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¿Qué beneficios nos aporta Microsoft Project en la gestión de proyectos?

Actualmente, el crecimiento de los mercados ha recibido el impulso de factores como el internet y la globalización. Las empresas deben enfrentar de manera continua un ambiente mucho más competitivo y de más diversidad.

Por este motivo, la administración de mayor eficacia en cuanto a los recursos, es de vital importancia para mantenerlos rentables. Microsoft Project es un factor de gran utilidad en la gestión de proyectos, por esta razón ha logrado constituir una de las Software Skills de mayor demanda.

Definición de MS Project

El Microsoft Project está conformado por un conjunto de programas, resultando un software que hizo su aparición en el mercado en 1988. Transcurrido el tiempo, han surgido aproximadamente unas 10 versiones que han logrado crecer y optimizarse.

En cada una de ellas se han podido incorporar novedosas configuraciones, lo cual ha influido en su adaptación progresiva. En la actualidad, su funcionamiento está considerado como muy eficiente para un buen número de empresas de diversos tamaños y sectores.

Microsoft Project y su utilidad

MS Project ha resultado una herramienta cuyo desarrollo y lanzamiento al mercado fue hecho por Microsoft, el cual es considerado como el software de mayor utilidad en la administración de proyectos.

Su utilidad está estrechamente vinculada con la actividad laboral, así como también con la educativa, las empresas y los particulares. Además, es un gran facilitador de la correcta administración de los recursos.

Adicional a ello, cuando se trata de tareas administrativas que ofrecen muchas opciones en el manejo de proyectos, haciendo el seguimiento de los progresos, su utilidad también es usada para asignar recursos y cargas de trabajo a los componentes de un equipo. Permite también el análisis de los resultados y destaca sus funciones en el área del diseño, ejecución y continuidad de presupuesto.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de Microsoft Project?

Microsoft Project es un gran facilitador de tareas y entre sus ventajas destacan:

  • Es un software que sirve de gran ayuda en toda la creación de diseños de óptima calidad. Para ello, cuentas con una gran organización y administración laboral.
  • Con su uso se puede crear un plan estructurado, partiendo de una multiplicidad de ideas.
  • Tiene capacidad para organizar extensos grupos de trabajo, optimizando de esta manera la eficiencia en la asignación de tareas.
  • Su misión global como propuesta permite la toma de decisiones.
  • Facilita la reducción en los plazos de las tareas.
  • Permite el manejo con gran certeza de una enorme cantidad de detalles operativos.
  • A través de él, es posible planificar de manera anticipada las tareas a realizar a corto, mediano y largo plazo.
  • Con su uso se podrá administrar de manera eficaz los recursos, independientemente de que se compartan o pertenezcan a varios proyectos.
  • Se producirá en el tiempo la colaboración de los diferentes integrantes de un equipo, lo cual redunda en beneficio del proyecto.
  • Si surgiera un determinado cambio, su repercusión se evaluaría con antelación.
  • Asimismo, ofrece la oportunidad de detectar cualquier vulnerabilidad de un determinado diseño.
  • A través de él, podrás elaborar de manera eficaz calendario de eventos en cadena y de rutas críticas.
  • Ofrece la ventaja de que los privilegios de acceso a los diversos planes, tienen la posibilidad de jerarquizarse.

Entre sus desventajas destaca que, el software tiende a presentar ciertas limitaciones en cuanto a su funcionamiento. Es decir, no existe una posibilidad cierta de poder evaluar la productividad tanto de las personas como de las maquinarias.

Además, el 80% de los usuarios utiliza pocas funciones que pudieran llegar a un 20%. Asimismo, se debe tener presente que no es un software multiforma, ya que funciona solamente con Windows.

El Microsoft Project y las opciones que ofrece

Es indudable que las herramientas que forman el Microsoft Project, tienen una gran utilidad en la gestión de proyectos y portafolios. Sus siglas en inglés se denominan PPM, con la factibilidad de usarlas en la nube, ya sea como software o service, así como también con instalación en el servidor.

El desarrollo de sus diseños se efectúa mediante colaboración, ya que, al tratarse de un producto de Microsoft, se estima que su funcionamiento es sencillo e intuitivo. Este tipo de condición logra acelerar la curva de aprendizaje, dando la posibilidad de empezar los procesos de gestión rápidamente.

La administración de portafolios

Una de las habilidades que más destaca en Microsoft Project, es poder determinar la factibilidad de una idea, lo cual repercute en su desarrollo, ya que, a través de este proceso, se puede obtener una precisa evaluación de los diversos escenarios y la alineación que estos tienen con los objetivos estratégicos.

Además, con el uso de los Works Flows se logra el control absoluto de todos los proyectos y portafolios pertenecientes a la empresa o negocio.

Etapas básicas para la creación de un proyecto a través de este programa

El primer paso consiste en abrir el programa, allí encontrarás un documento que está considerado como un proyecto, pero que se encuentra vacío de datos. Luego, debes dirigirte a “Archivo-Nuevo”, donde podrás comenzar uno nuevo o, en su lugar, usar las plantillas base.

Para ello, es importante que sigas los pasos que señalaremos a continuación:

  • Es importante que diseñes las propiedades del proyecto, agregando la fecha de su inicio.
  • Seguidamente, debes configurar los calendarios donde hallarás los de base que te proporciona MS Project. Este te ofrecerá la opción de apartar el calendario del proyecto, así como también todo lo relacionado con las funciones y los recursos, haciendo la salvedad de que estos últimos serán determinantes en cuanto al cálculo de la dirección de las tareas.
  • Luego debes crear los recursos, así como los calendarios y sus costes. Los primeros se pueden destinar a diversos planes de manera simultánea, teniendo en cuenta el software que facilita la asignación de las prioridades.
  • Pasa a definir detalladamente las tareas y actividades, asignando los recursos correspondientes a cada una detallando su duración.
  • A posteriori, define las dependencias, incluyendo sus tipos y sus restricciones.

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