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¿Qué es la gestión documental y cuáles son sus beneficios en el marco de construcción?

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En el área empresarial, lo más importante es tener estrategias y herramientas que te permitan avanzar y posicionarse entre los nombres más prestigiosos y con mejor rendimiento, por ello, debes comenzar a probar nuevas alternativas, como los gestores documentales, que ayudan en la aplicación de políticas y más.

¿En qué consiste la gestión documental?

En la actualidad la gestión documental de obras es considerada por muchos como una de las tareas que más complicaciones presentan y, además, consume mucho tiempo personal, pero, esto es algo de lo que no pueden escapar las personas que trabajan en el sector de la construcción, ya que es fundamental en las actividades.

Tal es su importancia, que es considerada la vértebra en las tareas del sector, debido a que sin su presencia es casi imposible completar los proyectos en el tiempo y presupuesto establecidos, así como defenderlos.

Otros motivos por los cuales se emplea un software de gestión documental es que para realizar una obra se requiere de una gran documentación, que incluye subcontratas, contratos, permisos, anteproyectos, planos, presupuestos de proveedores, especificaciones del cliente y más.

Esto para que desde cualquier lugar en el que se encuentren los trabajadores tengan acceso a toda la documentación e información. De esta forma estarán al tanto y seguros de que llevan consigo la versión correcta.

Además, se minimizan los riesgos, contribuye en el crecimiento del negocio, garantiza el cumplimiento de los estándares de calidad, como protección al medio ambiente, eficiencia energética y demás. Conoce a continuación otros beneficios.

Beneficios de un software de gestión documental

Si bien es cierto que lo primero que piensan las compañías con los softwares específicos para la gestión de proyectos, arquitectura e ingeniería es que aportarán soluciones que mejoren los proyectos de construcción, existen otros elementos de suma importancia.

Crea repositorios centralizados

Antes de cualquier movimiento, es necesario consolidar y centralizar todas las fuentes de información que están involucradas en la organización, sobre todo cuando muchos colaboradores y trabajadores están presentes en los proyectos de obra.

Con un sistema de gestión documental esto es posible, ya que se adapta a la realidad de cada empresa, que puede ir desde el uso de dicho gestor documental en la modalidad Cloud y demás. Entre tanto, cuenta con funciones que facilitan y mejoran la administración de los procesos de importación complejos.

Estas cualidades fomentan el liderazgo de la empresa en su propio sector, además de que permite preparar y aplicar políticas que tengan este propósito.

Facilita el acceso a los documentos e información

Este punto es importante, debido a que todas las personas naturales y organizaciones que se impliquen en la construcción de obras deben tener acceso a todo tipo de documento que sea de su interés y también deben ser asistidos en las notificaciones de cambios y actualizaciones; lo que el programa hace.

La verdad es que nadie desea que el personal involucrado en la obra, a pesar de una mejora o modificación, siga trabajando con una versión antigua del proyecto, pues se estarían desviando del objetivo y puede ocasionar gastos innecesarios.

Los gestores encargados en las tareas, tienen como finalidad brindar una experiencia de administración más sencilla e intuitiva para cada una de las fases. Para ello, reúne la información relacionada y notifica al resto de involucrados sobre dicha acción y cambios en el contenido.

Ahora bien, en caso de ser necesario, tiene un control de versiones, en el que se pueden restaurar versiones antiguas y alternativas a la actual que se guardan en el histórico. En caso de dudas, a través del foro de cada contenido se pueden resolver cualquier discrepancia.

Permite una movilidad más óptima

Siguiendo con el punto anterior, así como es esencial que puedan acceder a cualquier contenido sin problemas, es necesario que puedan hacerlo desde cualquier lugar y tiempo. Por ello debes asegurarte que el software permite su uso a través internet o desde la app móvil, las personas pueden trabajar cuando lo necesiten sin estar en la oficina.

Se puede implementar todo tipo de proceso de negocio en el gestor documental, como firmar partes o aprobar partidas. La asignación de las fases será cumplida según los requisitos estipulados.

Mejora la seguridad de los archivos

Con todo lo anterior dicho, se debe resaltar que el programa de OpenKM puede usarse de otras formas, además de la de almacenar en un mismo lugar todos los archivos, pues permite acceder a la información requerida en el momento oportuno y en las condiciones preferidas para trabajar.

Lo cierto es que el plano, una vez creado, queda a la vista de distintos departamentos, por lo que hasta planos creados desde AutoCAD serán notificados; sin embargo, solo los ingenieros y arquitectos pueden editarlo.

Si el resultado final es aprobado por el cliente, le será aplicado el sistema de seguridad determinado, lo cual puede ser bueno, pero también puede generar problemas, debido a que en algunos casos no es notificado a los involucrados, por lo que no notarán hasta cierto punto que el archivo ha sido bloqueado.

Recorta los gastos y reduce el margen de error

Otra ventaja que se obtiene ante el resto, es que la implementación de un sistema de gestión documental, aunque puede resultar algo ambicioso, también produce mejores resultados, tanto en cantidad como en efectos a largo plazo.

Con los automatismos se pueden realizar procedimientos de manera automática, lo que también afecta positivamente el ahorro de tiempo, así como la reducción de errores cometidos por humanos.

Otra acción que permite es la definir las relaciones que mantendrán los contenidos empresariales, lo cual es ideal en el momento de buscar mediante un motor de búsqueda un archivo y ver los que se relacionan al mismo, así como filtrar por categorías.

La gestión de calidad es mejor

Por último, pero no por eso menos importante, es que un factor poco notable con el uso de un gesto documental, es la contribución en la ejecución de diferentes objetivos y entre ellos aquel que se centra en el control de los estándares de calidad.

Esto se debe a que desde el programa se pueden generar informes que traten sobre algún aspecto de preferencia. Así mismo, facilita el proceso de digitalización del repositorio.

Para ello, el procedimiento consiste en pasar desde el cliente de scanner, ubicado en la suite del software y pasar por el motor OCR zonal o workflow. Ambos motores lo que hacen es agilizar los procesos del negocio.

En dado caso, si esto aún te parece algo difícil de conseguir, lo que puedes hacer es buscar ayuda de expertos en el tema, que te brinden una mano amiga, para perfeccionar tu trabajo. Si es así, puedes contactarnos y nosotros nos comprometemos a dar lo mejor de nosotros, para que tu negocio triunfe.

¿Necesitas ayuda con la implementación de un software de gestión documental? Cuéntanos tu caso en nuestro formulario de contacto.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.