La diversidad de softwares y aplicaciones es una característica destacada de la empresa Microsoft. En ese sentido, es considerada como la empresa con mayor desarrollo en comunicación y trabajo colaborativo.

Tal es el caso, de las plataformas Teams y SharePoint las cuales tienen características y funcionalidades destacadas en el área de la comunicación y la colaboración.

Es importante resaltar, que el entorno TI de toda empresa u organización es altamente dinámico ya que siempre está en constante desarrollo y crecimiento. Es por ello, que el encargado de comunicación de una empresa, deberá ofrecer las mejores aplicaciones y herramientas a sus empleados.

De esta manera, la empresa alcanzará mejores condiciones laborales, logrando aumentar con ello la eficiencia de sus trabajadores y el trabajo colaborativo. Esto sin duda, incidirá de forma positiva en la producción de la misma.

En este post, se definirá lo que es SharePoint y Teams, todo ello desde el ámbito del trabajo colaborativo y la comunicación. Además, se expondrán sus funcionalidades y ventajas, y también, por qué deberás escoger uno o varios de estos programas para implementarlos en tu organización. Conoce más al respecto….

¿Qué es Sharepoint?

La plataforma de trabajo colaborativo SharePoint, es un producto de la empresa Microsoft el cual agrupa un conjunto de programas basados en la web. Los mismos tienen como finalidad, elaborar soluciones empresariales relacionadas con la gestión, la colaboración y la comunicación.

Además, SharePoint puede emplearse en la nube, de forma online, y también, de manera local a través de la red de una empresa o SharePoint Server. Esta herramienta se caracteriza, por:

• Es una aplicación configurable
• Está integrada con las herramientas de Microsoft Office 365
• Impulsa el trabajo colaborativo
• Desarrolla la productividad de empresas y organizaciones

Ventajas de usar SharePoint 

SharePoint incluye un grupo de herramientas con las cuales podrás diseñar un sin fin de soluciones en el ámbito empresarial. Entre las soluciones más destacadas, se encuentran:

• Motor para flujos de trabajo
• Aplicaciones de colaboración
• Programa Business Intelligence
• Almacenamiento de documentos, archivos y datos
• Extranet e intranet
• Gestor de contenido empresarial ECM
• Gestor de contenido web CSM
• Plataformas de desarrollo
• Administrador de portales

Es de destacar, que esta plataforma contiene gran variedad de aplicaciones las cuales se adaptan a los requerimientos de cada proyecto (listas y tareas). Esta herramienta es de fácil uso, y además, es idónea para múltiples usuarios ya que gestiona una gran cantidad de información en su almacenamiento.

¿Qué es Teams? 

Teams es una plataforma de nivel profesional, la cual ha sido diseñada especialmente para la comunicación instantánea entre grupos o dos personas. Con esta herramienta los usuarios tendrán acceso a proyectos de trabajo comunes para así estar informados, y también, poder realizar sus cambios y aportes.

Es por esta razón, que Microsoft Teams representa la herramienta ideal para los entornos que trabajen con Office 365, ya que les proporciona interacciones instantáneas, además de seguridad y protección de datos.

Esto significa, que Teams es una herramienta que no solo se emplea para chatear, sino que esta permite comunicaciones más frecuentes, fluidas y en tiempo real.

Ventajas de usar Teams 

Entre las ventajas que podrás tener al emplear Microsoft Teams como herramienta de comunicación y colaboración en tu empresa, se encuentran las siguientes:

• Incluye un chat empresarial con bots configurables: Estos no son más que chats grupales o para dos personas. Además, cuando hacen uso del BI se pueden elaborar bots programados. Todos ellos, con la finalidad de automatizar tareas, realizar consultas, y permitir el fácil acceso.
• Acceso a documentos y archivos de Office 365: Esta aplicación de comunicación se puede integrar con Microsoft Office 365. De esta manera,

tu equipo de proyectos podrá compartir documentos e información de manera rápida y simple.

• Hacer videollamadas integradas mediante dispositivos móviles: Este tipo de llamadas se pueden compartir con el resto de los miembros de tu equipo de trabajo. Además, podrás crear grupos de llamadas, configurando los siguientes elementos: Mensajes de audio, Imágenes y textos a manera de aviso para la llamada compartida.
• Integración con Power BI o SharePoint pages (aplicaciones externas): La integración con aplicaciones externas te permitirá aumentar las capacidades de tu equipo de proyectos.
• Optimiza las reuniones: Cuando empleas Teams para realizar reuniones de trabajo, todas las actividades resultarán más sencillas. En este tipo de reuniones, tus empleados podrán: Chatear, compartir, revisar documentos, Elaborar listas de actividades pendientes, tomar notas, entre otras acciones. Además, esta herramienta desarrollará un informe de reunión al final, para que los empleados que no asistieron a la reunión puedan enterarse de los puntos que se trataron en la misma.
• Ayuda a disminuir el volumen de correos electrónicos: Esto sucede, ya que los empleados de tu equipo de proyectos podrán comunicarse y realizar equipos de trabajo desde el chat o a través de videollamadas, y todo ello en tiempo real.

Como ya has podido conocer, Microsoft Teams te ofrece una gran cantidad de beneficios para tu empresa u organización. Además con ella también podrás:

• Impulsar las tareas colaborativas
• Brindar comunicación efectiva entre los miembros de tu equipo
• Configurar los distintos entornos de trabajo, según sus requerimientos
• Garantizar la seguridad y confidencialidad de tus documentos, datos y archivos.

¿Cuándo utilizar Sharepoint?

Para que logres crear un sistema de colaboración altamente profesional en tu empresa, Microsoft SharePoint será la herramienta de implementación idónea. La misma, incluye un control IT el cual se adapta a los diferentes entornos de tu organización.

Además, ofrece una gran seguridad para tus datos y la integración con diversas aplicaciones. También con esta herramienta, podrás compartir archivos en tus equipos de trabajo, y según los perfiles de cada miembro. Para ello, les podrás otorgar diversos permisos de acceso a determinados archivos y documentos.

Es necesario resaltar, que una intranet corporativa requiere de un portal para los empleados el cual incluya herramientas interactivas (más allá de un portal informativo). Para tal fin, SharePoint te brinda la posibilidad de configurar tu propio portal de empleado, además, personalizable por departamento o área.

Este portal incluye las siguientes funcionalidades:

• Mensajes instantáneos
• Blog
• Actualización en el ámbito de la formación
• Méritos
• Otros elementos de utilidad para los empleados…

Microsoft SharePoint también es empleada por las distintas organizaciones, como plataforma para aplicaciones avanzadas. Tal es el caso de, Business Intelligence. Esta tiene a su disposición, los siguientes servicios:

• Excel Service
• Performance Point
• Diversos servicios de conectividad empresarial

Siendo SharePoint un gestor de contenido ECM, esta incluye aplicaciones que te permitirán administrar y organizar toda la información de tu empresa (todo su ciclo de vida). Esto va desde la creación de contenido, hasta el momento que se almacena.

Este contenido será almacenado en un repositorio central, el cual tiene opciones de búsqueda avanzada. De esta manera, los miembros de tu equipo de trabajo y tus usuarios podrán conseguir la información de manera sencilla y rápida.

Con respecto al contenido multimedia, este podrá ser compartido por tus usuarios mediante la opción de reproducción directa. Es importante aclarar, que la administración de los registros de acceso a este tipo de información, estará amparada bajo las normas legales vigentes en el entorno de SharePoint.

También podrás gestionar con SharePoint, todo el contenido web de tu empresa u organización. Para ello, tendrás al alcance herramientas sencillas donde podrás generar y publicar en el sitio web. Además, te permitirá publicar también en la intranet o en la extranet, lo cual reducirá los gastos de implementación.

¿Cuándo utilizar Teams? 

Microsoft Teams es la plataforma idónea para estimular la comunicación en tus equipos de trabajo. Con ella, los empleados de tu empresa podrán evitar el tener que buscar entre gran cantidad de correos electrónicos.

También con Teams, tendrás la posibilidad de crear grupos de trabajo. Para tal fin, podrás asignarles un chat grupal para que estos interactúen en tiempo real aspectos relacionados al proyecto.

Además, los proyectos que se trabajan con Teams tendrán toda la información centralizada. Esto sin duda, facilitará el trabajo en grupo y el seguimiento de las diversas fases del proyecto.

Es de destacar, que esta herramienta de trabajo colaborativo permite el flujo de trabajo, por lo cual podrán:

• Unirse a reuniones
• Iniciar conversaciones privadas
• Incluir anotaciones
• Compartir documentos y archivos

Además, los miembros de tu equipo de trabajo podrán ejecutar las acciones arriba mencionadas, desde una sola plataforma como lo es Teams. Esto fomentará una colaboración más rápida, simple y flexible para tu equipo de trabajo, a diferencia de los métodos tradicionales de colaboración laboral.

Para concluir, la plataforma Teams es idónea para equipos pequeños de trabajo y para el trabajo colaborativo de diferentes grupos.

¿Se pueden utilizar las dos opciones al mismo tiempo? 

La respuesta a esta interrogante es si, ya que con estas dos soluciones podrás diseñar una plataforma de colaboración personalizada, y que además, se adapte a los requerimientos TI de tu empresa u organización.

Si utilizas como base a SharePoint, podrás:

• Diseñar una estructura profesional de colaboración
• Agregar grupos o equipos de trabajo con Teams
• Integrar chats
• Integrar páginas de SharePoint

Respecto a Teams, esta herramienta es muy simple de utilizar, y además, está incluida dentro del entorno de Office 365.

No obstante, la implementación de una u otra herramienta dependerá de las necesidades y requerimientos de tu empresa. Sin embargo, al utilizar estas dos soluciones de trabajo colaborativo de forma integrada, será una gran opción, indiferentemente si eres propietario de una pequeña, mediana o grande empresa.

Para concluir, es importante destacar que SharePoint es una aplicación más potente y flexible que Microsoft Teams. Esto se debe a que la misma permite el diseño de una estructura sólida de colaboración empresarial, la cual se puede complementar perfectamente con los beneficios que ofrece Teams para el trabajo en equipo.