Para obtener calidad durante la Gestión de Proyectos que lleva a cabo una empresa, son necesarios los programas informáticos, como es el caso de Microsoft Project. Es evidente que todo dependerá de la información que se suministre, y es por eso que en este artículo te daremos algunas recomendaciones que serán útiles para el éxito de tu proyecto.
Todo proyecto es creado para que la empresa crezca en un área específica, pero el éxito recae realmente en las decisiones que se toman desde el inicio. A continuación, te revelaremos 4 aspectos que se deben considerar para crear un proyecto en software Project, antes de crear el primer archivo dentro del programa.
4 Aspectos que necesitas conocer para crear un proyecto en el software Project
Una buena Gestión de Proyectos no solo dependerá de un buen programa informático, como el de Microsoft Project, sino también de los aspectos que se han tomado en cuenta desde un inicio. Siempre es importante comenzar bien y, por eso, antes de usar el programa, debes verificar estos 4 aspectos que te ayudarán a crear un excelente proyecto en el software.
1. Definir la meta del proyecto
El punto de partida de todo proyecto es definir una meta. Independientemente de la metodología que se aplique en la Gestión de Proyectos, siempre será necesario determinar cuál será la meta específica a la cual se pretende llegar. De hecho, la manera de conocer que el proyecto ha culminado, es cuando ha sido alcanzada esta meta específica de forma exitosa.
Al tener definida la meta del proyecto, el éxito se logrará con el cumplimiento de las asignaciones de tareas y actividades al equipo de trabajo. También será fundamental para definir los tiempos en los que se debe cumplir y los gastos que se realizarán durante esos plazos.
Por este motivo, este primer paso será fundamental para que el proyecto tenga éxito de forma integral y la empresa perciba un gran avance.
2. Definir información de las tareas
Al usar programas, como el caso de Microsoft Project, se hace sencillo cumplir con este aspecto. Lo que necesitas hacer en este punto es definir cada una de las tareas con un nombre que logre identificar con claridad lo que se hará, anexando una descripción que aporte detalles.
Para mayor organización, este software permite realizar una clasificación por títulos o capítulos que pueda asociar las actividades.
Por su parte, el tiempo que se lleve a cabo con cada una de ellas, también es fundamental. Por eso, es necesario establecer cuánto tiempo durará cada tarea, sea independiente o en secuencia. Sabiendo esto último, se podrá estimar cuánto durará el proyecto en su totalidad. En este aspecto será necesario mencionar un caso hipotético.
Caso hipotético
Hay proyectos en el que las tareas deben iniciar en el mismo momento. Cuando es así, implica que no hay dependencia entre ellas. Supongamos que la duración es de 10 semanas. El tiempo que llevará a cabo el proyecto, también dependerá de la información relativa que sea integrada.
Una de las tareas podría ser la que realice el control del proyecto. Aunque inicie al mismo tiempo que las demás, esta tarea, por su relevancia, tiende a ser más larga que las demás. Es decir, que la duración de esta tarea no puede ser igual que el resto. Siempre debe considerarse el contexto de cada una de las tareas y no asignar el tiempo de duración para todas en general.
¿Qué se necesita saber sobre la duración de una tarea?
El caso hipotético anterior muestra con claridad que, al definir la tarea, es importante conocer a detalle qué se hará en cada una, pues se debe asignar un tiempo determinado para su cumplimiento. El programa de Microsoft Project, por ejemplo, tiene la característica de poder asignar la duración de tareas desde unos minutos, hasta una duración de varios meses.
Es evidente que debe existir un conocimiento genérico sobre la tarea, para lograr asignar una duración adecuada. Sin embargo, a continuación, mencionaremos algunos aspectos que serán de utilidad para estimar la duración de la tarea:
- Es necesaria la información referencial de proyectos similares realizados previamente. Esto podría ser de ayuda para comparar las tareas y asignar el tiempo de duración.
- Información suministrada por el personal, asociado a la ejecución de la tarea: Esta se puede conseguir considerando el rendimiento de ejecución.
Ambos aspectos son importantes y, por eso, antes de estimar la duración, se necesita tener un tiempo suficiente que ayude a minimizar los riesgos que pudieran ocurrir en la programación.
3. Definir información relativa a los recursos
Los dos puntos previos aportan la suficiente información a las tareas, para ir construyendo un proyecto en el software de Microsoft Project. De hecho, esa misma información permitirá que se realice alguna actualización en el Proyecto de forma sencilla. Ya en este punto, lo siguiente es asignar un estimado de gastos.
Dentro de la Gestión del Proyecto, los costes son reducidos y esto es porque desde un inicio se deriva este tipo de información. Para esto, es muy importante recolectar toda la información que tenga que ver con los recursos que se asignarán a las tareas que previamente fueron mencionadas.
Luego de esto, el programa se encargará de hacer el cálculo de los costes que se llevarán a cabo en las tareas. La información que se requiere es la siguiente:
- Lista de los Recursos y precios. Aquí se consideran los recursos materiales y humanos.
- Las tareas específicas a las que se les asignarán recursos.
4. Definir información requerida para realizar el seguimiento (avance) del proyecto
Al tener toda esta información, solo se necesita definir el seguimiento de cada una de las tareas que se han asignado. De esta forma, se conocerán los ajustes que se llevan a cabo durante el proceso del proyecto. Aquí también se conocerá el avance del proyecto y los costes que se salen de lo previsto, más lo que está disponible para avanzar en el mismo.
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