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Qué es el ciclo de compras y ventas en la gestión administrativa

Con respecto al ciclo de compras y ventas, seguramente tendrás ciertas dudas que resolver, como por ejemplo ¿De qué se trata el ciclo de compra y venta? ¿Cómo se puede gestionar este proceso dentro las empresas?

Es importante que sepas, que el proceso de compras y ventas en la gestión administrativa debe cubrir una serie de fases. A su vez, estas fases o etapas trabajan con una base de datos la cual se encarga de generar: Presupuestos, facturaciones, albarán, pedidos en proceso, pedidos vencidos, entre otros.

Además, se debe aclarar, que si no gestionas de manera ordenada y correcta estos procesos, podrían presentarse una serie de inconvenientes, los cuales se citan a continuación:

  • Retrasos en los pedidos de proveedores
  • Pedidos a proveedores que no llegaron a su destino
  • Pagos no ejecutados antes de vencerse
  • Pedidos que no están en concordancia con el presupuesto
  • Compras que no se agregan dentro de la contabilidad e inventario

Por tal razón, si deseas gestionar de manera correcta estos procesos administrativos, requerirás un programa integrado que te permita gestionar las labores administrativas en tu empresa o negocio.

En este post podrás aprender en que consiste el ciclo de compra y venta, y además, conocerás los detalles necesarios para integrar estos procesos con un CRM de gestión empresarial.


Qué es el ciclo de compra


Gran parte de las empresas actuales, asocian el procedimiento de compra y venta con el buyer journey. Sin embargo, este ciclo consiste en el proceso que debe acompañar a los clientes de tu empresa, al momento de ejecutar su compra.

Este tipo de acompañamiento deberá ir desde que el cliente siente una necesidad, hasta que encuentra el producto que logrará satisfacerlo. Es en este momento que se inicia una estrecha relación comercial cliente-marca, donde debes establecer un coste de tus productos y servicios acorde a sus requerimientos.

Vale la pena aclarar, que antes de que fijes el coste de tus productos, tus clientes y usuarios deberán pasar por los procesos de descubrimiento, consideración y acción (ciclo de compras y ventas).

Hoy en día, el ciclo de compra y venta ha sido estudiado de inicio a final, desde diferentes perspectivas. Y en ese sentido, una de las más conocidas es el de gestión administrativa.

Documentos de ciclo de compra y venta

Entre los documentos de gestión administrativa que están presentes en un ciclo de compra y venta, se tienen los siguientes:

  • El presupuesto
  • El pedido
  • El albarán de entrada
  • La factura recibida
  • El plazo de vencimiento


Es necesario aclarar, que si deseas llevar a cabo un ciclo de compra y venta sistematizado y ordenado, deberás cumplir con la documentación anteriormente señalada.

Sin embargo, este ciclo podría paralizarse cuando determinados proveedores no envíen a tiempo sus presupuestos. No obstante, se harán vitales el albarán, las facturas y las gestiones de pago a proveedores.

Casi siempre, la mayoría de las empresas deciden trabajar con proveedores de su entera confianza. En ese sentido, las órdenes de compra se generaran de manera periódica, por lo que se hará necesario que automatices tus procesos.

Para tal fin, será fundamental que implementes un programa que agilice los siguientes procedimientos:

  • Dar de alta a proveedores
  • Controlar el stock de productos
  • Automatizar al máximo las compras

Gestionar el ciclo de compra y ventas suele ser una labor administrativa que debe llevarse a cabo de forma organizada. De esa manera, podrás darte cuenta cuando tu stock de productos se encuentre debajo del umbral mínimo, y además, conocer los pedidos de tus clientes que se encuentren pendientes.

Qué es el ciclo de venta


Desde la perspectiva de la gestión administrativa y comercial, el ciclo de venta es aquel que se encarga de agilizar la documentación referente a las ventas hechas a tus clientes.

Por tanto, en el departamento de ventas de tu empresa o negocio deberá contar con la siguiente información:

  • Los presupuestos de tus clientes
  • Los pedidos de tus clientes
  • Los albaranes de salida
  • Las facturas generadas

Además, podrás adicionalmente incluir información referente a la gestión de pagos, tales como:

  • Las facturas periódicas
  • Las remesas de recibos

Así de esta manera, podrás elaborar facturas a los clientes de tu empresa que compren siempre el mismo producto de forma mensual, y que además, tengan pago domiciliado. Con ello ahorrarás tiempo y dinero.

Es necesario señalar, que los datos de compras y ventas de tu empresa deberán estar asociados, a:

  • El departamento de contabilidad
  • Tienda online Prestashop
  • El almacén
  • Los informes administrativos
  • El cuadro de mando

Transforma tu fuerza de ventas con un CRM orientado a maximizar la rentabilidad

Una de las herramientas más destacadas actualmente del mercado, encargada de gestionar los ciclos de compras y ventas, es Microsoft Dynamics 365 for sales.

Este software es una solución CRM, la cual está integrada a la suite Dynamics 365. Con ella podrás dotar al departamento de marketing de tu empresa y a tu equipo de ventas, de un sistema que se destaca, por:

  • La automatización de tareas
  • La gestión de campañas y proyectos
  • La captación de seguimientos de leads
  • El análisis de las métricas comerciales de tu empresa
  • Un software BI (Inteligencia de negocios)

Microsoft Dynamics 365 for sales, es una herramienta flexible la cual se adapta a los requerimientos de tu empresa o negocio (pequeña, mediana o grande empresa). El objetivo central de este CRM es el de optimizar los recursos comerciales de tu empresa, para conseguir que el ciclo de ventas sea rentable y eficiente.

Además, este CRM cuenta con inteligencia artificial y métricas predictivas. De esta manera, lograrás adelantarte a las necesidades de tus clientes para obtener un gran número de conversiones.

También, el equipo de ventas de tu empresa podrá contar con extensiones de colaboración, automatización de tareas y productividad. Las mismas le darán la posibilidad a tu equipo, de captar nuevos clientes para cerrar exitosamente tus ventas.

En Caltico somos partners oficiales de Microsoft y podemos ayudarte con la implementación de este CRM, no dudes en contarnos tu caso aquí.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.