Los recursos constituyen uno de los aspectos más relevantes para planificar los proyectos.
La administración de recursos en MS Project es demasiado completa y si, además, puedes configurar adecuadamente los recursos, la preparación de tus proyectos va a ser muy rigurosa, pues conforma un instrumento primordial para la programación exitosa de ellos.
Los recursos se definen como «cualquier tipo de personas, equipos o materiales usados para terminar las tareas compuestas por un proyecto». Si estas usando la modalidad de Project Professional vinculada a Project Server, podrías acceder a los recursos de la compañía. De no ser así, puedes contar con recursos de tipo local.
Un recurso de compañía es aquel que está integrado a un listado de recursos y se encuentra a la disposición de toda la organización. Por lo general, el listado de recursos la administra una persona encargada de la planificación, que añade dichos recursos a sus proyectos cuando sean necesarios.
¿Qué incluye los recursos?
En los recursos están incluidos las personas, herramientas, instalaciones o equipos necesarios para realizar las tareas.
Aparte de desglosar los recursos que necesites, debes considerar cuáles van a estar disponibles en cada momento. Es crucial.
Los recursos de trabajos podrían tener nombres propios de personas o también constituir recursos generales como, por ejemplo, albañiles.
Asimismo, los equipamientos son un recurso de trabajo, porque no se agotan en todo el recorrido de la planificación. Un dispositivo, una furgoneta, una pala mecánica.
Los recursos se asociarán a los costes, así como a una agenda que pueden corresponder o no con la cronología de la planificación. Los recursos materiales vendrían a ser aquellos que se gastan en la realización de los proyectos.
Nos permiten indicar qué materiales vamos a utilizar para completar una tarea
Como ejemplos: tejas, conductos, cementos, papeles, autos, grúas, etc. Los recursos de gastos tienen un coste definitivo y no dependerían de la cantidad de trabajos que se lleven las tareas o de la permanencia de las mismas. Son gastos, como traslados, alimentación, hoteles.
Microsoft Project constituye un excelente instrumento para analizar si los recursos de la planificación de un proyecto están sobrecargados desde el mismo momento en que fueron concebidos.
Al momento de establecer los recursos a un programa, las tareas son recalculadas de acuerdo a los esfuerzos que deben llevarse a cabo.
Una planificación que se alargue en un plazo mayor a los limites determinados al principio, deberían revalorizarse en el número de horas de trabajos o cantidades de recursos asignados.
Project tiene 5 tipos de recursos
Recurso material
Se trata de los artículos usados en el proyecto, ejemplo: cementos, arenas, etc.
Los materiales constituyen recursos extinguibles, por lo cual no deben agregarle esfuerzos al proyecto.
- Estos recursos no necesitan ser nivelados.
- Los costes se relacionan con costes adjuntos.
- Deben ser registrados como tipos materiales.
Recurso de construcciones y equipos
Son distintas clases de recursos, aunque en Project se designan con los mismos vocablos. Las construcciones y los equipamientos no se añaden a los esfuerzos de la planificación.
Suelen registrarse en MS Project como recursos de tipos Materiales. Los costes de las construcciones generalmente son por tiempo, como una utilidad mensual.
A pesar de esto, no pueden capturarse en costes relativos al tiempo en los recursos materiales. La gestión de las construcciones para impedir sobre asignaciones, deber realizarse externamente al sistema.
Recurso trabajo
Son los que suelen utilizarse en las obras, pero sin consumirlos completamente, solo se agotan y pueden ser usados en otros proyectos. Entre esos recursos están la mano de obra, los equipos y las maquinas.
Recursos humanos
Son personas cuyos esfuerzos se reflejan en el campo Trabajo. La suma de trabajos por períodos de tiempo (días, semanas) debería ser justo.
Si hay exceso de asignaciones, las cargas de trabajos deben ser equilibradas. Los empeños humanos implican dinero, por lo cual debe definirse un coste estándar y, en sus casos, unas tarifas por tiempos añadidos.
En algunas ocasiones existe un coste por utilización. Los recursos humanos deberían ser registrados como Trabajos en MS Project.
Recurso de costes o financieros
Son los costes autónomos que queremos relacionar con las tareas. Son aquellos recursos que permiten contratar, alquilar o adquirir recursos que podrían ser humanos, construcciones, dotaciones o materiales.
Se tienen que registrar en MS Project como recursos de costes. Los Costes también sirven para manejar la utilización de otro tipo de gastos, como reservas, alimentos, transportes, hospedajes, licencias, etc.
Los recursos económicos no añaden trabajos (esfuerzos) al proyecto. Es fundamental que los recursos económicos estén equilibrados para administrar la salida de efectivo. Es vital para que fluya el dinero.
¿Cómo trabajar con los recursos en el ordenador mediante MS Project?
A cada una de las tareas se pueden unir recursos. Se pueden crear de manera manual mediante la opción de la barra de instrumentos “Añadir recursos” y en esa barra “Recursos de trabajos”.
Otra alternativa en el momento que se necesite comunicar los recursos es el cuaderno de itinerarios o Active Directory. En esta ocasión, hay que empezar con un recurso de trabajos, lo que permite crear esta herramienta que describiremos así:
Aquí se pueden incluir diversas propiedades, como los nombres o iniciales, si es una persona, su respectivo correo, a cuál agrupación depende, cuentas de Windows, códigos, tipos de reservas (confirmados o propuestos), tipos (trabajos, materiales, costes), disponibilidad, si es general, si tiene asignado un cálculo de fondos y si se encuentra activo.
Para aquellos recursos de tipo materia y costes, se haría lo mismo, para este ejemplo fue creada un material “Ladrillos” y un coste llamado “Permisos”.
A pesar de esto, al oprimir no van a aparecer en la vista actual, aunque al oprimir en el triangulito pequeño ubicado debajo de la derecha del estructurador del equipo, es posible elegir “Hojas de recursos” y enseguida te van a aparecer los que ya creaste.