En nuestros días, el crecimiento del mercado está impulsado por la globalización de Internet. La cantidad de empresas que se encuentran en un entorno cada vez más competitivo y diverso, ha crecido exponencialmente y, por estas razones, la gestión eficiente de los recursos es esencial para mantener la rentabilidad.
MS Project es excelente para administrar una de las habilidades interpersonales más exigentes: los proyectos.
Utilidad de la herramienta MS Project
Desarrollada y comercializada por Microsoft, esta herramienta es el software más utilizado para la gestión de proyectos.
Es útil tanto para actividades laborales como educativas, particulares y empresas. Es fundamental para profesionales, ya que facilita una eficiente gestión de los recursos.
Para tareas administrativas, ofrece muchas opciones para gestionar proyectos y realizar un seguimiento esquemático del progreso. Por otro lado, ayuda a asignar recursos y competencia a los miembros del equipo. También podrás usarlo para analizar resultados.
Una de sus funciones más importantes es el diseño, la ejecución y el seguimiento de presupuestos.
Beneficios nos aporta MS Project en la gestión de proyectos
Este programa es un soporte importante para crear proyectos de alta calidad. Para la organización y gestión del trabajo, nos ofrece funciones muy ventajosas.
Podría decirse que la gestión de todo el ciclo de vida del proyecto es la fortaleza de Microsoft Project, y lo diferencia de otras herramientas de gestión de proyectos asociadas específicamente con una de sus fases, y la capacidad de navegar a través del resto de las fases del proyecto.
Para quienes lo usan regularmente en la gestión de proyectos, uno de los principales beneficios es su simplicidad, que permite usar plantillas para volver a implementar los procesos más efectivos, optimizar la efectividad de los nuevos procesos y reducir los errores.
Los principales beneficios de MS Project son:
● Permite crear una ruta objetiva para tu proyecto, lo que facilita la nivelación de recursos y proporciona una mayor visibilidad de la actividad de la cadena crítica.
● Permite que los proyectos intercambien información sobre los recursos. Tanto el personal como del equipo y los materiales, que se muestran junto con calendarios que definen los días de cada tarea y los recursos disponibles, lo que facilita los cambios y las modificaciones.
● Maneja muchos detalles operativos con precisión.
● Planificar con anticipación tareas a corto, mediano y largo plazo.
● Permite administrar sus recursos de manera eficiente, incluso si sus recursos están repartidos en varios proyectos.
● Optimiza la cooperación entre los diferentes miembros del equipo.
● El impacto de cualquier cambio en particular se evalúa previamente.
● Oportunidad de identificar debilidades de diseño temprano.
● Permite crear eficientemente un calendario de rutas críticas y eventos en cadena.
● El acceso a los diferentes planes puede ser escalonado.
Administración de portafolios con MS Project
Una de las más grandes características de Microsoft Project es determinar la viabilidad de las ideas, lo cual influirá directamente sobre su desarrollo.
A través de esta función, puedes evaluar con precisión diferentes escenarios y alinearlos con sus objetivos estratégicos.
Además, los flujos de trabajo contemplados en este software, te ofrecen un control completo sobre todos los proyectos y carteras de su empresa o negocio.
Diagrama de Gantt de MS Project
Esta herramienta te permite ver toda la actividad durante un período de tiempo determinado simultáneamente en un gráfico de barras. Por lo tanto, puede representar visual y esquemáticamente tus planes y las necesidades del cliente. Esto incluye costes, horas de trabajo, actividades, horarios, recursos, entre otros aspectos.
Informar sobre el progreso del proceso es un esfuerzo colaborativo que permite la participación del equipo. Los informes están predefinidos, pero se diseñan y personalizan según sea necesario. Esto mantiene a todos los involucrados al día con la información que necesitan.
Cómo aprovechar al máximo Microsoft Project
Para optimizar el rendimiento de Microsoft Project, puede ser útil seguir estas recomendaciones:
No administres demasiadas tareas de manera simultánea
A pesar del poder de Microsoft Project, los administradores de proyectos son limitados.
Como todos los demás, solo tienes 24 horas al día para hacer todo lo que necesitas hacer, por lo que es muy difícil abarcar todo y, además, llevar un seguimiento de miles de proyectos desglosados en detalle.
Para evitar perder el control o la cordura, primero debes intentar reducir la cantidad de tareas que calcula tu programa. Como medida adicional se pueden asignar diferentes grupos de tareas a proyectos más pequeños dentro del proyecto principal.
2. Trata de evitar desgloses de tareas muy exhaustivos
Microsoft Project sigue las acciones del jefe de proyecto, ¿tiene sentido subdividir aún más el paquete de trabajo? ¿se están haciendo contribuciones de valor agregado, o se están volviendo más difíciles de administrar y aumentan la carga de trabajo? ¿solo está creciendo? Es importante sopesar todo esto.
3. Ten cuidado con la opción de relación
Esta función es muy útil para administrar el trabajo en la ruta crítica, pero puede ser muy inconveniente también.
Cambiar la fecha de entrega de un paquete de trabajo puede tener efectos inesperados en la fecha de entrega final si no se tiene cuidado al definir las relaciones.
4. Comparta información de archivos de Microsoft Project
Puedes llevar esto de muchas maneras, por ejemplo, almacenando información en una ubicación central accesible para las partes interesadas. De esta forma, se consigue el objetivo de garantizar una gestión más transparente y, al mismo tiempo, facilitar el proceso de actualización, que solo beneficia al proyecto.
Cierta información, como calendarios, esquemas, vistas y campos, se puede almacenar en una base de datos corporativa globalizada, y compartida a todos los participantes en el proyecto.
Además, la seguridad se mantiene porque Microsoft reconoce diferentes clases de usuarios a los que aplica diferentes niveles de acceso a los detalles de un proyecto.
5. Gestionar proyectos con Microsoft Project debería ahorrarte tiempo, no hacer que los desperdicies
Si tu trabajo diario con esta herramienta te lleva más de una hora, algo anda mal. El trabajo suele ser fluido y no implica obligaciones de mantenimiento significativas, a menos que sea un requisito de generación de informes que pueda prolongar la interacción con el software.
6. Gestiona tus proyectos aplicando el uso de Internet
Project Web Access permite a los usuarios ver y actualizar los datos contenidos en MS Project a través de Internet, siempre que tengan los permisos necesarios. Así que la necesidad de compartir y actualizar la información está completamente cubierta.
¿Necesitas Microsoft Project en tu empresa? Déjanos tu contacto para que podamos asesorarte y te contactaremos en breve.