Hoy día la información generada diariamente es prácticamente infinita y las empresas son alcanzadas por este fenómeno en sus procesos, corriendo el riesgo de quedar obsoletas en sus técnicas o procesos de almacenamiento.
Para evitarlo, pueden implementar sistemas de gestión documental, cuya ventaja inmediata es tener información organizada y disponible, además de un repunte en la productividad.
Definición de sistema de gestión documental
Conocido también como Document Management System (DMS) este sistema permite tener el control sobre la cantidad de documentos que se generan y manipulan en áreas de trabajo.
Inicialmente consiste en digitalizar el documental físico y ubicarlo en un área centralizada, como un servidor para que los usuarios tengan acceso rápido según la autorización que se les asigne.
Es una necesidad palpable el uso eficiente del recurso del tiempo y los DMS han demostrado con creces dar con esa solución.
Ventajas del Sistema de Gestión Documental
- Digitalización de documentos: El objetivo es convertir los documentos físicos en digital para luego almacenarlos de forma centralizada. Esta manera de organizar la documentación es el paso más importante para emplear un sistema de gestión documental.
- Ubicación central: Todos sabemos que un día normal en la oficina transcurre con documentos yendo de un lado a otro, a nivel interno y externo y entre todo el nivel jerárquico, eso es normal.
Sin embargo, un sistema de gestión documental organizara el flujo diario, asignándole jerarquías y orden, y permisos de acceso, evitando de esta forma el común “traspapelado”, generando ambientes más eficientes, productivos y eco-amigables.
- Optimizar el flujo de trabajo: Definir flujos de trabajo y su trazabilidad es una opción que nos da el DMS, esto permite visualizar un panorama completo de todos los procesos, de esta forma se puede saber el alcance o incumplimientos de metas, así como automatizar procesos repetitivos, lo que al final se refleja en mejor provecho del recurso tiempo.
- Seguridad de la información: El riesgo que la documentación física se extravíe o deteriore siempre está presente, sin embargo, al convertir estos archivos y documentos de papel en ficheros digitales el beneficio se reporta en que los usuarios podrán disponer siempre de ella, según su nivel autorizado y toda la información reposará de manera segura en un mismo lugar.
- Distribución de documentos: El objetivo de los documentos es informar, por lo que han sido pensados para compartir, los sistemas de gestión documental participan en este proceso permitiendo que grupos de usuarios de diversos niveles puedan obtener estos documentos de la ubicación central. Este proceso se hace a nivel interno y externo de la organización de manera que la comunicación con usuarios externos es perfectamente viable, ayudando a mantener esa voz única.
- Edición documental colectiva: Es común cuando se trabaja en equipo que un documento pueda ser editado por varias personas al mismo tiempo, para este fin los sistemas de gestión documental cumplen una función esencial. Esta gestión colectiva del documento permite a cada miembro dar su opinión, cumplir su parte y modificarlo hasta lograr la meta, esto permite a las organizaciones ejecutar sus metas de forma eficiente y rápida, sin importar la ubicación de sus miembros. En ocasiones la información no se recibe del todo, lo que trae problemas para la empresa o el proyecto. Con un DMS permite optimizar al máximo la gestión documental colectiva.
- Control de versiones: Es común cuando se trabaja en equipo, que varios integrantes trabajen sobre un mismo documento que poco a poco va sufriendo modificaciones, lo que hace que más de una vez se trabaje sobre una versión que ya tiene errores involuntarios.
Los sistemas de gestión documental evitan este problema, pues mantienen un historial de las versiones, lo que permite siempre revisar en el tiempo todas las versiones a fin de recuperar, corregir o modificar lo que corresponda.
¿Cuál es el mejor Sistema de Gestión Documental para mi empresa?
Depende de las necesidades de tu organización y a lo que se dedica, es importante analizar las características, los desarrolladores, la funcionalidad y por supuesto el coste.
Considerando lo anterior, en Caltico podemos ayudarte con la determinación e implementación de un sistema de gestión documental. Contacta con nosotros sin compromiso para analizar las necesidades de tu negocio.
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