El tratamiento documental es fundamental, ya que con el podrás ejecutar una óptima gestión documental dentro de tu empresa. Esto le dará a la misma la debida transparencia administrativa, sobre todo cuando se trata de conocer y difundir documentos públicos. En ese sentido, este tipo de tratamiento documental se centra en el trabajo con archivos públicos y privados. Además, trabaja con archivos personales, familiares, nobiliarios, diversas fundaciones, despachos profesionales y empresas.

Fases del tratamiento documental

Entre las fases del tratamiento documental, se encuentran las siguientes:

• Identificación: Esta fase se relaciona con la identificación de la documentación y archivos. La misma tiene por objeto, el conocer a fondo el gestor de tratamiento documental, los diversos tipos de documentos que este genera, además de su organigrama de funcionamiento. Es de destacar, que en esta fase se producirá la tabla de clasificación de los documentos, y la estructura jerárquica del proceso de gestión documental dentro de la institución.
• Organización: Aquí se encuentran incluidos los procesos de clasificación y ordenación de la información. En ese sentido, la organización del fondo documental, es la que se encarga de la reconstrucción de los archivos de tu empresa. Esto se ejecuta respetando el origen y procedencia de todos tus documentos, mediante técnicas especializadas de archivo. Además, en esta fase se establecen las series documentales. De esta manera se podrá elaborar la organización de las unidades documentales, y su debida recuperación.
• Grabación y descripción digital: En esta fase, se digitalizará la documentación. También en esta fase, se elabora un análisis y grabación de la documentación en diversos formatos. Esto se realiza mediante la recopilación, análisis, organización y debido registro de la información, y a través de un sistema de procedimiento unificado, avalado internacionalmente por las siguientes normas: ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDIAH, ISDF, entre otras.
• Instalación de la documentación: En esta fase se incluye la signatura de toda la información, así como su debido almacenamiento (físico o digital).
• Valoración de los documentos: Aquí podrás encontrar tablas y calendarios referentes a la preservación de los archivos y documentos. La misma está destinada a calibrar el valor de la información o documentación, para así establecer su conservación temporal o permanente, además de: La permanencia en los archivos, las debidas transferencias, el tiempo de conservación, la eliminación total o parcial, y también las normas de acceso a la documentación.