Los metadatos son ‘datos sobre datos’. El prefijo ‘meta’ significa ‘más allá’ y se utiliza para darle profundidad a un término. En este caso, el término metadatos hace alusión a la información que se proporciona sobre ciertos datos.
En informática se entiende como metadatos a la descripción e información adicional que se deja sobre una imagen, documento, página web, carpeta o vídeo, con el fin de clasificar su información y etiquetarla para que sea más fácil de encontrar cuando se realice un mapeo de búsqueda.
Si no entiendes muy bien la función de los metadatos, debes saber que son un recurso muy útil para conseguir mejor clasificación en los motores de búsqueda, para organizar la información eficazmente en un sistema de gestión documental y para organizar documentos físicos que se digitalizan con un programa OCR.
Los metadatos varían según el tipo de archivo, pues la información adicional que se proporciona sobre una página web es diferente a la que se proporciona a un vídeo, por ejemplo. Sin embargo, por lo general los metadatos más comunes que se añaden son:
- Título y descripción
- Quién creó el archivo y cuándo
- Etiquetas y categorías en las que se incluye el archivo
- Cuándo se modificó el archivo y quién lo modificó
- Usuarios con acceso a modificar/actualizar el archivo
Los metadatos son parte de nuestro día a día, aunque a veces no se perciban como tal; esas fotos o vídeos que se almacenan a diario en los dispositivos móviles siempre muestran metadatos. ¿No sabes cuáles son? Es esa información breve y puntual que nos revela las propiedades de una foto, como nombre de la imagen, distancia focal, fecha de toma, sensibilidad ISO, y muchos otros datos.
Información práctica: los metadatos no son un concepto novedoso; de hecho, existen desde siempre y en el pasado eran tarjetas que fungían como catálogos en las bibliotecas, para localizar los libros o revistas con facilidad, y para clasificar los documentos según su género. Obviamente, uno a las tarjetas no les llamaba metadatos, pero eran básicamente eso.
¿Para qué sirven los metadatos?
La cantidad de información que se sube a diario a internet, es descomunal; y a nivel empresarial también ha habido un gran crecimiento en cuanto a la información que se carga mediante programas de gestión documental, por lo que los metadatos juegan un papel importantísimo para lograr hacer que esa información se organice y almacene de manera productiva.
Son muchas las funcionalidades que tienen los metadatos, pero estas son las más relevantes:
Búsqueda
Las ventajas de utilizar metadatos para mejorar y facilitar la búsqueda de información es quizás su mayor ventaja, pues estos funcionan como especie de etiquetas o palabras claves que clasifican la información en categorías permitiendo que la información esté a la mano cuando se realice un mapeo. El sistema agrupa en categorías todos los datos que se asocien a una misma colección y así cuando alguien demanda información relacionada, puede localizarla y saber en qué archivos se encuentra.
Un ejemplo claro de cómo aventaja el uso de metadatos en las búsquedas es cuando entramos una tienda online de ropa para niños; si escribes en la barra de búsqueda o filtras la información según talla y tipo de artículo, cuando busques, por decir algo, vestidos de niña talla 5, la página sólo te mostrará todos los artículos que clasifiquen para dicha descripción, y así no pierdes horas viendo una pila de artículos de niñas y niños que no son lo que deseas comprar.
Control de versiones
Los metadatos no sólo son útiles para gestionar la información y decidir cuánto durará esta, sino que permiten difundirla con eficacia y hacerla más accesible para quienes tienen acceso a ella. Cuando quieras localizar cierta información para modificarla, con los metadatos se simplifica el proceso.
Aspectos legales
Usar metadatos también favorece el derecho de autor, sobre todo en estos tiempos donde cualquiera roba la información fácilmente; estos, te ayudan a poner límites para proteger los archivos, permitir la trazabilidad de estos, y más.
Conservación de la información
A través de los metadatos se puede definir un ciclo de vida y por cuanto tiempo permanecerá cierta información archivada. Siempre es bueno tener en cuenta que no todos los archivos serán conservados para siempre, pero dependerá de que se definan las peticiones correctamente.
Interoperabilidad
Otra ventaja de usar metadatos es que estos facilitan el compartir información entre diversos sistemas. ¿Cómo se logra? Mediante el uso de protocolos de intercambio ya establecidos en los programas.
Evaluación y relevancia
Los metadatos ayudan a que un buscador determine si cierta información es relevante para una búsqueda en internet, páginas web específicas, apps o documentos. Es como si el servidor hiciera un escaneo de toda la información que clasifica para dicha búsqueda y, al leer los metadatos, sabe si un archivo puede dar respuesta a la búsqueda o no.
Tipos de metadatos
Como la información que se carga es muy diversa, existen varios tipos de metadatos según el tipo de archivo:
- Metadatos estructurales: para orientar la navegación; son muy usados para el SEO (Search Engine Optimization).
- Metadatos descriptivos: los más populares; son los ayudan a identificar un archivo por su nombre, fecha de creación, tamaño, etc.
- Metadatos administrativos: los que suelen utilizarse en un gestor documental para localizar los archivos.
Existen otros tipos de metadatos, como los de derecho (para copyright), de preservación (usados en navegación), de lenguaje marcado (para la navegación e interoperabilidad) y técnicos (usados para la gestión digital, e incluyen información como tipo de archivo, tamaño, fecha, compresión, etc.).