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¿Qué es OneDrive para la empresa?

La plataforma OneDrive de Microsoft, es aquella que te permite el almacenamiento de documentos y archivos de tu empresa en una misma interfaz. Además, con OneDrive, tendrás la posibilidad de compartirlos con otros grupos o personas desde cualquier dispositivo y en el lugar donde te encuentres.

En ese sentido, cuando impulsas el trabajo colaborativo en tu empresa es normal que empieces a necesitar un mayor espacio de almacenamiento para toda tus documentos, tales como: Base de datos, archivos, videos, imágenes, entre otros.

Y es que con OneDrive, los equipos de trabajo de tu organización podrán elaborar documentos desde un ordenador y luego editarlo en otro entorno de trabajo. Esta avanzada funcionalidad, sentaría las bases para la virtualización de los diversos entornos de trabajo.

Con esta avanzada herramienta, tus empleados podrán colaborar con sus compañeros de trabajo editando archivos, en: Excel, Power Point, OneNote y Word. Además, al utilizarla tus empleados no tendrán la necesidad de guardar información en un dispositivo USB o enviarlo a un correo electrónico.

También, la plataforma OneDrive, trabaja con aplicaciones avanzadas, tales como: SharePoint y Office 365.

Sigue leyendo este post para que conozcas las características y funcionalidades más destacadas de One Drive. De esta manera, comprenderás como trabaja esta herramienta, y porque es tan vital para tu empresa.

¿Qué es OneDrive móvil?

OneDrive es una herramienta que está disponible, y además, es compatible con dispositivos iOS y Android. La misma es muy necesaria en entornos de trabajo que requieran asegurar y respaldar documentos, archivos y base de datos.

Es de destacar, que OneDrive es ideal para trabajos Freelancer. En ese sentido, si tienes una empresa de teletrabajo tus empleados y colaboradores podrán trabajar de forma cooperativa desde cualquier lugar y con sus dispositivos móviles.

¿Qué es OneDrive para empresas? 

OneDrive para empresas, es una herramienta que fomenta el trabajo colaborativo. Es por esta razón, que tus empleados no solo podrán compartir y almacenar documentos y archivos, sino que además, podrán subir y compartir imágenes.

Esta herramienta está disponible tanto para ordenadores, como para dispositivos móviles Android e iOS. Con esta aplicación instalada en un dispositivo móvil (Android e iOS), los empleados de tu empresa podrán firmar, editar, dibujar y subrayar los archivos que deseen.

También, OneDrive para ordenadores y dispositivos móviles, se encarga de enviar notificaciones en tiempo real. No obstante, la mayor fortaleza que le ofrece One Drive a tu empresa es su política de seguridad de datos, la cual es vital para el trabajo a distancia o remoto.

Almacenamiento ilimitado en OneDrive para empresas

Si actualmente tienes un plan Office 365 de más de 5 usuarios, Microsoft te brinda almacenamiento ilimitado. Los planes de Office que contemplan este almacenamiento, son:

  • Microsoft Office Enterprise E3, E4 y E5
  • Microsoft Office Educación
  • OneDrive para empresas plan 2
  • SharePoint Online plan 2

Es de destacar, que el incremento de almacenamiento de estos planes de Office 365 van desde 1 TB a 5TB. Además, si necesitas mayor cupo, lo podrás solicitar de forma directa con el soporte de Microsoft.

Nuevo cliente de sincronización

La aplicación OneDrive también ofrece para tu empresa una gran optimización en el rendimiento, mediante aplicaciones potentes y avanzadas para que tengas mayor velocidad de uso. Esto incluye:

  • La elección de carpetas de sincronización
  • Soporte de hasta 10 GB en ficheros
  • Eliminación del límite máximo de 20.000 ficheros

Este nuevo cliente de sincronización se encuentra disponible para Mac OS X 10.9 y superior, y también, para Windows 7, 8 y 10.

¿El almacenamiento en OneDrive es seguro?

El almacenamiento en la plataforma OneDrive trabaja al igual que el ordenador. La diferencia es que con esta herramienta guardarás tus archivos en la web. Es importante aclarar, que solo tú y las personas autorizadas podrán tener acceso a ellos.

Además, la sincronización online de OneDrive mantendrá actualizada las últimas versiones de tus documentos, todo ello con la finalidad de que puedas implementar un mejor trabajo colaborativo entre tus empleados. De esta manera, estos podrán compartir imágenes, documentos, archivos y carpetas con los usuarios que elijan.

Esta herramienta de colaboración también incluye, alta seguridad de sus datos ya que se encarga de crear copias de tus archivos en sus servidores. Para ello, tendrás que seguir los siguientes lineamientos:

  • Crea una contraseña fuerte
  • Deberás agregar información adicional en la cuenta de Microsoft
  • Tendrás que ejecutar la verificación en dos pasos
  • Deberás realizar una copia de seguridad

¿Cómo guardar los archivos en OneDrive?

A continuación, aprenderás no solo a guardar archivos en OneDrive, sino que además, conocerás como mover archivos a través del explorador de Windows, Word y Microsoft 365.

A través del sitio web de OneDrive

Para tal fin, deberás acceder a tu cuenta Microsoft, y además, buscar la carpeta donde desees guardar el archivo. Luego tendrás que hacer clic en, “Cargar”. Es de destacar, que desde navegadores como: Microsoft Edge y Google Chrome podrás cargas las carpetas en su totalidad.

También, se quieres abrir archivos pulsa la pestaña, “Abrir”

Mover archivos a OneDrive a través del explorador de archivos

Cuando decidas mover archivos a OneDrive desde las carpetas de tu ordenador, debes saber que con esta acción los estarás quitando de tu ordenador.

A través de Microsoft 365 y Word

Para mover archivos desde Word debes pulsar en, “Archivo”. Luego accede a la opción, “Guardar como” y es aquí donde deberás seleccionar, “OneDrive”. Por último, selecciona la carpeta donde guardarás el documento o archivo.

¿Cómo compartir documentos para usuarios con una no empresarial?

Una de las acciones que seguramente tendrás que hacer con OneDrive, es el compartir diversos documentos con usuarios que tienen cuentas personales, es decir cuentas no empresariales. Para ello, deberás proteger tus datos siguiendo el siguiente procedimiento:

  • Accede al sitio web de OneDrive con tu cuenta de Microsoft
  • Selecciona el archivo o carpeta que quieras compartir y pulsa en, “Compartir”.
  • Luego visualizarás un cuadro donde aparecerá, “Obtener vinculo” y “Obtener correo electrónico”.

Además, podrás asignar los permisos respectivos con las personas que quieres compartir los documentos, y estos son: Descargar, ver, copiar, agregar, editar y eliminar archivos.

¿Cómo activar OneDrive para Windows 10?

Tal y como se mencionó en párrafos anteriores, la plataforma OneDrive puede utilizarse desde la web, y además, desde dispositivos móviles. Además, está integrada para trabajar con Windows 10, lo cual te permite para tus archivos almacenados en la nube, acceso nativo.

Para que puedas habilitar con éxito OneDrive en Windows 10, inicia manualmente mediante el siguiente proceso:

  • En el menú de tareas, haz clic en el ícono de OneDrive
  • De aquí en adelante se iniciará el proceso de instalación. Allí la aplicación te preguntará si quieres sincronizar la biblioteca de tus archivos de OneDrive con el ordenador, o también, si desea copiar todos sus archivos en el disco duro.
  • Luego aparecerá tu carpeta de OneDrive en el explorador de documentos.

Además, OneDrive podrá de forma remota acceder a tus archivos y carpetas para agregarlos a tu ordenador. Solo tendrás que acceder desde OneDrive.com.

Pasos para configurar OneDrive en Windows 10

Si quieres configurar OneDrive en Windows, sigue los siguientes pasos:

  • Primer paso: Pulsa con el clic derecho en la sección de tareas de OneDrive, y luego pulsa en, “Configuración”.
  • Segundo paso: Ya en la sección de configuración debes hacer clic en, “General”, seguidamente pulsa en, “Checkbox”, luego en “Usar One Drive” para acceder a los archivos de tu equipo, allí pulsarás en, “Aceptar”.
  • Tercer paso: Aquí tendrás que reiniciar OneDrive. Para tal fin, haz clic derecho en, “Barra de tareas” y luego pulsa el botón, “Salir”. Seguidamente, ve al inicio de Windows y escriba, “Microsoft OneDrive”. Allí deberás abrir para iniciar el programa.

De esta manera, podrás acceder desde OneDrive a cualquier documento o archivo de tu ordenador. Además, podrás también guardar archivos nuevos.

Planes Office 365 que incluyen OneDrive

Entre los planes de Office 365 que incluyen OneDrive, se encuentran los siguientes:

Microsoft 365 Familia

  • Coste: 99,00 € al año
  • Suscripción anual: renovación automática
  • Características Premium de OneDrive: 6 TB de almacenamiento que son 1000 GB por persona o usuario.
  • Servicios incluidos: OneDrive y Skype
  • Aplicaciones de Office incluidas: Outlook, Word, Excel, PowerPoint

Microsoft 365 Personal

  • Coste: 69,00 € al año
  • Suscripción anual: Renovación automática
  • Características Premium de OneDrive: 1 TB de almacenamiento que son 1000 GB.
  • Servicios incluidos: OneDrive y Skype
  • Aplicaciones de Office incluidas: Outlook, Word, Excel, PowerPoint

OneDrive Standalone 100GB

  • Coste: 100GB 2,00 € al mes
  • Almacenamiento de 100 GB
  • Servicios incluidos: OneDrive
  • Aplicaciones de Office incluidas: No se incluyen

OneDrive Basic 5 GB

  • Coste: Gratuito
  • Servicio solo de almacenamiento: 5 GB
  • Servicios incluidos: OneDrive
  • Aplicaciones de Office incluidas: No se incluyen

Atrévete a gestionar tu empresa de forma simplificada elevando a niveles superiores los procesos de trabajo y la comunicación. Office 365 y su excelente aplicación en la nube, integra el Office con las aplicaciones que necesitarás para impulsar en tu empresa el trabajo colaborativo.

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