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¿Qué es el software de gestión y ejemplos?

El software de gestión juega un papel fundamental en las empresas modernas al optimizar procesos y mejorar la eficiencia.

Desde la gestión de recursos humanos y contabilidad, hasta la logística y la atención al cliente, estas herramientas facilitan la toma de decisiones informadas al proporcionar datos en tiempo real y análisis detallados.

Permiten coordinar y controlar diversas operaciones, lo que se traduce en una mejora notable en la productividad y la rentabilidad. En este contexto, explorar la importancia del software de gestión se vuelve esencial para comprender su impacto transformador en las empresas contemporáneas.

Software de gestión empresarial

Dentro de los softwares de gestión, el grupo más importante es el de gestión empresarial; el cual es el dedicado a los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés).

Estas soluciones se diseñan para abarcar la gestión de cualquier empresa. A medida que una empresa crece en tamaño y complejidad, el ERP ofrece funcionalidades más amplias y abarca más áreas.

Con el tiempo, surgieron programas especializados en gestión empresarial conocidos como soluciones verticales.

Estos conservan la esencia del ERP al centrarse en la gestión y planificación de recursos, pero están específicamente adaptados a las actividades de empresas en sectores concretos.

Software de gestión comercial

Para las labores de gestión administrativa relacionadas con la producción, las empresas utilizan sistemas ERP o aplicaciones especializadas según sus actividades.

En cambio, para la gestión comercial y de ventas, se recurre a software CRM (Customer Relationship Management), diseñados para optimizar las relaciones con los clientes.

El propósito de estas aplicaciones es controlar y gestionar eficazmente toda la actividad comercial de la empresa, abarcando equipos de ventas y comerciales.

Esto incluye información detallada sobre clientes actuales y potenciales, como perfiles, intereses, historial de negociaciones, ofertas en curso, y el estado de los productos y servicios contratados o de interés para los clientes.

Software de gestión documental

Este tipo de aplicación, aunque se clasifica dentro de las herramientas de gestión empresarial y forma parte de las funcionalidades extendidas de muchos sistemas ERP, se ha integrado ampliamente en empresas de manera independiente, asignándole a menudo una categoría específica.

El software de gestión documental se enfoca en organizar, estructurar y agilizar el acceso y la búsqueda de documentación empresarial, incluyendo información sobre empleados, clientes y proveedores.

En ciertos ámbitos como administraciones, bibliotecas u Organizaciones No Gubernamentales (ONG), los sistemas de gestión documental representan el núcleo central de la actividad, pudiendo incluso reemplazar sistemas ERP más complejos en algunos casos.

Ventajas del uso de un software de gestión

La implementación y uso de software de gestión ofrece ventajas significativas para todas las empresas, pero benefician especialmente a las pequeñas y medianas empresas (pymes), ya que impulsan la digitalización, un imperativo en la era del siglo XXI hacia la Industria 4.0.

Estos sistemas permiten:

  • Optimización del espacio físico, al eliminar la necesidad de archivar documentos físicos mediante su digitalización.
  • Automatización de tareas para aumentar la agilidad y reducir costes operativos.
  • Escalabilidad del sistema, facilitando el crecimiento en clientes y servicios sin incrementar recursos.
  • Acceso más rápido y preciso a la información crucial, optimizando las operaciones administrativas.
  • Mejora de la comunicación y documentación tanto interna como externa.
  • Ofrecer un servicio de atención al cliente más eficiente y personalizado.
  • Proyectar una imagen empresarial actual y dinámica, mejorando la percepción de la marca.

Software de gestión para áreas empresariales

Microsoft ofrece una variedad de soluciones de software de gestión que abarcan diferentes áreas empresariales, desde la productividad hasta la gestión de recursos y la inteligencia empresarial.

Algunas de las principales herramientas de gestión empresarial de Microsoft incluyen:

Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 es una suite de aplicaciones empresariales que integra CRM y ERP en la nube.

Permite gestionar ventas, servicio al cliente, operaciones, finanzas y más, impulsando la productividad y la colaboración entre equipos en empresas de todos los tamaños.

Microsoft SharePoint

Plataforma de colaboración empresarial que facilita la gestión de documentos, la creación de sitios web internos y la colaboración en equipo.

Ayuda a compartir información de forma segura, automatizar flujos de trabajo y mejorar la comunicación.

SharePoint integra diversas herramientas para mejorar la productividad y la eficiencia en las empresas modernas.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.