Hay muchas maneras de mejorar la productividad y operatividad en una empresa, pero, cuando se trata de gestionar proyectos, existen varios programas que pueden ayudar a que se establezca un marco de colaboración más fluido y se obtenga una visión global en los negocios.
Cabe destacar que hay distintos tipos de programas que logran este fin. Por este motivo, en este artículo detallaremos aquellos que alcanzan una mayor efectividad.
Vamos a mencionar cuáles son los clásicos, los que tienen todo en un solo software y uno que sirve para profesionales; que harán que, en tu empresa, los empleados y usuarios logren optimizar la organización de sus negocios.
¿Por qué usar un programa para gestionar proyectos?
El software que se usa para realizar una correcta gestión de proyectos, lo hace una herramienta útil para todos los que forman parte de una empresa. De hecho, permite que se asignen tareas a los usuarios, dentro de un calendario con horario, nombres, indicaciones y funciones para corroborar si se han cumplido las tareas en el plazo pautado.
De ahí radica la importancia del uso de estos programas, pues mantiene una comunicación con los usuarios, en un lugar donde también se pueden archivar los documentos que son necesarios intercambiar con cada uno de los empleados o con personas específicas.
Es así que los empleados de la empresa logran mayor productividad, pues su motivación es cumplir con las tareas diarias, semanales o mensuales que son asignadas por el empleador o jefe inmediato.
De esta manera se obtendrá una visión global sobre el avance del proyecto e incluso se pueden elaborar informes que muestran cómo se podría generar otro proyecto en el futuro.
8 Programas que se utilizan para gestionar proyectos
A continuación, mencionaremos los mejores softwares en los que se podrá implementar una gestión de proyectos en un único lugar, los cuales son útiles para todos los involucrados en una empresa.
De entrada o clásicos
DoneTonic
Este es uno de los programas más conocidos, por su cualidad de combinar en su software el uso de framework SCRUM y el de los tableros de Kanban, lo cual permite una correcta gestión de proyectos.
En DoneTonic están permitidas las colaboraciones de los usuarios y pueden hacerlas desde cualquier lugar, mientras usan la plataforma para comunicarse con cada uno de los miembros del equipo.
Estas son otras de las particularidades de este programa:
- Interfaz intuitiva.
- Función de priorizar las tareas.
- Seguimiento sobre las cargas de trabajo de los demás usuarios.
- Recepción de notificaciones vía email.
- Pone en marcha el proceso Scrum con su Backlog.
- Posee excelentes funciones para gestionar los proyectos con rápidamente.
- Combinar dos metodologías fundamentales para agilizar los proyectos de la empresa.
Trello
Se trata de una de las aplicaciones más usadas a nivel mundial, cuando se trata de la gestión de tareas en una empresa. A continuación, mencionaremos las cualidades más destacadas.
- Interfaz sencilla e intuitiva.
- Al igual que DoneTonic, esta app también permite organizar de forma colaborativa.
- Se puede realizar un listado de tareas, gracias a los tableros virtuales.
- Permite compartir la información con otros usuarios que también formen parte del proyecto.
- Al destacar las prioridades de las tareas, mejora las rutinas en la organización de los trabajos en equipo.
Monday
Se trata de una plataforma que almacena la información en la nube y facilita la gestión de proyectos donde se asignan tareas específicas al equipo de la empresa y se puede trabajar en remoto. Estos son los beneficios de Monday:
- Unifica toda la gestión general de una empresa, en un solo lugar.
- Permite organizar las tareas de cada uno de los integrantes.
- Su interfaz tiene similitud con el de una hoja de cálculo simplificada.
- Esta plataforma concede a los usuarios la oportunidad de conocer las tareas que se les asignan cada semana y ver si existen modificaciones en el proyecto en tiempo real.
- Se pueden definir prioridades, para agilizar las tareas más importantes.
- Posee una función que mide el rendimiento de cada uno de los usuarios, por lo que administra el trabajo eficiente y productivamente.
Asana
Este programa aumenta la comunicación entre los usuarios, para que tengan claridad del trabajo que realizan, durante la gestión del proyecto. Por eso, su mayor característica es la conectividad. Sin embargo, también hay una serie de cualidades que mencionaremos a continuación:
- Gracias a la comunicación que se permite entre usuarios, se crea una mayor organización y planificación.
- Su interfaz es amigable e intuitiva.
- Es conocido como uno programa en el que, de forma tecnológica y actualizada, permite al equipo de una empresa trabajar juntos, pues el objetivo principal de los creadores fue el de unir a sus usuarios para que cumplan efectivamente los objetivos planteados.
Todo en uno
Wrike
Los programas que hemos mencionado previamente son muy útiles para los equipos que trabajan a distancia. No obstante, Wrike fue diseñado especialmente para esto. Estas son algunas de sus características.
- Permite mayor efectividad en la visibilidad del trabajo de un usuario e incluso para equipos que trabajen a distancia, debido a que no tienen la posibilidad de realizar reuniones presenciales.
- Es muy útil para los profesionales que requieren trabajar en remoto.
- Su ventaja principal es que permite que cada usuario se mantenga informado sobre los proyectos y avances de la empresa.
Basecamp
Estas son las cualidades de esta herramienta:
- Permite la colaboración entre los equipos de trabajo.
- A través de este software se pueden organizar proyectos eficaz y sencillamente.
- Los métodos de trabajo se simplifican.
- La información entre los empleados circula de forma fluida.
- Los archivos, tareas y demás, están en el mismo lugar.
- No son necesarias las fuentes externas de datos.
ClickUp
A continuación, mencionaremos las particularidades de este programa:
- Ofrece documentos que pueden servir de modelo.
- Se pueden activar recordatorios.
- Permite plantear objetivos.
- Se realiza la agenda en calendarios y la planificación de tareas para cada integrante del proyecto.
- Se puede personalizar, conforme a las necesidades del equipo de trabajo.
Microsoft Project
Microsoft Project es una de las herramientas más usadas entre las empresas y tiene las siguientes cualidades:
- Controla y planifica proyectos.
- Fue una de las pioneras en gestionar proyectos, desde el año 1998, evolucionando y actualizándose desde entonces.
- Ayuda a mejorar la productividad dentro de una empresa, gracias a organización de tareas y reducción de tiempos, por lo que evita los retrasos en la entrega de asignaciones.
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