El buzón de correo compartido de Microsoft Office 365 es aquel que facilita a los grupos de usuarios, el enviar y supervisar diversos correos electrónicos desde un alias de correo electrónico público.

Es por ello, que cuando una persona perteneciente a un determinado grupo responde uno de los correos enviado al buzón compartido, la dirección de correo que se visualiza es la del buzón compartido, y no la dirección de correo individual del mismo.

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Además, el buzón de correo compartido también puede emplearse como un calendario de grupo compartido. Sin embargo, debes saber que para que puedas usar el buzón compartido, el administrador deberá crearte uno, y también, agregarte como usuario.

En este artículo, podrás conocer detalles importantes respecto a la implementación de un buzón de correo compartido para tu empresa. Te invitamos a seguir leyendo…

¿Cómo acceder a un buzón de correo compartido?

Para que puedas acceder a un buzón de correo compartido, deberás tomar en cuenta los siguientes aspectos:

• Aunque el buzón de correo compartido no necesite una licencia independiente, es necesario que tengas una licencia de Exchange online.
• Cada buzón compartido tiene una cuenta de usuario específica. Esto quiere decir, que al momento de crear una cuenta no tendrás que agregar una contraseña ya que la contraseña es generada por el sistema.
• No debes utilizar la cuenta para iniciar sesión en el buzón compartido
• Si no tienes la respectiva licencia, tu buzón compartido tendrá solo 50 GB de espacio. Con una licencia de Exchange online plan 2 podrás aumentar tu espacio a 100 GB.
• Con la licencia de Exchange online plan 1 solo aumentará el tamaño del buzón del archivo.
• Podrás colocar en litigio (retención) un buzón compartido, si tienes una licencia Exchange Online plan 1 (licencia de Exchange Online Archiving), o una licencia Exchange Online plan 2.
• El buzón compartido deberá tener licencias para trabajar con funcionalidades avanzadas, tales como: Microsoft Defender para Office 365 y Discovery.

Agregue un buzón compartido en Outlook

Una vez que el administrador te haya agregado como miembro de un buzón compartido, cierra y reinicia Outlook. El buzón compartido se mostrará automáticamente en el panel de carpetas de Outlook.

¿Qué sucede si no ha funcionado?

Si el administrador del buzón compartido ya te ha agregado, deberás esperar unos minutos para que aparezcas en el mismo. Para ello, tendrás que cerrar Outlook y reiniciarlo.

Si aun así sigues sin aparecer como miembro del buzón, tendrás que agregarlo de forma manual, siguiendo los siguientes pasos:

• Inicia sesión en Outlook
• Selecciona en opciones la pestaña, “Archivo”
• Haz clic en “Configuración de la cuenta”.
• Luego desde el menú selecciona nuevamente, “Configuración de la cuenta”
• Elije la pestaña, “Correo electrónico”, y luego haz clic en, “Cambiar”
• Ve a “Más configuraciones”, luego a, “Avanzadas”, y finalmente pulsa en, “Agregar”.
• Escribe el nombre del correo compartido
• Elije, “Aceptar”
• Para concluir el procedimiento seleccione, “Siguiente”, luego, “Finalizar, y por último, “Cerrar”

Enviar un correo electrónico desde el buzón de correo compartido

Si ya eres usuario registrado en el buzón de correo compartido, y además, quieres enviar desde este buzón un correo electrónico, deberás realizar lo siguiente:

• Accede a Outlook
• Selecciona la pestaña, “Nuevo correo”
• Si no puedes ver la opción, “De” en el menú, selecciona, “Opciones” y luego, “De”.
• Pulsa “De” en el mensaje para cambiar la dirección de correo compartida.
• Si no visualizas la dirección de correo compartida selecciona en, “Otras direcciones de correo electrónico”, y seguidamente escribe la dirección de correo compartida.
• Luego elije en, “Aceptar”
• Para finalizar escribe el mensaje y haz clic en, “Enviar”

Desde este momento cuando quieras enviar un mensaje desde el buzón de correo compartido, la dirección de correo se encontrará disponible en la lista, “De”. Además cuando envíes el mensaje, el destinatario vera solamente la dirección de correo compartido.

Responder a un correo enviado al buzón compartido

Para que puedas responder un correo del buzón compartido, sigue los ‘pasos siguientes:

• Accede a Outlook
• Abre el mensaje de correo que quieres responder
• En la parte superior del mensaje, específicamente en, “De” aparecerá el nombre del buzón compartido. Si no logras visualizarlo, elije la lista despegable, “De” y luego selecciona el buzón compartido.
• Escribe el mensaje y pulsa en, “Enviar”

En el momento que desees enviar un mensaje desde el buzón compartido, podrás encontrar dentro de la lista despegable, la pestaña, “De”. De aquí en adelante, los destinatarios podrán ver solamente la dirección de correo del buzón compartido.

Usar el calendario compartido

Cuando el administrador del buzón compartido te haya agregado, deberás cerrar sesión en Outlook y luego reiniciarla. Luego de esta acción, el calendario compartido se agregará automáticamente en, “Mis Calendarios”.

El procedimiento que tendrás que seguir, es el siguiente:

• Cuando estés dentro de Outlook, dirígete a la pestaña de, “Calendario”. Allí deberás seleccionar el buzón compartido.
• Cuando agregues citas, los demás miembros o usuarios del buzón de correo compartido podrán visualizarlas.

Es de destacar que:

• Los miembros del buzón compartido en su totalidad podrán ver, administrar y crear citas en el calendario.
• También estos miembros podrán visualizar los cambios en el calendario compartido.

Usar la lista de contactos compartida

Como ya se ha referido en líneas anteriores, el primer paso que deberás dar para utilizar la lista de contactos compartida, es cerrar y reiniciar en Outlook. Con esta acción, la lista de contactos se agregará de manera automática en, “Mis Contactos”.

Luego de esto, el procedimiento que seguirás es el siguiente:

• Accede a Outlook y elija en, “Contactos”
• Ya estando en contactos deberás elegir en, “Carpetas de Contactos” la lista de contactos compartida.

Usar un buzón compartido en un dispositivo móvil (teléfono o tableta)

Pero si lo que deseas es utilizar el buzón compartido desde tu dispositivo móvil, sigue estos pasos:

• Accede desde tu dispositivo iOS o Android, a tu cuenta Outlook
• Selecciona la pestaña, “Agregar cuenta” en el menú izquierdo. Seguido de esto, pulsa en “Agregar un buzón compartido”.
• Si tienes diversas cuentas de Outlook Mobile, elije la cuenta que tenga los respectivos permisos de acceso al buzón compartido.
• Cuando finalices el proceso de configuración de tu cuenta, podrás visualizar en iOS o Android la lista de cuentas.

Pero si lo que deseas es eliminar una cuenta desde tu móvil, deberás acceder a, “Configuración”, luego ir a, “Cuentas” y por último haz clic en, “Eliminar cuenta”.

Enviar respuestas automáticas desde un buzón compartido

El envío de respuestas automáticas desde un buzón compartido, solo podrá realizarlas el administrador de Microsoft 365.

Nuestra empresa como Partners de Microsoft Office, atiende diversos sectores de la actividad económica, tales como: Industrial, turístico, Educativo, legal, sanitario, entre muchos más.

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