Una empresa puede gestionar su proyecto de distintas maneras, pero para que sea efectivo, es necesaria la implementación de un método que logre la productividad y organización deseada, aumentando a su vez la eficacia y minimizando los errores comunes de los equipos de trabajo.
Son muchas las metodologías conocidas, pero en este artículo hablaremos de las que se usan frecuentemente por su efectividad, las cuales son: el Diagrama de Gantt, Pert/CPM y el Método de la Cadena Crítica. Aunque todas tienen sus beneficios e inconvenientes, todas resultan ser una gran opción para la administración, control y planificación de los recursos del proyecto de una empresa.
3 Métodos efectivos que usan las empresas para gestionar un proyecto
A continuación, detallaremos cada uno de los métodos que podrías implementar en tu empresa para realizar una gestión efectiva en un proyecto.
El Diagrama de Gantt
Específicamente en el área de gestión de proyectos, el Diagrama de Gantt se ha estado usando desde hace casi 70 años. Por eso y por tener una estructura simple y un planteamiento manejable, es una de las metodologías más famosas.
Si la empresa está iniciando una Dirección de Proyectos, notarás que el Diagrama de Gantt es ideal. No obstante, los expertos también encontrarán la utilidad de esta metodología.
Ventajas del Diagrama de Gantt
- Tiene la capacidad de recoger las actividades y tareas que lleva a cabo el equipo de trabajo para cumplir con su proyecto. Ambos ejes pueden asociarse a un cronograma de manera organizado, reflejando el plazo de entrega, momento de inicio y duración.
- Los eventos importantes pueden resaltarse para que los participantes estén atentos a las actividades a realizar.
Dificultades del Diagrama de Gantt
- Se dificulta mucho establecer prioridades y detectar la dependencia entre actividades.
- Aunque este método aporta una visión óptima, la dificultad de esto es que es necesario actualizar continuamente para que pueda validarse.
- En el caso de que el proyecto requiera la realización de muchos cambios, no es recomendable el uso de este método. Tampoco es útil para los proyectos con planteamientos sencillos, pues sería una gestión compleja de forma innecesaria.
Pert/ CPM
Aunque el método anterior tiene muchos años de experiencia, este es el más usado. Esto se debe a que Pert suele actuar de forma complementaria con CPM y, en ocasiones, con el Diagrama de Gantt.
Ventajas de Pert/CPM
- Permite a los integrantes del equipo de trabajo, asignar las actividades que conforman el proyecto.
- Es posible determinar la duración y las dependencias, en las que se puede agregar una función probabilística. De esta forma, es posible calcular en cuánto tiempo se ejecutarán las actividades del proyecto y aportar una perspectiva pesimista, normal u optimista.
- Aporta una información para conseguir el diseño de una malla con la que se logra conocer la desviación estándar, la varianza para las actividades y una ruta crítica.
- Es práctica, en especial cuando el proyecto combina actividades que pueden realizarse de forma paralela y en secuencia.
Dificultad con el Pert/CPM
- Es necesario mantener actualizado este método de gestión de empresas, pues solo así es que se podrá tener en cuenta la existencia de más de una ruta crítica.
Método de la Cadena Crítica
Este proyecto es el más nuevo, entre los tres más usados. No obstante, es necesario mencionarlo, pues resulta uno de los preferidos por los resultados tan buenos en la gestión de proyectos de una empresa.
Ventajas del Método de la Cadena Crítica
- Está diseñado especialmente para ser usado en proyectos complejos.
- Tiene la particularidad de simplificar el seguimiento a las actividades del trabajo, estableciendo prioridades y facilitando la toma de decisiones.
- El proyecto está protegido de forma garantizada y efectiva.
- El objetivo principal de este método, es el de detectar cuáles son las actividades críticas del proyecto. Es decir, aquellas que han marcado una duración máxima.
- Tiene la posibilidad de reducir los plazos que se estiman para el logro de las actividades y de esta forma se llega a la eficiencia del proyecto. En este sentido, establecen en puntos estratégicos algunos amortiguadores de tiempo, con este fin.
- En este método se hacen uso de tres amortiguadores, los cuales son: de alimentación, de recurso y de proyecto. Todas son necesarias y crean complemento entre sí, además de cumplir con una función de protección bastante efectiva.
- La forma de controlar el desarrollo del proyecto se reduce a monitorizar la velocidad de consumo de los buffers y tomar las acciones necesarias cuando convenga.
Consejos para elegir la metodología de gestión de proyecto efectiva
Hay varios aspectos que deben considerarse, antes de seleccionar el método acorde para la empresa:
Tu sector
Hay sectores que son muy cambiantes. Por eso, al trabajar en una empresa de tecnología, por ejemplo, es necesario considerar la constante evolución en la que se encuentra. Luego de evaluar este punto, sabrás si el método puede ser estático o flexible.
El enfoque de tu proyecto
Para lograr un enfoque, es necesario plantearse objetivos. Luego de eso, deben considerarse esos objetivos en cada una de las decisiones que se tomen en cuenta para el avance del proyecto. Esto será determinante para la eficacia de la empresa.
La complejidad de los proyectos
Si tu proyecto es complejo, solo podemos decirte que el método de Cadena Crítica es totalmente útil para ti. Por eso evalúa si tu proyecto es sencillo o es complejo. Esto te ayudará a escoger el método más efectivo.
El grado de especialización de los roles
Luego de la descripción de cada método mencionado, analiza ahora si, en tu equipo de trabajo, las actividades pueden ser realizadas por un solo miembro o el rol debe ser asignado a varios. Esta evaluación ayudará a seleccionar adecuadamente el método que logre la eficacia del proyecto.
El tamaño de la empresa
Si estás aquí es porque tienes una empresa pequeña y no sabes qué método usar, por eso te recomendamos el CPN. Por otro lado, si aún no sabes cuál es el tamaño del equipo, recomendamos el método Kanban, que es para las empresas de cualquier tamaño.
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