además trae consigo otros beneficios.
Reduce el riesgo de perder documentos importantes
En ocasiones pueden ocurrir situaciones que no habían sido prevenidas con anticipo, como un incendio en las instalaciones, lo que puede ocasionar un detenimiento en los sistemas de gestión de la empresa. Por este motivo lo recomendable es cambiar a un sistema de datos digital.
De esta manera, todos los archivos del ordenador se almacenan en una red, la nube o en diferentes ubicaciones; por lo tanto, el riesgo de pérdida es cada vez menor.
Optimiza el coste de tiempo y dinero
Otro beneficio al implementar el sistema de gestión documental electrónica es la disminución de los costes generales que conlleva el almacenamiento, servicios de entrega de documentos, seguros e impresoras, con lo cual, no solo restas los gastos al pagar el sueldo de un trabajador, sino también el tiempo que tarda.
Accesibilidad a los datos desde cualquier sitio
Tal como se especifica, cualquier documento digitalizado o seguro puedes tenerlo a la mano en dónde sea que te encuentres. Aunque parezca algo mínimo, lo cierto es que la ventaja que brinda es que la empresa puede llegar a escalar y crecer, debido a que los datos en demanda son añadidos en cuestión de unos segundos.
De igual manera, puede mejorar las relaciones con los clientes de forma significativa, pues los datos agregados y sus informes pueden ser recuperados rápidamente y sin problemas.
Muchos han expresado que la conversión de sus compañías al área digital ha sido de beneficios para estas, ya que facilita la solución de obstáculos, como el flujo de trabajo interno, lo que mejora el tiempo de respuesta y la realización de informes para clientes más grandes. Uno de ellos fue el ejecutivo de Alphabet.
Transformación a un trabajo eficiente
También hay personas que afirman que las consecuencias de una oficina sin papeles es la racionalización de procesos comerciales, sobre todo cuando es el sistema correcto.
Con este, los empleados pueden delegar, autorizar, revisar y transferir todo tipo de información tan solo haciendo un par de clic con el botón. Tal ha sido su impacto y veracidad, que la mayoría de compañías de renting británicas están optando por implementar dicho método de gestión.
Incluso es posible personalizar los formularios de trabajo para los empleados. Esto trae consigo una mejora en la forma de entrega de cada trabajo, ya que pueden ser completados sobre la marcha.
Entre tanto y retomando el anterior punto, la reducción del uso de papel en las empresas significa menor gasto y el tiempo de los conductores es mínimo, así que acelera todos los aspectos de las compañías.
Incorporación de la automatización
Para que puedan ser integradas en el gestor documental actualmente, la automatización junto a la inteligencia artificial también está en una etapa de desarrollo óptimo. A día de hoy, la inteligencia artificial está aportando grandes pasos de innovación en el área de gestión de flotas y transporte.
Actualmente, entre las aplicaciones de IA más importantes en los programas de gestión de documentos se encuentran el análisis predictivo y el procesamiento de imágenes. Este último permite a los conductores enviar una foto de multa de tráfico y su función es archivar y automatizar los documentos.
Por otro lado, está el seguimiento de la flota de vehículos, con la cual se puede agregar una etiqueta al documento que indique su localización, un aspecto que aumenta la transparencia.
Además, también tenemos la capacidad del sistema de gestión para analizar y sugerir cursos de acciones, que es impulsado por la IA, debido a los patrones de aprendizaje que obtiene desde el papeleo. Algunos de estos son:
- La disminución de la productividad de los contadores
- El personal y vehículos vulnerables a los riesgos y accidentes
- El seguimiento defectuoso por GPS de la flota
Si no tenemos en cuenta las ventajas de dicho software de gestión, todos los procesos serían un completo fastidio. Por ello, lo recomendable es buscar, además de emplear esta herramienta, asesoría de profesionales, que te guíen en el trabajo.
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