La implantación de un software de gestión documental es una extraordinaria noticia para cualquier empresa. Aliarse con la última tecnología puede traer enormes beneficios en varios aspectos, no solo desde el punto de vista económico. Además, gracias a la gran variedad de opciones que existen hoy en día es posible dar un paso de gigante de una manera sencilla y rápida.
Con todo, estar listo para afrontar esta modificación requiere de un esfuerzo por parte de la compañía. De nuevo, no se trata de una simple cuestión económica sino de saber qué tipo de software precisa la estructura para su buen funcionamiento y cuál de los que están disponibles en el mercado es el que mejor se ajusta y adapta a las necesidades concretas.
Por eso, antes de dejarse seducir por el canto de las sirenas es necesario realizar un ejercicio de reflexión interno a través del cual se evaluará diferentes aspectos como: necesidades de la empresa, prestaciones del software, facilidad de uso o la preparación que tienen los empleados para emplearlo de manera adecuada.
Con todas esas respuestas encima de la mesa será más sencillo dar con el programa adecuado.
Necesidades
El sector en el que opera una compañía, su tamaño o sus recursos técnicos son factores determinantes. Así, una compañía internacional de seguros, que disponga de una cartera de clientes alrededor del planeta, precisa de un software capaz de gestionar todo ese volumen para que su negocio no se detenga por estos quehaceres.
Por contra, una empresa familiar de una ciudad modesta, cuyo flujo de clientes sea menor, pero aun así importante, es probable que no necesite optar por el mismo software que la compañía de seguros. Una opción que se ajuste más a sus prestaciones ofrecerá la misma garantía de que el procedimiento será igual de eficaz.
Lo más importante en ambos casos es asegurarse de que consiguen ahorrar tiempo en el proceso de gestión y almacenamiento.
Por supuesto, contar con un escáner que sea capaz de digitalizar los documentos en un espacio corto de tiempo, así como tener a una persona capacitada y preparada para realizar todo este proceso, algo que tiene que estar bien definido por la propia empresa, dinamizará este proceso a nivel interno, algo que afectará de manera positiva.
Otro aspecto a tener en cuenta es el acceso a la información por parte de los propios empleados. En la empresa familiar que exponemos como ejemplo no habrá demasiado problema, pero sí puede ocurrir esto en una multinacional. Y es que algunos de esos trabajadores podrían realizar buena parte de sus funciones o todas lejos de la oficina y precisan acceder a la base de datos para su buen desempeño.
Por lo tanto, un sistema operativo cuyas prestaciones sirvan para dar soporte y cobertura a todos los empleados es crucial para que la eficacia sea plena.
Documentos
La cantidad de archivos y la variedad de los mismos, es decir su formato, influye a la hora de decantarse por un software de gestión documental. No es lo mismo trabajar con documentos sencillos que hacerlo, por ejemplo, con facturas, que tienen una estructura diferente. En la mayoría de los casos, las empresas necesitan dar salida a ambos formatos – e incluso muchos más –.
La posibilidad de trabajar, después, sobre ellos, una vez que estén incluidos en el archivo de la compañía y se pueda acceder a su formato digital, es otra de las funciones que ofrecen los softwares, aunque no todos. Es necesario valorar este aspecto ya que escoger el programa incorrecto supondrá no ser efectivo e incluso tener que volver a buscar uno nuevo que sí lo permita.
¿Qué software de gestión es recomendable?
De entre las opciones de software disponibles, en Caltico apostamos por Microsoft SharePoint puesto que se trata de la herramienta con mejores características que se puede encontrar.
Es válida para cualquier tipo de empresa, sea cual sea su tamaño, y válida para multitud de sectores como: educación, seguros, construcción, consultoría, abogacía, asesoría o sector tecnológico, entre otros.
Con el podrás almacenar, organizar, gestionar, procesar y hasta utilizar la firma electrónica. Sin duda, una solución perfecta y tremendamente completa que transformará por completo tu empresa.
Si necesitas ayuda para decidir que software implantar en tu empresa no dudes en ponerte en contacto con nosotros para que podamos ayudarte.