La gestión de proyectos es la organización de los procesos, los instrumentos, los recursos y los integrantes del equipo, y las competencias para que puedan entregarse dichos proyectos que permitan superar las metas.
Los proyectos que logran tener éxito no nacen de la suerte o el azar. Hay cálculos que indican que una gran parte de las empresas tienen altísimos porcentajes de fracaso en sus planificaciones. Esto lo que hace es confirmar que no han cumplido con las metas propuestas al principio.
Planificar un proyecto es algo complejo y que lleva mucho trabajo. No es nada fácil hacerlo. Por esa razón, lo mejor es utilizar un programa informático eficaz que permita orientarte durante el trascurso de la preparación del proyecto.
Cómo puede ayudar el software de gestión de proyectos
La tecnología es tu gran aliado. De acuerdo a una encuesta, el 77% de los proyectos de alto rendimiento están empleando un programa informático de administración de proyectos.
No obstante, pese a esta impresionante cifra, la acogida de esta clase de programas continúa siendo bajísima porcentualmente hablando.
Esta metodología puede servir para planificar cualquier clase de proyectos, bien sea pequeño o muy complicado. Asimismo, podría implementarse en cualquier sector de la empresa, desde el mercadeo hasta las ventas.
Permitiendo una mayor visibilidad
Por la inmediata eliminación de los grupos aislados que ejecuta este programa, los integrantes del equipo llegan a alcanzar una perspectiva global de todo el proyecto. Nada se les escapa del mismo.
Agiliza las comunicaciones
Evita las pérdidas de tiempo. Este tipo de programas informáticos enfoca todas las comunicaciones, así como los recursos en un solo sitio.
Reduce los errores e ineficacia
Al tener a tu disposición una valiosa fuente de informaciones, conlleva a cometer un menor número de errores de comunicación en los equipos del proyecto.
Generando actualizaciones en tiempo real
Una gran ventaja consiste en que dispones de un programa fácil de consultar y ello implica que los empleados de la empresa puedan contar con informaciones más actualizadas sobre el proyecto y su respectivo avance.
¿Cuáles son las etapas de la gestión de proyectos?
Las etapas o fases de toda gestión de proyectos son las siguientes:
Estudio de factibilidad
Constituye la primera fase a ejecutar en la elaboración de los proyectos y su objetivo es precisar si la compañía va a obtener beneficios económicos o estratégicos con la ejecución del mismo.
Utilizando un programa informático de gestión o administración, se puede crear un minucioso registro del proyecto, asimismo, se analiza su alcance, métodos de trabajos, departamentos que van a involucrarse, etc.
El objetivo de esta etapa es precisar los posibles riesgos y la aplicación del estudio de acerca de los plazos esperados para saber cuáles son los costes totales, así como su calidad.
Planificación del trabajo
Aquí van a detallarse cada una de las tareas a realizar, así como los recursos que van a necesitarse para finalizar exitosamente el proyecto.
Ejecución
Posiblemente sea la etapa más relevante, porque mediante su ejecución se materializan cada una de las ideas, planificaciones y diseños, usando todas las metodologías, técnicas, recursos y procesos que han sido previstos con anterioridad.
Seguimiento
En esta etapa, el analista de la empresa que va a ejecutar el proyecto debería verificar que cada una de las partes involucradas cumplan con lo siguiente:
- Las tareas.
- La planificación
- La meta de gestionar y asegurar la calidad de todo el proyecto.
Cuando se comprueba todo esto, se realizan rastreos de incidentes. Después, hay que generar informes con los indicadores determinados previamente a fin de mostrarlos a los jefes de la empresa.
Cierre
Al culminar con el proyecto, se evalúa y verifica que todas las expectativas planteadas durante la planificación se hayan cumplido.
A pesar de esto, se necesita aplicar un estudio pormenorizado de las fallas del proyecto para documentar los problemas, con el fin de tomar decisiones más apropiadas en el futuro.
Durante esta fase suele hacerse un checklist y se realiza un cierre formal en cada una de las áreas de la empresa, haciendo copias de seguridad de los datos y ejecutando un análisis de los resultados con la finalidad de que sean contrastados con las estimaciones iniciales del proyecto.
Beneficios que aporta a las empresas el programa informático Project Management
A continuación, te explicaremos los 3 grandes beneficios que aportan a las compañías el programa informático Project Management.
Los planes claros y organizados mejoran la colaboración del equipo
Te permite planificar sin improvisaciones, porque vas a saber todo lo que tienes que hacer con antelación al inicio del proyecto. Aquí entran los encargados de las tareas a realizarse, aquello que necesitas entregar y las fechas de las entregas.
Luego, necesitas mirar todas las asignaciones que tengas pendientes de su respectiva planificación, mediante un calendario minucioso o con unas listas de categorías que te permitan establecer con claridad lo que cada integrante del proyecto debería realizar y en qué momento.
Definir los roles de cada uno evita confusiones
Si no existe la figura de un responsable de proyectos que permita colaborar con el equipo para conseguir los objetivos planteados, es muy fácil que los colegas de los equipos de trabajo abandonen sus tareas, olvidándose de los detalles más pequeños sin conocer a quién se dirigirán para explicarles sus inconvenientes.
Los objetivos bien definidos mejoran la eficiencia del equipo
Los proyectos podrían frustrarse y no prosperarían si los grupos de personas no saben los objetivos estratégicos de ese proyecto.
Sin los objetivos establecidos con claridad, no solo van a faltar motivaciones, sino que se corren los riesgos de trabajar para alcanzar objetivos equivocados o que se pierda el tiempo y que el impacto de sus trabajos no sean los más adecuados.
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