¿Estás llevando a cabo un proyecto y aún no sabes qué herramienta emplear? Microsoft Project ofrece numerosas posibilidades de crecimiento y organización.
Al usar Microsoft Project, podrás ahorrar tiempo y minimizar el porcentaje de riesgo para que el proyecto tenga éxito.
¿Qué es Microsoft Project?
Microsoft Project es un software desarrollado por la empresa Microsoft y utilizado por millones de colaboradores, administradores y directores de proyectos. Destaca por tener una variedad de características, cada una diseñada para rastrear procesos, administrar presupuestos, medir la carga de trabajo y el progreso, asignar recursos, desarrollar planes y muchas otras funciones.
Este programa emplea diversos gráficos, al mejor estilo de los diagramas de Gantt, esto permite analizar mejor cada reporte, por ejemplo:
- La ruta crítica: Se utiliza para estimar las tareas y el orden en que se deben realizar para estimar la duración del proyecto. Sus indicadores contribuyen a una planificación mucho más óptima.
- Gestión de proyectos: Luego de combinar los datos de la ruta crítica, la prueba permitirá comparar toda la información con cambios futuros.
- Sobrecarga de recursos: El objetivo es gestionar la carga de trabajo de los socios comerciales. Esto evitará los excesos.
Microsoft Project y la administración de proyectos
La administración de proyectos sabemos que no suele ser una tarea fácil. Microsoft Project es ideal para evitar retrasos, conflictos de gestión y transiciones de empresa. El software proporciona las siguientes capacidades relacionadas con la administración de proyectos.
- Registro: Toma en cuenta a los participantes, estatutos, presupuestos, entre otros.
- Comunicación de planes: Ofrece sincronización online con cada uno de los participantes.
- Elaboración de informes: Proporciona una instantánea de los planes iniciales, los requisitos, las necesidades de personal y otros detalles.
- Programación: Después de agregar todos los elementos anteriores, el proyecto puede complicarse. El software le permite organizarlo en varias vistas que son fáciles de ver.
- Presupuesto: La parte del presupuesto es probablemente la parte más difícil. Pero con esta herramienta se puede hacer de forma casi automática, teniendo en cuenta los participantes, el tiempo, los recursos y demás aspectos que se asignen.
- Seguimiento: ¿Alguien llega tarde? ¿Se cumplirá el presupuesto? ¿Es correcto el monto? Puede ver el plan prácticamente en cualquier momento para verificar estos factores.
- Administración de riesgo: Siempre hay conflictos y riesgos en un proyecto. Microsoft Project permite analizar cada uno de ellos, identificando áreas problemáticas de antemano.
Es importante recordar que el crecimiento de cualquier empresa se basa en proyectos que integran nuevos programas, productos, servicios, tecnologías o procesos a la empresa. A través de la formación teórica y práctica con esta herramienta virtual, la gestión de proyectos garantizará una adecuada planificación, control y ejecución.
Costes de la instalación de Microsoft Project
Actualmente, este software presenta dos modalidades cuyos precios varían:
- Online Profesional (25,30 euros/mes)
- Online Premium (46.40 euros/mes)
La versión Premium incluye funciones adicionales, como es el caso de la evaluación de ideas, gestión de ofertas, métricas analíticas e informes de cartera.
Ambas ediciones se pueden complementar con Microsoft Project Online Essentials. Es una herramienta que permite a los miembros del equipo colaborar en la nube. Su precio es de 5,90€ por usuario al mes, abonado aparte de las opciones Pro o Premium.
En cuanto al Microsoft Project Local:
- Project Standard (849 euros)
- Project Profesional (1509 euros)
Los pagos son pagos únicos y no hay cuotas mensuales. Son una buena opción para la gestión de proyectos locales para usuarios que no necesitan herramientas en la nube. Solo funcionan en un servidor de red en la oficina.
¿Qué tipo de licencia se necesita para mi negocio?
El diagnóstico siempre es necesario, ya que dependerá de las necesidades específicas de la empresa y los roles involucrados en el uso de la herramienta. Los dejo aquí con un borrador del esquema de licencias publicado por Microsoft, centrándose en los roles que pueden participar en el uso del instrumento.
Miembros del equipo
Con esta versión, los miembros del equipo pueden administrar tareas, colaborar, asignar tiempo y señalar problemas y riesgos.
Project Lite o Project Online Essentials. Project Lite no es un producto independiente. Solo se puede usar con proyectos que se administran mediante Project Online o Project Server.
Directores del proyecto
Esta versión de Microsoft Project permite a los gerentes de proyectos analizar recursos, presupuestos y cronogramas. Además, pueden medir fácilmente el progreso y predecir las necesidades de recursos con informes integrados altamente detallados y fácilmente personalizables, versiones de Microsoft Project:
- Pro para Office 365.
- Standard.
- Professional.
Ejecutivos
Microsoft Project permite a los gerentes definir objetivos comerciales, medir el impacto estratégico de diferentes escenarios, tomar decisiones financieras y ver el estado de los proyectos y recursos en línea:
- Online
- Server
Ventajas y Desventajas de Microsoft Project
Entre las ventajas del uso de Microsoft Project están:
- Ideal para los gerentes, ya que ayuda a estimar los presupuestos para que se asigne la cantidad correcta de dinero para financiar el desarrollo continuo del proyecto.
- El programa también ayuda a monitorear el progreso de varias etapas del desarrollo del proyecto y verificar todos los requisitos de desarrollo del módulo del proyecto.
- Microsoft Project ofrece también la capacidad de administrar recursos para realizar un trabajo específico durante un período de tiempo específico. Otra ventaja de este software es que le permite realizar copias de seguridad de archivos y documentos, y es más económico de implementar.
- MS Project tiene características que los desarrolladores de proyectos pueden usar para identificar y corregir errores encontrados durante la instalación y actualización de cualquier proyecto empresarial.
Entre algunas de las desventajas de Microsoft Project es importante mencionar:
- Capacitar a muchos usuarios para usar el programa lleva más tiempo que capacitar a una sola persona.
Otra limitación es el factor coste, ya que el coste de actualizar el proyecto a una nueva versión y el requerimiento necesario para capacitar a un grupo de usuarios, es muy alto.
¿Te interesa Microsoft Project? En Caltico somos partners oficiales de Microsoft, revisa nuestra propuesta para implantar Microsoft project en empresa aquí.