Microsoft Project es un software que se utiliza como herramienta para apoyar los procesos de gestión de proyectos de forma colaborativa. Con su uso puedes generar un diagrama de Gantt, que te permitirá observar las actividades en forma de barras en un período de tiempo determinado.
Con dicho diagrama podrás plasmar las necesidades tanto del cliente como del proyecto en la programación, como, por ejemplo, las horas hombre, la duración, los costes, los entregables, las actividades, los recursos, el calendario, entre muchas más.
¿Qué es MS Project?
Microsoft Project es un software de gestión de proyectos profesionales, que forma parte de Microsoft. Principalmente les permite a los gestores de proyectos hacer la mayoría de las actividades de planificación.
Este software de Microsoft fue lanzado al mercado en el año 1988 y desde ese momento no ha dejado de mejorar y evolucionar, adaptándose a las nuevas tecnologías. Esta herramienta favorece la productividad de un equipo de trabajo y, además, reduce considerablemente el tiempo de calendarizar y organizar cada una de las tareas.
La interfaz de este software se visualiza a través de un diagrama de Gantt, por lo que te permite gestionar tareas y crear los planes, seguir los avances de los proyectos y trabajar con el presupuesto de cada uno de ellos.
La principal característica de este programa es que te permite tener un mayor control sobre todos los procesos que acarrea un proyecto, esto con el objetivo de tener una planificación y ejecución óptima.
Lo que podemos hacer con Microsoft Project
Como se mencionó anteriormente, Microsoft Project es ideal para realizar las actividades básicas para las gestiones que requieren los proyectos.
Entre estas herramientas se encuentran las siguientes:
- Trabajar con las líneas base
- Asignar los recursos
- Vincular tareas
- Esquema de tareas
- Trabajar con la ruta crítica
- Crear los horarios y planes
- Analizar la carga de trabajo
- Seguir con el progreso del proyecto
- Formalizar y gestionar el presupuesto
Características del Microsoft Project
Microsoft Project tiene como característica principal la optimización de tiempo en cuanto a la creación de un proyecto.
Te permite realizar un seguimiento de todo lo que se necesita para lograr la ejecución de proyectos de forma exitosa, además, colabora y trabaja con equipos remotos en cualquier lugar.
Otras de sus características son las siguientes:
Gran variedad de funciones
Microsoft Project desde que está en el mercado hasta la actualidad, no se ha detenido por estar al corriente con todas las actualizaciones, por lo que tiene varias versiones.
Por ejemplo, en las versiones en la nube, la funcionalidad se reduce un poco en comparación con la versión de escritorio. Sin embargo, también tiene gran variedad de funciones que permiten –aunque en menor escala-, avanzar en un proyecto.
Gestión de tareas y de proyectos
Todas las versiones de este software incluyen la mayoría de las funciones que se necesitan para realizar la gestión y la planificación de un proyecto a nivel profesional, todo esto si se aprende a utilizar de forma correcta.
Gestión de recursos
Dentro de la gestión de cada uno de los proyectos, también se puede realizar la gestión y la planificación de los recursos en Microsoft Project, todo esto a un nivel más profesional.
Se puede trabajar con tres tipos de recursos: recursos con costes fijos, recursos materiales y con personas. También se pueden especificar cada uno de los costes para cada tipo de recursos, el calendario a trabajar y el modo de empleo.
Ventajas y desventajas de utilizar Microsoft Project
Como todo software de Microsoft, se deben evaluar las ventajas y desventajas que tiene, a fin de saber si es apropiado para utilizarlo en la gestión de cada uno de los proyectos que sean realizados.
Ventajas de Microsoft Project
Integración con otras herramientas de Microsoft
Una de las principales ventajas que tiene el software de Microsoft Project es que, si tienes la licencia original de suite de Microsoft, puedes también trabajar con Microsoft Excel, Word PowerPoint y los demás.
Herramienta indicada para la planificación de los proyectos
Al momento de elaborar el plan del proyecto, se puede pasar al software de Microsoft Project y puedes añadirle fechas, duración de tareas y también puedes identificar los recursos que se necesitan y los costes.
Creación de calendarios para seguir el avance del proyecto
Con la ayuda de la creación de calendarios en Microsoft Project podrás crear un cronograma o un diagrama de Gantt y, de esta forma, podrás visualizar todas las fechas y, al mismo tiempo, seguir su proceso a lo largo del avance del proyecto.
Las plantillas de proyectos
Otra ventaja importante de Microsoft Project es que te ofrece plantillas con tareas ya configuradas.
En el caso de que no tengas conocimiento de cómo comenzar un proyecto, con estas plantillas será mucho más sencillo.
Desventajas de Microsoft Project
Limitaciones para compartir y exportar el proyecto
Una de las principales desventajas de Microsoft Project es que se trabaja en solitario y no te permite compartir o colaborar.
Quizás para algunos no sea un problema, pero actualmente se trabajan proyectos con un equipo de personas en el que cada uno tiene una función en específico.
La relación coste y beneficio
El coste del programa también es una de las desventajas, sin embargo, hay personas que lo compran porque obtener la licencia, tanto para la versión de escritorio como para la de la nube, hace que tengas el programa en su totalidad, por lo que puede verse como una ventaja y desventaja a la vez.
Su complejidad
Muchos usuarios del programa Microsoft Project justifican que resulta ser bastante complejo, sin embargo, este programa no es indicado para principiantes o gestores que solo administradores que solo lo tienen como parte de sus responsabilidades.
Microsoft Project fue creada específicamente para ser una herramienta para gerentes de proyectos profesionales que se dedican solo a esto, y luego le delegan las responsabilidades al resto del equipo.
Como una hoja de cálculo, Microsoft Project muestra los resultados de los cálculos inmediatamente. Pero un plan de proyecto no se crea hasta que se haya aportado la información esencial sobre todas las tareas. Solo entonces sabrás cuándo finalizará el proyecto o cuándo se programarán las tareas.